É possível reduzir os custos para SaaS ao agregar esse software em sua empresa, aliás, esse é um exemplo de tecnologia que pode fazer a diferença em seu negócio.
Saiba como reduzir custos para SaaS, além dos benefícios e o que considerar antes de fazer a sua escolha para não errar. Portanto, confira também as cinco perguntas que você deve se fazer quando for introduzir o Software as a Service na sua empresa.
O que é e como reduzir custos para SaaS?
Antes de reduzir custos para SaaS, saiba que ele permite que uma empresa use programas online sem ter que instalá-lo primeiro em seus próprios servidores.
No Software as a service, a firma paga uma assinatura ao provedor desse tipo de serviço, que oferece acesso seguro e exclusivo. O banco de dados da empresa é, portanto, alojado na nuvem em uma estrutura de informática (ou várias) mantida pelo prestador selecionado.
Para começar a usar o aplicativo, tudo o que você precisa é de uma conexão com a internet. Assim, é possível que o usuário trabalhe a partir de qualquer lugar.
Quais os benefícios de introduzir e reduzir custos para SaaS?
Há muitas vantagens ao introduzir e reduzir custos para SaaS, como a eficácia de sua operação e dedução de gastos. Pois, aqui estão cinco razões principais pelas quais esse software se destaca no mercado.
Baixos obstáculos para a introdução do SaaS
O primeiro proveito do SaaS é que os obstáculos para a inserção são menores do que um software do tipo instalação. Além disso, a estrutura de taxas é básica como um sistema de assinatura (mensal) e não há custo fixo no momento da inclusão.
Muitos deles têm um período de teste gratuito, então, você pode decidir assiná-lo depois que estiver satisfeito com a usabilidade e as funções do software.
Carga reduzida de operação e manutenção
A segunda vantagem é que se pode reduzir custos para SaaS, além de também diminuir a carga de operação e manutenção, pois ela é feita pelo provedor de serviços. Assim, não precisa gerenciar servidores físicos, melhorias de segurança e análises por conta própria.
Saiba que ao mudar do tipo instalação para um modelo de estrutura operacional na nuvem, você poderá cortar gastos ao não precisar investir na execução e revisão.
Promoção de diversos estilos de trabalho
Outro mérito é que ele ajuda a promover vários estilos de trabalho. Pois, é um dos tipos de softwares que podem ser usados pela internet. Portanto, desde que se tenha um lugar com conexão, poderá utilizá-lo a qualquer hora e local.
Você pode continuar suas atividades mesmo quando estiver em uma área diferente, como sua casa, café, escritório secundário ou até mesmo durante uma viagem.
Eficiência operacional
O quarto mérito é que ele ajuda a melhorar a eficácia operacional. O software as a service, então, tem benefícios que ajudam a reduzir custo para SaaS como:
- diminuir a carga de operação;
- reduzir a manutenção;
- promover diversos estilos de trabalho.
Todas essas vantagens levam a uma maior eficiência na execução, sendo assim, muitos são criados com ênfase nesta função. Entretanto, também há tarefas que podem ser automatizadas e usar a Inteligência Artificial para reduzir o “trabalho que é preciso fazer”.
Fortalecer o controle interno
O software as a service ajuda a fortalecer o controle interno, que é a fixação e a correta aplicação das regras e métodos para assim, atingir os objetivos e metas smart de uma empresa.
Com ele, você pode ajustar as permissões para cada conta, melhorar os fluxos de trabalho de aplicativos de organização e operar com eficácia. Pois, ao usar bem essas funções, irá gerar menos ônus.
Ao optar por reduzir custos para SaaS quais os contras em relação ao software tipo instalação?
Ao escolher reduzir custos para SaaS, terá muitos benefícios, como a eficácia e a prevenção de fraudes. No entanto, ele também tem suas desvantagens, sendo assim, para aproveitar as vantagens, é importante entender os contras:
- existe um período de contrato;
- segurança é difícil;
- migração de dados necessária;
- suscetível a falhas e manutenção;
- não pode usar se cancelar ou rescindir o serviço.
Esses problemas, no entanto, podem ser resolvidos ao escolher o software as a service certo para sua empresa, bem como ao definir as regras de operações corretas.
O que considerar ao optar por reduzir custos para SaaS?
Há várias vantagens ao optar por reduzir custos para SaaS, mas antes deve-se escolher aquele que se adequa à sua empresa e operá-lo da forma certa para aproveitá-las. Então, confira alguns aspectos de escolha para desfrutá-lo ao máximo:
- questões internas;
- propósito;
- regras operacionais.
Esclarecer questões internas
Antes de introduzi-lo, esclareça as questões internas. Pois, sem estar claro quais serão os dilemas a serem resolvidos, não saberá qual escolher ou se deve introduzir um software as a service em primeiro lugar.
Esclareça o propósito da introdução
O objetivo da introdução do programa não é só resolver problemas. Pois, há vários propósitos, como trabalhar com mais eficiência ou reduzir custos para SaaS.
Quem pensa em inserir esse tipo de Software as a service, pense no motivo de querer incluí-lo. Por exemplo, se a sua meta é diminuir gastos, deve-se focar no preço por pessoa. Também será possível automatizar tarefas para reduzir a quantidade de mão de obra.
Defina as regras operacionais
Depois de optar por um sistema, estabeleça as regras de operação antes de mostrá-lo. Mesmo que você escolha qual irá usar, se seus empregados não as seguirem, não irá conseguir aproveitar ao máximo a ferramenta.
São muitos os casos de falha como “instalei, mas não uso” e “A regra de funcionamento virou mera formalidade”. Portanto, também é uma boa ideia consultar o responsável ao decidir sobre as normas de execução.
Existem muitos produtos SaaS que vendem suporte ao cliente com acompanhamento. Assim, desde a pré-instalação até a operação, uma equipe dedicada irá ajudá-lo a descobrir como resolver os problemas de sua empresa.
Quais perguntas fazer para escolher um software e reduzir custos para SaaS?
Conhecer as perguntas certas antes de escolher o programa ideal é essencial para reduzir custos para SaaS. Nos últimos anos, o aplicativo do tipo instalação diminuiu e o software as a service está se tornando popular.
Há muitos modelos com a mesma função e muitas empresas podem não saber qual escolher. A seguir estão cinco itens para ajudá-lo a definir o certo para sua empresa. Ao encontrar um do seu interesse, pense nestas questões e se ele é o mais adequado.
1 – Qual é o custo inicial?
Ele tem a vantagem de ser mais fácil de introduzir do que o tipo instalação. Mas, a questão para aproveitar esse benefício é saber qual o custo inicial. Pois, existem muitas ofertas de Software as a service que não exigem um valor a princípio.
É básico escolher algo que não custe o máximo possível. No entanto, mesmo que o valor inicial seja baixo, se a mensalidade for alta, o preço operacional será elevado. Compare o gasto e a parcela mensal, a fim de escolher um bem equilibrado sob ambos os aspectos.
2 – Existe um período de teste?
A maneira mais fácil de escolher o software as a service certo para sua empresa é experimentá-lo. A pergunta se existe período de teste é vital para optar entre um ou outro. Pois, se houver um em que você esteja mais interessado, experimente-o primeiro.
Saiba que a maioria oferece um período de avaliação entre duas semanas e um mês. Mesmo que não haja um período de avaliação, pode haver um plano gratuito com funções e número de usuários limitados.
3 – O preço é acessível?
Muitas empresas usam software as a service para reduzir custos para SaaS. Assim, para aproveitar os benefícios da diminuição de gastos, é importante perguntar se a mensalidade é acessível.
Ao pensar em preços, primeiro tente estimar por quanto tempo você usará. Mesmo que pretenda continuar a utilizá-lo para sempre, decida um período adequado como 5 ou 10 anos.
Depois de decidir por quanto tempo vai usá-lo, adicione a mensalidade e a despesa inicial para saber quanto gastará no total.
A fórmula de cálculo é a seguinte: (período de uso esperado) x (taxa mensal) + (custo de aquisição). Use esta fórmula para encontrar o valor e comparar o gasto com cada software as a service disponível.
4 – Existem deficiências nas funções?
A questão para fazer pleno uso do programa é se existem excessos ou deficiências nas funções. É bom ter muitos recursos, mas aplicações inúteis podem interferir na operação.
5 – Pode trabalhar com sistemas existentes?
Uma pergunta útil para simplificar as ações e fortalecer os controles internos é se ele pode funcionar com os sistemas existentes. Portanto, escolha um que possa vincular utilidades e informações com o que já foi implantado.
Pode selecionar um de gerenciamento de atendimento que pode ser ligado a um chat comercial existente e usar o MA, que permite registrar o tempo no chat e juntar com informações no CRM e SFA.
Caso escolha um que possa inserir e enviar dados no formato CSV, será mais fácil anexar estas informações à planilha do Excel que você usar.
Compensa reduzir custos para SaaS?
Reduzir custos para SaaS oferece muitos benefícios, como simplificar operações, fortalecer controles internos e promover vários estilos de trabalho. No entanto, para aproveitar essas vantagens, você deve escolher um adequado à sua empresa.
Ao decidir qual escolher, lembre-se das cinco perguntas. Aplique cada questão a uma possível implementação e pense sobre a resposta. Então, a partir de cada feedback, poderá ver se o programa pode resolver o problema e cumprir com o objetivo.