Organizar as tarefas do dia é uma forma de ser mais produtivo e poder focar mais atenção a cada atividade, mas exige-se disciplina para realizá-las conforme o programado.
Para cumprir as tarefas do dia é essencial fazer uma boa gestão do tempo, por isso, é preciso ter foco e evitar distrações durante o trabalho. Com algumas medidas simples, é possível ter uma rotina mais produtiva.
Como cumprir as tarefas do dia com sucesso?
A melhor forma de executar as tarefas do dia é dar total atenção à atividade, por isso, é importante ter um ambiente de trabalho adequado. Logo, ao iniciar o dia, relembre o que vai realizar, e prepare tudo o que vai precisar, assim evita ter que se deslocar.
Outro ponto de atenção é a relação entre home office e produtividade, afinal esse modelo de trabalho traz muitas vantagens, mas também exige disciplina. Assim, algumas ações podem evitar perder o foco, tais como:
- ter um espaço reservado para o trabalho, longe de barulhos;
- definir horários para iniciar e terminar a jornada, mesmo que não tenha um controle;
- conversar com os familiares para não ser interrompido;
- evitar resolver problemas da casa durante o período de trabalho.
Além dessas sugestões, confira a seguir outras medidas que vão ajudar a ser mais eficaz na rotina de trabalho e conseguir concluir o que planejou para o dia.
Crie uma lista
Uma boa forma de se organizar para não esquecer nenhuma tarefa importante é fazer uma lista com tudo o que precisa executar no dia. Nesse momento, é preciso elencar as mais urgentes e ter atenção para adequar de acordo com a sua capacidade.
É possível fazer esse planejamento para toda a semana, mas o ideal é rever a lista todos os dias, para saber se já realizou alguma das tarefas listadas ou se há alguma que terá que ser adiada.
Defina o que é prioridade
Entre as atividades que listou para o dia, vale destacar aquelas que são mais urgentes e importantes. Ou seja, as que possuem prazo menor ou que precisam passar por aprovação, além das que são mais relevantes do ponto de vista estratégico.
Para esse tipo de tarefa, é preciso reservar um tempo maior para se dedicar, então fica mais fácil distribuí-las ao longo do dia.
Crie uma estratégia
Ao fazer um plano de ação para iniciar o dia, leve em conta os seus aspectos pessoais, como o horário em que se sente mais disposto e produtivo, por exemplo. Com isso, pode aproveitar esse período para fazer as atividades que demandam mais concentração.
Outra boa sugestão é executar ações similares em bloco, assim pode aproveitar os recursos. Logo, ao abrir o e-mail, aproveite para fazer aquelas tarefas que precisam dessa ferramenta, tais como:
- envio de orçamentos;
- contatos com fornecedores;
- retorno a clientes.
Evite distrações
Durante o período que reservou para o trabalho, evite se distrair com elementos externos, como notificações no celular e redes sociais. Isso fará com que consiga se concentrar melhor e executar as tarefas mais rápido.
Para quem trabalha em um ambiente com muito ruído externo, uma opção pode ser o uso de fones de ouvido. Cada pessoa tem um tipo de música que ajuda a se manter mais motivado e atento durante o período de atividade, por isso, teste diferentes estilos.
Fazer pausas ajuda a ser mais produtivo nas tarefas do dia?
Ter períodos de descanso de poucos minutos podem ajudar a se concentrar nas tarefas do dia. Isso porque, em especial para atividades repetitivas ou que exigem um raciocínio intenso, o cérebro pode ficar fatigado.
É importante incluir na jornada pequenas pausas, de 5 a 10 minutos entre uma atividade e outra. Nesse tempo, a pessoa pode aproveitar para se alongar, tomar um café ou até interagir com os colegas para relaxar. É preciso se policiar, no entanto, para não estender demais esses momentos e atrasar o planejamento diário.
Como gerir o tempo para fazer as tarefas do dia?
O primeiro passo é ter uma noção de quanto tempo leva em cada uma das tarefas do dia, porque isso ajuda a planejar a rotina. Para mapear essa informação, pode-se anotar os horários de início e término.
Com base nesses dados, é possível saber o volume de trabalho que se consegue realizar em um dia, sem que haja sobrecarga tampouco tempo ocioso.
Nesse contexto, outra habilidade a exercitar é saber dizer não, ou seja, recusar um novo trabalho ou atividade que sabe que não vai caber em seu planejamento. Por isso, ao saber com exatidão quais são as prioridades, fica mais fácil expor isso ao colega ou líder.
Evite reuniões desnecessárias
Muitas empresas têm como rotina fazer reuniões diárias, que por vezes se alongam por horas. Embora a troca de ideias seja válida para a equipe, é essencial manter o foco nesses momentos, com algumas medidas simples:
- envie um convite prévio com as informações sobre o que será tratado;
- seja objetivo ao expor as ideias;
- organize a participação, para não ter interrupções durante a fala;
- quando possível, envie o material que usou para consulta posterior.
Quais são as vantagens em organizar as tarefas do dia?
Planejar as tarefas do dia ajuda a ser mais produtivo e com isso evita o estresse em lidar com prazos apertados. Com isso, melhora a qualidade de vida na totalidade, já que é possível reservar um tempo para os cuidados pessoais, lazer e contato com a família.
Essas ações também melhoram a relação com os colegas de trabalho, uma vez que permite entregar as atividades dentro do prazo.
Na gestão de pessoas também é essencial levar em conta a capacidade de cada um na hora de delegar tarefas. Além disso, é preciso valorizar o tempo de trabalho e evitar reuniões longas e improdutivas que atrapalham o desempenho.