O Método Kanban pode ajudar uma empresa a elevar o seu nível de produtividade no dia a dia, logo, qualquer um que tenha esse problema, deve conhecê-lo a fundo.
Utilizado no mundo todo, o Método Kanban é um meio para aumentar a produtividade de uma empresa. Assim, qualquer um que deseja obter sucesso no ramo, precisa entender como ele funciona. Então, se esse é o seu objetivo, descubra tudo neste artigo.
O que é o Método Kanban?
Método Kanban é um quadro que serve para administrar os fluxos de produção. De início, ele era utilizado apenas pelas equipes de manufatura.
Só que devido a sua eficiência, ele se tornou uma ferramenta de uso para o time de software e hoje é usado em empresas de diversos ramos.
É interessante saber que o termo nasceu através da Toyota em 1940 e é de origem japonesa. Na época, ela tinha o objetivo de dar início ao just-in-time, que é a fabricação por demanda e precisava de algo que organizasse todo o sistema.
Outro ponto relevante é que hoje ele só existe devido ao esforço de figuras importantes como David Anderson, Rick Garber, Dan Vacanti e outros. Isso porque, eles realizaram todos os estudos e testes necessários para que o método fosse eficiente.
Qual a maior lição do Kanban?
A maior lição desse método é que é possível diminuir a demanda sem afetar a produtividade. Ou seja, na prática, ser produtivo não significa fazer uma tarefa atrás da outra, mas sim realizar o que é necessário com qualidade.
Por causa do capitalismo, muitos empreendedores acreditam que trabalhar sem parar é algo positivo. Mas, na realidade não, a superprodução muitas vezes significa desperdício de insumos, excesso de cansaço e maior dificuldade para conquistar o sucesso do cliente.
Por que o Método Kanban é uma opção eficiente para melhorar a produtividade?
O método Kanban ajuda a visualizar quais atividades devem ser executadas. Ou seja, com ele cada membro do seu time saberá de forma precisa o que vai fazer, otimizando o tempo de produção, mas sem interferir na qualidade.
Um ponto importante é que nele você pode gerenciar a demanda de várias equipes e projetos de alta complexidade. Desse modo, ele é perfeito para quem quer criar um marketing de conteúdo para elevar o lucro e aumentar a visibilidade.
Como ele pode melhorar a produtividade?
Todo mundo sabe que a organização é uma das fontes da produtividade no trabalho. Portanto, como ele consegue nortear todo o processo, é possível traçar estratégias mais precisas e focar em entregas de qualidade que vão garantir o sucesso.
Para alcançar o objetivo informado, esse método é dividido em três partes, como “pedido”, “em progresso” e “concluído”. Assim, quando todos os pontos são bem construídos, ele funciona como uma atualização das atividades em tempo real.
Outro aspecto importante é que através dele é possível fugir das atividades improdutivas. Ou seja, o seu time conseguirá identificar com maior facilidade o que é produtivo ou não para realizar uma demanda específica.
Como aplicar o Método Kanban na empresa?
O primeiro passo para aplicar o Método Kanban na empresa com eficiência é conseguir visualizar o fluxo de trabalho. Logo, será necessário organizar as demandas e inseri-las no quadro de forma lógica. Além disso, há outros fatores importantes, como:
- limitar o trabalho em progresso;
- entender como gerenciar o fluxo construído;
- deixar todas as políticas do projeto explícitas;
- implantar feedbacks em cada etapa.
Por fim, você terá que aprender a colaborar mais usando métodos científicos. Então, por tudo que foi dito, fica claro que esse processo não é tão simples. Mas, para ficar mais fácil de compreender, veja como funcionam todos os pontos citados logo abaixo.
O que significa limitar o trabalho em progresso?
Na prática, limitar o trabalho em progresso significa o máximo de tarefas separadas. Ou seja, você vai criar cartões e nele adicionar os detalhes de cada processo.
O termo limitar parece estranho, mas na realidade, isso quer dizer que o seu time só vai realizar uma nova atividade quando concluir a anterior. Além disso, só é possível passar para outra etapa quando há capacidade para cumpri-la.
De forma resumida, esse método faz com que você administre projetos de forma lógica e real. Desse modo, isso evita deixar projetos parados no meio do caminho, desperdício de tempo e aplica metas irreais para o time.
Como gerenciar o fluxo construído com eficiência?
O segredo para gerenciar o fluxo construído com eficiência é entender que ele deve ser administrado e não as pessoas. Na prática, ele quer dizer que terá que ser criado um plano para manter a produtividade de forma saudável.
Como ele funciona na prática?
A verdade é que um bom líder é aquele que consegue enxergar a necessidade e os limites do time. Assim, se durante a análise de um projeto, você perceber que não conseguirá cumprir um prazo, ao invés de elevar o trabalho, contrate mais pessoas.
Esse é apenas um exemplo do que fazer para gerenciar o fluxo. Então, na prática, será necessário criar métodos para otimizar o serviço de forma lógica com o uso da tecnologia, admissão e outros.
Por que é necessário deixar todas as políticas do processo explícitas?
A equipe nunca vai conseguir melhorar algo que ela não entende. Então, é sempre importante deixar tudo que envolva um novo projeto bem claro. Assim, estará ajudando-a a enxergar valor e com isso, tornar a sua empresa uma grande marca como Uber e Natura.
Qual a importância dos feedbacks?
Todo empreendedor digital que deseja ter resultados, precisa aplicar os feedbacks. Isso porque, é através dele que o seu time saberá como está indo de forma individual e coletiva. Além disso, ele vai conseguir pensar em métodos para corrigir uma possível falha.
Como aplicar um feedback de forma eficiente?
O primeiro passo para fornecer feedback de forma eficiente é evitar a comunicação agressiva. Ou seja, ao conversar com os funcionários, nunca use um tom rude. Outro ponto importante é que esse processo serve para mostrar pontos positivos e negativos.
Por fim, vale mencionar que se houver um problema e for individual, tente conversar com a pessoa de forma isolada. Desse modo, você evita uma situação constrangedora e ainda, o faz prestar atenção no que foi dito.
Quando aplicar os feedbacks?
Não existe um período certo para aplicar feedbacks. Assim, você pode realizá-lo durante cada etapa de um projeto, no fim dele e quando alguém se destaca de forma positiva ou negativa. Entretanto, nunca leve muito tempo para fazê-lo.
Quais são os principais benefícios do Método Kanban para as empresas?
O método Kanban fornece uma maior visibilidade do fluxo. Desse modo, através dele você conseguirá acompanhar todo o progresso com facilidade. Além disso, há outros pontos relevantes que é interessante saber, como:
- as entregas são com mais velocidade e precisão;
- é possível alinhar todas as metas com eficiência;
- os resultados possuem uma previsibilidade maior;
- diminui a dependência da equipe;
- eleva a capacidade de satisfazer e atrair clientes.
Tudo isso vai te ajudar a aumentar a visibilidade de sua empresa. Portanto, se você deseja ser um líder do seu ramo e elevar o lucro, precisa aplicá-lo com precisão. Mas, não precisa ter pressa, afinal, ele não é fácil, por isso, necessita de paciência.
Há desvantagens no Método Kanban?
O único contra do Método Kanban é que qualquer tipo de falta pode acabar com toda estrutura. Afinal, como ele é muito metódico, qualquer imprevisto ou emergência pode afetar de forma intensa a produtividade dos funcionários e ainda pode deixá-los perdidos.
Quais são os passos para implementar o Método Kanban na sua empresa?
Para aplicar o Método Kanban na empresa, você precisa criar portfólios que especifiquem o nível da equipe, projeto e programa. Além disso, deixe clara a estratégia que vai usar para atingir o objetivo.
Só que, a fim de fazer tudo isso, é crucial conhecer alguns termos, como:
- quadro kanban: objeto em que se insere todas as informações;
- colunas: divisor vertical que separa cada etapa do fluxo;
- raias: pistas horizontais que dividem o quadro em seções;
- vazão: números de itens que serão trabalhados;
- cadências: reuniões marcadas que farão o projeto andar;
- software: sistema digital que ajuda a executar o projeto.
Por fim, você vai utilizar os cartões kanban que servem para separar os projetos. Desse modo, deixa tudo organizado e mais de uma equipe conseguirá entender o que fazer em um único lugar.
Exemplos práticos de como o Kanban ajudou as empresas
A Ogilvy, NeoAssist, Pluga e Kuba são exemplos práticos de empresas que usam esse método e conseguiram se destacar. Inclusive, vale mencionar que elas possuem ramos diferentes e mesmo assim, ele ainda conseguiu auxiliar com total eficiência.
Quais as melhores práticas para aumentar a produtividade com o Método Kanban?
A melhor prática para aumentar a produtividade com o Método Kanban, é respeitar todo sistema e colocá-lo em ação de forma regular. Além disso, é interessante avaliar a possibilidade de oferecer um curso e treinamento para o seu time.
Com isso, a sua equipe vai conhecer melhor esse sistema e assim, conseguirá segui-lo de forma eficiente. Então, após seguir todas as dicas deste artigo, haverá a base para alavancar os resultados e ganhar um bom destaque no mercado.