O POP pode aumentar a produtividade do seu negócio: saiba como

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão, que é um modelo de documento do mundo corporativo para melhorar os processos e a produtividade.

O POP, cujo significado é Procedimento Operacional Padrão, é uma ótima ferramenta para manter a constância dos métodos usados pelos funcionários de uma empresa. Por sua vez, o POP é essencial para otimizar os processos, bem como para aumentar a produtividade.

Qual a função do POP nas organizações?

Em forma de documento, o POP é uma ferramenta que determina as etapas e padroniza o modo de fazer uma tarefa. Ou seja, diz quais são os procedimentos para cada processo de uma empresa, bem como o jeito ideal de realizar cada um.

A existência de tais documentos faz com que todos os empregados, desde os de longa carreira até aqueles de contrato recente, saibam o passo a passo de uma atividade, mesmo que não estejam sob a supervisão de um responsável imediato.

Isto é, o Procedimento Operacional Padrão faz com que a maneira de executar as tarefas continue igual, ainda que haja muita rotatividade de funcionários no departamento. Portanto, ele evita que os resultados sejam afetados de maneira negativa.

Documentos afins

Há outros tipos de documentos da área corporativa que um POP pode incluir ou, de modo inverso, um POP pode ser anexado a algum desses documentos:

• Instrução de Trabalho (IT);
• Norma Operacional Padrão (NOP);
• Boas Práticas de Fabricação (BPF).

O IT tem informações com detalhes de como colocar o POP em prática, enquanto a NOP apresenta normas de instituições como a Anvisa, o Inmetro e a Anatel, por exemplo.

Já a BPF se volta para as indústrias de cosméticos, de farmácia e outras, sobretudo a de alimentos, pois reúne os padrões sanitários a serem seguidos durante a fabricação.

O POP é essencial?

Dentro de uma empresa, o POP é o que mantém o uso de um mesmo método para a execução de um determinado afazer. A constância dessa disciplina, então, permite que as funções e os setores fiquem alinhados e os resultados sejam de boa qualidade.

Por isso, é crucial que todas as atividades essenciais de uma empresa tenham o seu POP. Ou seja, também devem ser criados métodos padrões para tarefas da administração, bem como da limpeza, das áreas de divulgação e de distribuição etc.

Quanto mais departamentos e funções tiverem um Procedimento Operacional Padrão, mais eficaz será o trabalho de cada um dos empregados da empresa.

Mais do que a ordem das ações

Essa ferramenta apresenta não apenas a ordem ideal para fazer as tarefas, como também indica o que fazer se surgirem problemas ao longo do processo. Assim, também é parte fundamental para o negócio se manter estável no mercado.

Há outros objetivos do POP, como desperdiçar menos materiais e evitar a necessidade de refazer uma tarefa. Afinal, cada empregado entende a sua função e a executa sem sofrer acidentes, logo tem tempo e energia para se dedicar a projetos criativos e inovadores.

O POP tem só um modelo?

Há vários modelos de POP, que são desenvolvidos e escolhidos para cada tipo de setor e de operação. Dessa forma, cabe aos responsáveis pelos processos e aos seus superiores imediatos escolherem quais são os padrões mais adequados para cada caso:

• fundamentais, ensinam como escrever um POP;
• metódicos, guiam os testes ou as pesquisas;
• administrativos, indicam as atividades de gestão;
• segurança, aponta o que fazer nas emergências;
• arquivamento, orienta a organização dos documentos;
• produção, descreve as atividades de cada etapa;
• armazenamento, diz como guardar os produtos;
• qualidade, norteia a análise e o controle de qualidade;
• atendimento, aconselha como atender e reagir aos contratempos.

É possível encontrar exemplos de POP na internet, inclusive de empresas famosas. Contudo, não é indicado copiar os mesmos, pois cada negócio tem aspectos únicos.

No entanto, todo modelo de documento que outra empresa, referência em sua área, já preencheu, serve para inspirar a criação de um novo POP. Dessa forma, o documento final terá detalhes que se ajustam melhor à cultura e aos objetivos do negócio em questão.

Um POP contém quais dados?

Todo POP precisa ter os dados da empresa, do departamento e do cargo relacionados às atividades ali descritas. Isto é, os dados a seguir são centrais:

• título do documento, número de identificação e data;
• nome da empresa, setor na economia e local da operação;
• sumário ou índice;
• objetivo do POP;
• documentos para referências;
• lista de termos e siglas;
• descrição, em detalhes, de cada etapa e os responsáveis indicados;
• ilustrações, para visualizar as ações;
• lista de materiais e local em que eles estão;
• perguntas e respostas mais frequentes;
• histórico de alterações do documento;
• identificação do gestor do procedimento.

O profissional escolhido para a gestão é a pessoa para quem os empregados devem reportar quaisquer dificuldades em seguir as orientações do documento. Bem como, a pessoa à quem vão informar a existência de falhas ou possíveis pontos de melhorias.

Para entender melhor como é composta a estrutura de um POP, assista ao vídeo a seguir, que explica o que inserir em alguns dos tópicos acima listados:

Vocabulário

O documento deve adotar uma linguagem que seja fácil de entender, evitar as palavras complicadas ou as pouco conhecidas pelo público que vai ler o texto. Ademais, as informações que constam no arquivo precisam estar completas, mas com escrita direta.

Bem como, é preciso explicar os termos mais restritos ao ambiente corporativo e as palavras adotadas de alguma língua estrangeira. Tal explicação deve ser breve e existir mesmo que os termos sejam usados pela maioria dos colaboradores.

Antes de criar um POP

Existem alguns passos para seguir antes de começar a elaborar um arquivo que descreva métodos padrões. São eles: definir o setor e o cargo, optar pelo arquivo físico ou digital, selecionar uma equipe de redação.

Além disso, há a opção de estruturar o texto em forma descritiva ou em forma de checklist. Enquanto o primeiro tipo é o mais comum, o segundo é útil para verificar, por exemplo, a prática de manutenções, o uso de EPIs, o controle de frotas, dentre outros.

Quem deve escrever

Todo documento da categoria precisa de um redator principal, que seja atento aos detalhes. Depois, uma outra pessoa deve revisar o texto. Aliás, o melhor revisor é o próprio colaborador que exerce as tarefas descritas ou, então, um especialista no assunto.

Por último, uma terceira pessoa irá aprovar o POP. Essa pessoa pode ser um coordenador, gerente ou diretor, que vai registrar a sua aprovação no próprio documento, quase sempre com a sua assinatura e um carimbo personalizado.

Veracidade

Além da assinatura e do carimbo de quem aprovou o arquivo, o POP deve seguir a identidade visual, o formato e a estrutura que a empresa usa nos demais documentos. Só então é que o Procedimento Operacional Padrão vai se tornar oficial.

Últimas definições

Quando os responsáveis chegarem nos tópicos finais, devem decidir a data de início da implantação do POP, bem como definir para quais empregados vão apresentar o mesmo.

É nessa fase, também, que os redatores decidem como as revisões do documento poderão ser feitas e o que pode implicar na sua descontinuação.

Atestando a prática

Sobre a qualidade do próprio POP, convém fazer pesquisas de opinião com os funcionários que usam ele ou que são impactados de modo direto por sua prática.

Bem como, sobretudo nos métodos da linha de produção, vale analisar qual é o impacto da adoção desses padrões nos fornecedores e nos entregadores. Também é possível analisar os resultados nos clientes, pelas pesquisas de satisfação.

O POP tem vantagens?

Além de otimizar os processos e melhorar a qualidade, o POP mostra os problemas, protege o local e guia os colaboradores. Isto é, se trata de uma ferramenta com muitos benefícios para qualquer empresa e até mesmo para a sociedade onde ela está inserida.

POPs mostram os problemas

A partir da criação de métodos padrões, há maior controle de cada etapa, bem como dos seus resultados. Então, é fácil identificar o problema se algo fugir ao que sempre acontece, ou ao que é esperado de um novo procedimento.

Ajustes

O POP amplia a previsão de problemas, então pode ajudar a reverter futuras adversidades. Por isso, não é um documento imutável, mas sim deve ser revisto de tempos em tempos para ser adaptado e melhorar o trabalho de cada profissional.

POPs preservam os materiais

Os métodos para arquivar e armazenar materiais, além das demais atividades que compartilham os espaços de trabalho e os equipamentos, também ajudam a preservar o tempo útil dos mesmos.

POPs mantêm a constância

Outra vantagem do POP é permitir que qualquer funcionário consiga executar as tarefas seguindo o documento com o padrão. Isso é decisivo para manter a qualidade, a taxa de produção, bem como o número de clientes e a posição da marca.

Bem para a sociedade

Ademais, para além das coisas boas ao negócio em si, o documento pode incluir a adoção de práticas sustentáveis e colaborar com a redução do impacto ambiental. São exemplos: o reúso de materiais, a reciclagem, a economia de água etc.

Depois, a empresa pode incorporar nos passos de cada procedimento a adesão de condutas que vão de encontro com alguma das causas sociais, ou seja, ser uma representante de alguma agenda social.

O POP sozinho organiza tudo?

Embora seja uma ferramenta tão útil e necessária, o POP não substitui os treinamentos e os cursos nas empresas. Quer dizer, esses documentos ajudam nas tarefas, mas não capacitam as pessoas sem qualificação naquela área.