Gestão de conteúdo empresarial: vale a pena investir em um sistema ECM?

Usar a gestão de conteúdo empresarial pode acelerar os processos de uma empresa e dar mais agilidade ao acesso dos funcionários a dados importantes no dia a dia

O sistema de gestão de conteúdo empresarial é uma forma de organizar todos os documentos e informações de forma a facilitar o acesso. Dessa forma, isso ajuda a atender clientes mais rápido, já que todos os dados estão ao alcance das equipes.

O que é gestão de conteúdo empresarial?

A gestão de conteúdo empresarial consiste em empregar tecnologias com o objetivo de integrar os dados e documentos da organização. É comum que se use também a sigla ECM para essa função, do termo em inglês Enterprise Content Management.

De modo simples, ele é um sistema que armazena esses registros, e faz a integração a partir de diversas fontes. Assim, é possível reunir todo o acervo de documentos e informações relativas ao negócio em um único local, seja qual for o formato, como:

• planilhas;
• contratos;
• áudios;
• imagens;
• recibos;
• controles internos.

Isso dá mais segurança à empresa, uma vez que mantém todos os registros sobre informações estratégicas armazenados, e também facilita o acesso quando é preciso realizar algum dos tipos de análise de dados.

Qual a importância do ECM ou gestão de conteúdo empresarial?

Aplicar a gestão de conteúdo empresarial garante agilidade na tomada de decisão, uma vez que permite fazer análises mais rápidas com todos os registros acessíveis. 

A partir disso, também é possível ter uma visão ampla do negócio, porque estão reunidos os registros de diversas áreas da empresa, como:

• comercial;
• administrativo;
• financeiro.

Diante disso, a gestão de conteúdo empresarial é um passo importante para conseguir fazer um planejamento estratégico de forma mais ágil e assertiva.

Quais as vantagens de usar um sistema de gestão de conteúdo empresarial?

A principal vantagem da gestão de conteúdo empresarial é a otimização do acesso à informação. Mas, fora isso, há muitos outros benefícios em aplicar esse recurso em uma empresa, entre eles:

• organização;
• segurança;
• facilidade de armazenamento;
• redução do uso de papel.

Organização de processos

Ao centralizar as informações em um sistema, fica mais fácil gerenciar as atividades e visualizar os pontos de melhoria. Além disso, é possível agilizar o acesso a relatórios que são importantes para a realização de reuniões e na definição dos planos para o negócio.

Esse tipo de sistema também torna mais rápida a execução de algumas tarefas de rotina, como o envio de contratos para os clientes, por exemplo. Também facilita acompanhar as entregas, bem como, eventual inadimplência. 

Com tudo isso, a empresa pode ganhar mais produtividade e conseguir atingir resultados positivos, o que faz valer o investimento inicial com esse recurso.

Segurança das informações

Com o uso de um controle digital dos dados, se tem uma segurança maior, uma vez que existe um histórico de quem fez a alteração. Outro fator importante é a possibilidade de ter um backup do banco de dados, 

Outro item que pode fazer parte desse tipo de sistema é a integração com assinatura digital de documentos. Assim, os processos se tornam mais ágeis, uma vez que tudo é feito de forma remota e ainda garante a mesma confiabilidade de um documento físico.

Armazenamento na nuvem

Esse recurso do sistema de gestão de conteúdo empresarial permite o acesso aos arquivos de qualquer lugar, bem como, que mais de uma pessoa possa acessar ao mesmo tempo. Dessa forma, amplia o acesso a qualquer membro da equipe que precise checar os dados.

Redução do uso de papel

Com todos os documentos digitalizados, não é preciso manter arquivos físicos, o que reduz os custos com papel e impressões. Além disso, há uma redução no espaço físico que antes era ocupado por extensos arquivos. 

Tudo isso, além de colaborar com o dia a dia da equipe, ainda tem um impacto positivo para o meio ambiente, ao evitar o uso em excesso de papel.

Trabalho remoto

Esse tipo de sistema também facilita a adoção do trabalho remoto, já que todos os membros das equipes podem ter acesso aos dados de qualquer lugar. Assim, cada um pode modificar e enviar documentos aos colegas e clientes de forma fácil.

Como funciona a gestão de conteúdo empresarial?

O sistema de gestão de conteúdo empresarial compreende quatro etapas básicas, que vão desde a captura dos dados à organização e controle, sendo elas:

• captura;
• gestão;
• confiabilidade;
• controle.

Captura de conteúdos

Nessa fase, faz-se a busca dos dados e documentos da empresa nos mais diversos diretórios onde estão espalhadas. Podem ser, por exemplo,arquivos em rede, aplicativos, sites, ou mesmo documentos físicos que sejam digitalizados.

Essa fase tende a ser a mais demorada, uma vez que por vezes as informações não estão padronizadas. Mas, é um passo fundamental para que a gestão de conteúdo empresarial tenha sucesso e consiga atingir os seus objetivos.

Gestão

Com todos os dados armazenados, fica mais fácil direcionar as informações necessárias para as tarefas de cada equipe. Também é possível compartilhar informações entre os setores de modo mais ágil. 

Esse tipo de sistema também permite acompanhar o histórico de alterações e inclusões no sistema, o que garante mais controle. Ainda, é possível personalizar permissões, a fim de que alguns usuários não possam excluir itens, por exemplo.

Confiabilidade

O sistema ECM pode garantir a autenticidade dos documentos armazenados, além de mantê-los em segurança por meio de recursos de criptografia. Dessa forma, é possível evitar ataques externos que possam levar a vazamento de dados.

Controle

Esse recurso, dá muito mais controle sobre as tarefas de cada área, bem como centraliza todas as informações. Com isso, é possível gerar relatórios mais completos e direcionar para a pessoa responsável em poucos cliques.

Isso também reduz a chance de erros decorrentes de falta ou incorreção das informações. Portanto, facilita a rotina dos funcionários e também dos gestores que têm acesso aos resultados de forma sempre atualizada.

Em quais atividades se aplica a gestão de conteúdo empresarial?

A gestão de conteúdo empresarial pode ser aplicada a qualquer segmento de negócio, uma vez que em maior ou menor grau há a necessidade de armazenar informações.

Em alguns nichos, no entanto, esse tipo de recurso é uma ferramenta essencial para que a atividade ocorra de forma organizada, como se vê a seguir.

Gestão de contratos

Negócios com alto fluxo de contratos, tais como podem se beneficiar desse tipo de recurso, uma vez que é possível manter modelos pré-formatados e realizar todo o envio de forma digital.

Logo, escritórios jurídicos, por exemplo, que armazenam um grande volume de contratos e documentos de clientes, podem melhorar a rotina com o uso de um ECM.

Pesquisas

A gestão de conteúdo empresarial também auxilia empresas que atuam no ramo de pesquisas, pois elas precisam organizar e tratar um enorme fluxo de dados. Assim, concentrar todas as informações para permitir a emissão de relatórios é essencial.

Recursos Humanos

Nessa área, são gerados e armazenados muitos dados relativos aos funcionários, remuneração e licenças. Assim, ter um ECM é importante para poder gerenciar todas essas informações de forma rápida.

Marketing

Para uma equipe de marketing, contar com essa facilidade é uma boa opção, porque permite organizar os projetos e partilhar documentos entre os membros para cumprir as tarefas.

Quando aplicar a gestão de conteúdo empresarial em uma empresa?

Para saber quando empregar a gestão de conteúdo empresarial é preciso analisar o contexto do negócio. Mas, alguns sinais podem indicar que é o momento de investir nesse tipo de solução, entre eles:

• dificuldade em localizar arquivos;
• documentos mal organizados;
• informações perdidas.

Seja qual for o tipo da empresa é possível aplicar essa solução porque pode se adaptar àquilo que cada empresa precisa, conforme o porte e o nicho em que atua. 

Em um mundo cada vez mais integrado e voltado à análise de dados, o que levou ao conceito de big data, se tornou ainda mais necessário contar com recursos que possam tornar o processo mais rápido.

Nesse contexto, um ECM é parte essencial para deixar o processo mais moderno e as tarefas do dia a dia mais ágeis. Com isso, as equipes podem atingir mais produtividade em técnicas para executar o trabalho.

Quais os desafios para aplicar a gestão de conteúdo empresarial?

Um dos principais problemas na gestão de conteúdo empresarial está em conscientizar os membros da equipe. Afinal, aplicar esse tipo de solução requer um esforço inicial para converter os itens físicos para o formato digital. 

Fora isso, também é preciso focar em manter todos os dados sempre corretos para que o uso no dia a dia seja eficaz. A partir daí, é possível tirar o máximo proveito dos recursos e atingir resultados melhores no negócio.