Como a matriz de eisenhower influencia na sua produtividade?

A matriz de Eisenhower é uma opção de ferramenta poderosa para ajudar as pessoas que precisam gerenciar o seu tempo de modo mais eficaz para alcançar suas metas. 

Usar a matriz de Eisenhower pode ser muito útil para as pessoas que precisam melhorar o seu nível de desempenho e ter mais eficácia nos resultados. Nesse sentido, essa ferramenta é versátil e funciona tanto no dia a dia das empresas quanto na vida pessoal. 

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower é uma forma de aplicar a gestão de tempo que ajuda as pessoas a darem prioridade as tarefas. O seu criador foi Dwight D. Eisenhower e tem como base a sua filosofia de que é importante dedicar tempo e energia ao que for mais urgente. 

Ele mesmo fazia uso dessa ferramenta para avaliar quais eram as necessidades mais vitais de seu trabalho. Desse modo, seria possível fazer as suas atividades sem muita pressão, mas, também fugir da procrastinação.

Esse método é uma forma ideal para você conseguir dedicar a sua energia e o seu tempo de um jeito mais eficiente. Como resultado, será mais fácil e rápido cumprir as suas metas para ter um retorno positivo.

A importância em saber gerenciar o tempo

Saber fazer uma boa gestão de tempo é fundamental para que consiga cumprir com os seus compromissos pessoais e profissionais da melhor forma. Assim, conseguir organizar os seus horários vai te ajudar a ser produtivo sem afetar a sua saúde.

Quando uma pessoa não segue uma lista de prioridades, o seu dia fica bagunçado e é mais provável que ela passe a maior parte dele na correria. Nesse sentido, a longo prazo, isso pode levar a sério problemas no aspecto físico e também no mental.

Por esse motivo, vale a pena investir alguns minutos da rotina para criar uma agenda com as principais tarefas e utilizar métodos junto com a matriz de Eisenhower para gerir melhor o tempo, por exemplo, o GTD.

Quantos quadrantes a matriz de Eisenhower possui?

A matriz de Eisenhower possui quatro quadrantes que ajudam a entender o nível de prioridade das tarefas. Nesse sentido, essa estrutura serve para que uma pessoa seja capaz de definir o que mais importa e assim, dedicar seus esforços nas mais necessárias.

Para conseguir cumprir com esse objetivo, cada um dos quadrantes da matriz tem uma certa classificação, que são os seguintes:

• fazer agora;
• agendar;
• delegar;
• eliminar.

Cada uma dessas classificações vai se encaixar dentro da categoria importante, urgente, ou nas duas. Então, você vai ser capaz de ver com facilidade qual o nível de prioridade que uma certa atividade possui.

Fazer agora

Esse é o grau mais alto de prioridade, ou seja, as tarefas que estão nesse nível precisam ser feitas o mais rápido possível e não podem ser adiadas. Logo, elas são tidas como urgentes e importantes.

Agendar

Essas obrigações ocupam uma posição de meio termo no grau de urgência. Assim, elas têm importância, mas não precisam ser resolvidas naquele momento. Dessa forma, você pode definir metas alcançáveis para outra hora.

Delegar

As tarefas que estão no nível de delegar são aquelas que são importantes, mas não são urgentes. Então, elas podem ser feitas em outro momento ou até mesmo por outra pessoa que esteja mais livre.

Eliminar

Essa parte da matriz de Eisenhower aponta para as atividades que não têm muita importância e nem urgência. Logo, elas devem sair da sua lista e serem deixadas de lado.

Qual a diferença entre importante e urgente?

Para entender de forma completa essa ferramenta, você precisa aprender que importante e urgente não são sinônimos. Apesar de muitas pessoas confundirem os dois conceitos, eles são diferentes.

A diferença entre eles é que o primeiro se refere a algo que é valioso ou relevante para atingir alguma meta. Já o segundo, tem um sentido de algo que precisa de atenção imediata ou tem uma data limite para ser concluído.

Quais são os benefícios da matriz de Eisenhower para as empresas?

Um dos maiores benefícios que a matriz de Eisenhower oferece para as empresas é a melhora da comunicação.

Ela é uma ferramenta que pode ser usada de modo individual, mas também é muito útil para um grupo, por exemplo, uma equipe de marketing. 

Além de ajudar a ter uma melhor comunicação interna, essa estratégia também tem outras vantagens para os negócios que decidem começar com essa prática, como:

• maior produtividade;
• organizar as tarefas por prioridade;
• diminuir os níveis de estresse.

Quando todos de um time estão cientes sobre os objetivos e os prazos, todo o pensamento fica alinhado e o trabalho flui muito melhor. Assim, esse é um método muito interessante também para os responsáveis pela gestão de pessoas.

Produtividade

Quando uma equipe foca nas atividades que são importantes e urgentes, a produtividade irá aumentar, porque vai existir um menor desperdício de tempo com tarefas que não são necessárias.

Dessa forma, todas terão uma eficiência muito maior.

Graças às suas qualidades e benefícios, essa ferramenta é muito útil para as instituições que encontram problemas para ter bons resultados. Por exemplo, ela é uma ótima ideia para evitar a baixa produtividade na IES. 

Aplicativos para te ajudar no processo

Existem aplicativos para organização que podem ser usados junto com a matriz de Eisenhower para ter um resultado ainda melhor. Alguns dos exemplos mais populares para você usar na sua empresa são:

• Trello;
• Asana;
• Google Drive. 

Faça testes para entender qual funciona melhor para a sua equipe. Além disso, é importante levar em conta os prós e os contras de todos antes de tomar uma decisão.

Tarefas por ordem de prioridade

Ao classificar as suas tarefas de acordo com sua importância e urgência, essa ferramenta ajuda a priorizar o que precisa ser resolvido no menor espaço de tempo. Dessa forma, as chances de perder prazos relevantes serão menores. 

Menos estresse 

O clima dentro de um escritório muitas vezes é tenso e nada saudável. Assim, é sempre bom, quando possível, encontrar modos de diminuir o nível de estresse. 

Quando você cria um esquema de prioridades das atividades, fica mais fácil e simples do time cumprir com as obrigações com tranquilidade.

Isso colabora para que o espaço de trabalho tenha um ambiente leve.

Como começar a aplicar a matriz de Eisenhower?

A primeira etapa para começar a aplicar a matriz de Eisenhower é fazer uma lista das tarefas e dos demais compromissos. Você pode fazer isso no modo tradicional, em uma folha de papel ou com uma das outras opções digitais que o mercado oferece.

Depois disso, é fundamental seguir todas as etapas necessárias para conseguir ter os resultados esperados e aproveitar ao máximo essa ferramenta. 

Passo a passo para usar o método 

Com a sua lista de atividades em mãos, você deve começar a encaixar cada uma delas em um dos quadrantes da matriz. Dessa forma, lembre-se de fazer esse passo de modo honesto, com o nível de urgência e importância certos.

A próxima etapa é agendar o que for possível e não for urgente. Depois disso, deve delegar as tarefas que são urgentes, mas não são importantes. Com isso, irá focar apenas no que não tem a chance de adiar ou para outras pessoas resolverem.

Por fim, elimine tudo o que não é urgente e nem importante, logo, que seria apenas uma perda de tempo para você. Assim, invista em adotar essa ferramenta para a sua vida ou na sua empresa.

Os resultados serão positivos e o sucesso será mais alcançável.