O uso da matriz RACI pelo gestor de projetos prevê a comunicação clara, por meio da divisão de responsabilidades. Isso gera eficiência e maior assertividade.
A matriz RACI pode ser a solução de problemas que aparecem quando um projeto é muito grande e as funções não ficam bem definidas. Com o seu uso, a equipe ganha papéis e consegue desempenhar melhor. Veja a seguir todas as informações sobre essa ferramenta.
O que é uma matriz RACI?
Por matriz RACI entende-se a descrição de atribuições em referência às atividades executadas em projeto, bem como em toda a empresa. É comum encontrá-la com os esses nomes: matriz de atribuição de responsabilidade e gráfico de responsabilidade linear.
Quando a empresa ou o gestor opta por usá-la, as funções de cada membro da equipe tornam-se claras. Isso independente se a matriz é aplicada para os setores, bem como entre os projetos desenvolvidos. A organização da matriz acontece por siglas, a saber:
- R de responsável ou responsabilidade;
- A de autoridade ou autoria;
- C de consultor;
- I de informado ou informação;
A partir do momento que a matriz é aplicada, a visualização de funções acontece de modo orgânico. Isso, por sua vez, coopera com o melhor desempenho individual. A seguir vamos detalhar cada sigla dessa ferramenta.
R de responsável
O responsável por uma tarefa é quem a entrega, ou seja, presta contas. Isso pode depender se a pessoa executa tal ação. No entanto, é comum que o responsável (R) também tenha a função de delegar e acompanhar, como por exemplo, um agente.
A de autoridade
Quem fica responsável pela autoridade da matriz tem a função, a saber, de delegar funções em uma tarefa, a fim de que essa seja feita com exatidão. Implica, por sua vez, em acompanhar o desenvolvimento, para que a conclusão seja conforme o previsto.
C de consultor
O papel de consultor é destinado aos especialistas em determinado assunto. Eles têm funções consultiva ou de orientação na matriz, ou seja, são procurados pela autoridade (A) ou o responsável (A), a fim de buscar opinião.
Um exemplo seria um projeto de marketing que envolve o orçamento empresarial. Logo, o especialista em finanças da empresa é acionado a fim de dar seu parecer com melhorias ou correções.
I de informado
A pessoa que recebe o I da matriz, por sua vez, e de modo geral, ocupa cargos de liderança. Haja visto é apenas informado sobre o decorrer da tarefa, em especial sobre sua conclusão ou possível atraso.
Vale ressaltar que o arranjo atual das empresas compõe equipes enxutas, em especial para a priorização de projetos. Isso implica que um membro que atua como R, pode também ser o A.
Porém, mesmo nessa conjuntura, o ideal é que a matriz esteja completa. Caso isso não ocorra, é bem complicado obter êxito no decorrer dos processos.
Existem outras funções dentro de uma matriz RACI?
Para facilitar a gestão de projetos, a matriz RACI sofreu uma adaptação que contempla 4 novas funções. A saber: manger (M), backup (B), notify (N) e originator (O).
A fim facilitar ações para que as ações aconteçam sob a necessidade exata seja do plano de negócios ou de um projeto. A seguir, vamos especificar essa ampliação da ferramenta.
M de Manager
O manager é o membro da equipe que tem responsabilidades sobre a entrega, mas não está envolvido com a sua aprovação. Essa, por sua vez, é responsabilidade do I e na maioria dos casos, do cliente.
Hoje em dia, o nível de complexidade dos projetos torna vital a função do Manager. Isso porque são eles, as pessoas responsáveis por gerir e motivar a equipe, assim como garantir as entregas.
A aprovação final só não contempla a função do manager, a saber, por isso é atribuição do cliente. Afinal, é ele quem paga pela execução do que foi pedido.
B de Backup
A função do backup na matriz é substituir algum membro devido a um imprevisto. Se a situação fosse um jogo de futebol, seria o reserva no caso de uma lesão em um jogador titular.
Isso implica que a escolha do membro para o backup envolve técnica. Afinal, ele aparece no projeto para dar andamento a algo que ficou por fazer.
No entanto, a atuação dele deve ser clara e com ciência de que o seu trabalho somente acontece na falta, por qualquer motivo, do “titular” da ação. Se não houver clareza, a pessoa responsável por atuar de forma cômoda, o que não é saudável.
N de Notify
O profissional notify da matriz é o responsável pelos avisos. Eles podem acontecer em duas situações: quando existe a obrigação de informar o andamento da tarefa ou projeto e quando há necessidade de otimizar a tomada de informação.
No primeiro cenário, a saber, a função do notify coopera para a sucessão do projeto. No entanto, tal comunicação deve ser clara e concisa, em especial, a quem estiver na função de I. Isso, por sua vez, evita atalhos, que geram lacunas de informação.
Enquanto que na segunda possível ação do N, a ideia é apenas agilizar o andamento da situação. Porém, a demora da ação do notify não acarreta prejuízos.
O de Originator
O profissional que origina, ou seja cria, as tarefas recebe o nome de Originator na matriz. Isso acontece, a saber, para não causar confusão com o C de consultor. Ele é o responsável por criar novas ações, assim como explicitá-las à equipe.
No entanto, seu trabalho para nessa etapa. Quem deve delegar e fazer seu acompanhamento é o R (responsável). Caso existam, o O volta a aparecer, pois foi ele que criou as tarefas e está alinhado com os objetivos esperados.
Para funcionar, por sua vez, essa adaptação da matriz deve fazer sentido às necessidades da empresa ou projeto. Por isso, avalie junto ao gestor de projetos quais são os ajustes ideias.
Nesse caso, tais funções não dependem uma da outra e por isso, podem existir sem precisar co-existir. Por exemplo, o O pode ser o único profissional coerente para participar dessa matriz para um projeto específico.
Quando devo usar uma matriz RACI?
O uso da matriz RACI acontece em diferentes situações que envolvam simultaneidade. Ou seja, é comum utilizar a ferramenta em situações em que tarefas usam muitos recursos ou acontecem com ações simultâneas e até mesmo, em co-dependência.
Ao utilizar tal ferramenta, por sua vez, a gestão de projetos, como por exemplo o formato Scrum, ganha em organização e por consequência, tempo. Isso transforma a dinâmica da equipe e também coopera para:
- agilidade na tomada de decisão que adianta ou atrasa processos;
- extinguir dúvidas sobre responsabilidade e funções;
- equilibrar cargas de trabalho;
- reduzir a taxa de turnover entre equipes;
Vale ressaltar que o uso da matriz de forma correta, acontece quando ela está completa. E em paridade aos objetivos do projeto, assim como da empresa.
Como criar uma matriz RACI?
Para criar uma matriz RACI o primeiro passo é identificar “quem é quem” na matriz. De modo a visualizar o quanto tal pessoa atua. Com esse desenho, é possível avançar à segunda etapa, que é elencar tarefas, a partir da divisão do projeto em ações.
A terceira etapa, por sua vez, é aplicar as letras em si. Ao passo que você já entendeu a carga de trabalho, bem como as ações do projeto, a nomeação dos cargos, acontece de forma mais assertiva.
O quarto momento da criação, envolve a delimitação da estratégia de trabalho com a equipe. Ao passo que a próxima etapa, a quinta, é o momento de sanar dúvidas e por fim, colocar a matriz em operação.
Especificações
Uma dica importante da 1ª etapa ao criar a matriz está na especificação por nome ou função. Quando há a apresentação por nomes, o gestor identifica de forma visual o andamento, assim como nota de forma ágil caso exista sobrecarga.
Quando a especificação, por sua vez, acontece por papel, o cenário do gestor fica mais otimizado. De modo a compreender o andamento e evitar trocar de função de última hora.
Regras da matriz
A revisão é o melhor antídoto para erros. Logo, ao término da confecção, revise a matriz. Certifique que não há sobrecarga e que por exemplo:
- nenhum R também seja A;
- nenhum C seja I;
- há gerência no caso de muitos Cs ou Is na matriz.
Aliás, nesse último item, garantir o fluxo ágil de informações é assegurar que o trabalho do consultor fluirá sob demanda. Ao passo que os informados atuarão com a comunicação integrada em tempo real.
Quais os benefícios em usar a matriz RACI?
O gestor de projetos que aplica a matriz RACI em uma ação garante benefícios à empresa e à equipe, como por exemplo, a fluidez da comunicação. Além disso, outras vantagens são observadas.
A atribuição real de responsabilidade permite que cada membro trabalhe longe da sobrecarga. Ao passo que a eficiência do projeto ganha otimização, uma vez que cada membro está ciente do seu papel, bem como das informações que deve receber e passar.
Outro ponto positivo é a identificação de lacunas. Isso faz com que o gestor atue de modo ágil para saná-las, seja ao revisar etapas ou contratar profissionais que evitem gaps.
Apesar de ser uma ferramenta simples de conhecimento e criação, a matriz coopera com a eficiência dos projetos. Isso reverte a empresa projetos mais assertivos e por consequência, resultados mais expressivos junto ao dashboard dos clientes.