A emissão de nota fiscal é ação simples, mas vital para que uma empresa ande de acordo com a lei. Evitar erros, por sua vez, ajuda na emissão de notas eficientes.
A emissão de nota fiscal é uma obrigação simples de todo negócio, no entanto, há quem cometa erros que podem prejudicar o negócio e seus parceiros. Continue a leitura e entenda a importância dessa ação, e como evitar erros.
O que é a emissão de nota fiscal?
Por emissão de nota fiscal entende-se o despacho de um documento que comprova um processo de comércio entre duas partes. Ela registra dados sobre a venda de um produto ou prestação de um serviço.
A data, o valor, os impostos e os dados do comprador e vendedor são, por exemplo, itens comuns a uma nota fiscal. A emissão, a saber, é obrigatória por lei para todo tipo de empresa.
Por que as empresas devem emitir nota fiscal?
Seja do tipo que for, as empresas devem emitir nota fiscal para cumprir com suas obrigações fiscais, assim como tributos. Além de garantir a lisura e a legalidade de suas operações.
A nota fiscal também protege o consumidor. Já que o documento é válido para comprovar a compra e exigir direitos em caso de problemas com o produto ou serviço.
Quem não emite nota fiscal pode ser punido com multas, autuações e processos de ordem administrativa ou judicial. Além disso, a falta de registro dos processos pode levar a sonegação de impostos e problemas com a Receita Federal.
O que é a nota fiscal eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel. Simplifica a emissão de notas fiscais, ao passo que torna o processo mais rápido, seguro, assim como econômico.
Todo o processo de emissão acontece de modo eletrônico. Permite, a saber, que os dados sejam consultados por todas as partes envolvidas no processo comercial, inclusive a Receita Federal.
O documento tem validade jurídica e é obrigatório em todo o país, para todas as empresas. A NF-e também é importante para combater a sonegação fiscal, bem como aprimorar o controle fiscal do país.
Quais são os erros mais comuns na emissão de nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é uma atividade crucial para qualquer empresa, mas também pode ser fonte de erros que prejudicam a operação do negócio. Entre os erros mais comuns na emissão de nota fiscal, destacam-se, a saber:
- falta de informação;
- valores incorretos;
- emissão dupla.
Para evitar esses erros, é essencial que as empresas tenham um sistema eficiente para emissão de nota fiscal. Além disso, os funcionários devem ser treinados para evitar esses problemas.
A seguir, vamos detalhar os tópicos acima de forma a listar os 8 erros mais comuns em relação a emissão de nota. Isso vai ajudar a sua empresa a trabalhar com lisura, assim como organização.
Não emitir nota
O primeiro erro, considerado grave, em relação à emissão de nota fiscal é, apenas, não emitir a nota. E isso é uma realidade de muitas empresas no país, em maioria, os empreendedores informais.
No entanto, existe uma exceção à regra. Os microempreendedores individuais (MEIs), por lei, não precisam emitir nota para pessoas físicas. Porém, se o comprador exigir a nota, esse tipo de empresa tem por obrigação realizar a emissão.
A não emissão de nota incide em vários problemas à empresa e vai contra a Lei 4.729/1965, que trata sobre a sonegação de impostos.
Não usar o certificado digital
O certificado digital é utilizado para identificar pessoas físicas ou jurídicas e validar os dados presentes em notas fiscais. Essa validação é vital para garantir a segurança do processo de assinatura de NF-e.
Isso, a saber, garante que as informações presentes nas notas são válidas. Muitas cidades exigem o certificado para a emissão de NF-e. Ao escolher o certificado ideal para o seu negócio, considere as diferenças entre o modelo A1 e A3.
O certificado A1 é mais seguro, pois permite backup na nuvem e a utilização em qualquer lugar. Também libera a automação de notas, de forma a otimizar o trabalho, assim como diminuir a burocracia na empresa.
Já o modelo A3 é físico e precisa de inserção manual na máquina em todas as vezes que for utilizado. Isso pode, a saber, gerar problemas à empresa. Portanto, escolha o modelo que melhor atenda às necessidades do seu negócio.
Desconhecer o vocabulário da nota fiscal
A gestão de um negócio, em especial para o empreendedor, exige muito estudo e dedicação. Afinal, a gerência envolve o saber sobre finanças, tributos e impostos e a emissão da NF-e, por sua vez, faz parte desse universo.
Logo, saber sobre o vocabulário fiscal ajuda todo o sistema de gestão a agilizar os processos de forma clara. Na sequência, apresentamos os termos mais comuns, a saber:
- XML: versão digital da nota fiscal e que tem validade jurídica;
- Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE): versão impressa da nota fiscal;
- tomador de Serviço: é quem contrata o serviço;
- prestador de Serviço: é quem realiza o serviço.
Além desses termos é comum encontrar a sigla RPS. Ela significa Recibo Provisório de Serviço e é documento que substitui a NFS-e em emergência. No entanto, o RPS precisa ser substituído pela nota em prazo vigente pelo município.
Não guardar as notas emitidas
Toda NF-e emitida tem um prazo de validade de 5 anos. Isso significa que a empresa deve guardar todas as notas com esse período. Por exemplo: se a sua empresa emite uma nota hoje, ela deve ser mantida “viva”, pelo menos, até fevereiro de 2028.
Lembre que as notas válidas perante a Justiça são em formato XML. A opção em PDF, apesar de mais prática, não é aceita em operações de fiscalização, como a atuação do Fisco.
Emitir notas com alteração de percentual
Imagine que um empreendedor usa uma plataforma digital para vender seus produtos. Mas será que ele deve emitir NFe-s com o valor total de cada venda ou pode deduzir a taxa cobrada pela plataforma?
Se você pensou na segunda opção, é crucial entender que isso não é válido. Na verdade, a nota fiscal deve ser emitida com o valor completo da compra, sem descontos.
Por exemplo, se um produto custa R$100,00, e a plataforma cobra taxa de 10%, a nota fiscal deve ser emitida pelo valor total de R$100,00, e não por R$90,00.
Essa regra se aplica a vendas em lojas virtuais e físicas, bem como em situações em que os produtos são expostos via marketing de afiliados. Seguir essa regra evita problemas com a fiscalização e garantir a lisura em relação à lei.
Emitir uma única nota com o valor somado
A emissão de nota única é um dos erros mais comuns para muitas empresas, em especial empreendedores em início de carreira. Por simples falta de instrução ou mesmo por achar que essa ação agiliza o processo, a emissão única acontece.
No entanto, é direito do comprador ter acesso a uma nota fiscal por compra. Logo, se ele compra 10 vezes ao mês, serão precisas 10 NFe-s.
Emitir a nota correta e com base em cada compra não só auxiliar o tomador de serviços, bem como a empresa. Isso significa que o setor das finanças e tributos consegue ter noção, em tempo real, de como e quanto a empresa vende e por sua vez, calcular seu lucro.
Outro problema comum com a emissão única é a própria fiscalização. A nota única não presta todas as informações necessárias e isso pode ocasionar multas e sanções, por sonegação de dados.
Confundir data de emissão com data de competência
Para não confundir mais esses termos, imagine o exemplo a seguir. Sua empresa vende um curso para a criação de landing page. Se a venda do foi em 17/02, a geração da nota pode ocorrer em 18/02. Logo, têm-se:
- data de emissão em 17/02;
- bem como, a data de competência em 18/02.
Então, a data de emissão indica a criação da NF. Enquanto a data de competência representa o período de referência para o processo comercial que a nota fiscal documenta. Tenha atenção, no entanto, aos prazos, pois cada município faz suas regras e limites.
Emitir a nota de forma manual
No início uma empresa digital como por exemplo, o e-commerce, a emissão manual de notas fiscais parece uma opção viável. No entanto, com o avanço do negócio, o processo se torna caótico.
A ação de digitar de forma manual todos os dados de centenas ou milhares de vendas se torna inviável, pois além de tudo demanda muito tempo.
Quanto maior o número de vendas, maior é o número de notas, o que torna a emissão manual fator de risco para erros. Logo, automatizar a emissão de notas é uma ação segura para lidar com a expansão do negócio, de modo a formatar as métricas de vendas.
Como evitar erros na emissão de nota fiscal?
A automação é a solução ideal para lidar com a emissão de nota fiscal. Quem com a emissão automática de NF, migram sua energia no crescimento da empresa e deixa de lado as preocupações com documentos fiscais e conclui suas tarefas de modo ágil.
Com ferramentas que conversam com os principais meios de pagamento do mercado, é possível emitir notas de forma segura e fazer o envio por email para cada cliente.
Agora que você aprendeu sobre os principais erros que podem atrapalhar a emissão de nota fiscal em empresas digitais, evite a procrastinação e coloque em prática as dicas apresentadas.