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O que é a gestão de processos e quais são as vantagens do método?
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Uma gestão de processos bem implantada pode garantir o sucesso da sua empresa, já que ela acompanha todas as métricas que garantem o crescimento do negócio.
Ter um bom plano de gestão de processos, também conhecido como Business Process Management, ainda é um dilema para muitas empresas. Mas, para que elas se qualifiquem, é crucial achar um método que atenda a todas as suas necessidades e as de seus clientes.
O que é gestão de processos?
Gestão de processos é uma abordagem utilizada para alinhar técnicas em empresas com objetivos estratégicos, ou seja, para garantir que o trabalho geral seja eficaz.
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O ciclo de gestão de processos mapeia as necessidades da empresa. Foto de rawpixel.com no Freepik
Em outras palavras, ela é uma técnica de organização que provê ferramentas e recursos para analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar tarefas. Além disso, ela também mede e acelera o desempenho dos negócios.
Em toda firma, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, há um monte de procedimentos em prática ao mesmo tempo. Entretanto, se o gestor não dominar bem o curso dessas ações, ele tende a perder todo o controle sobre elas.
Com isso, o método trabalha para que todos os pontos de todas as operações estejam em um ritmo ideal. Dessa forma, você:
- reduz o tempo perdido com tarefas repetitivas;
- minimiza erros causados por fator humano;
- também evita perda de dados.
Qual a importância da gestão de processos?
A gestão de processos, em síntese, é importante porque ter um negócio produtivo é vital para o sucesso de uma instituição. O campo empresarial atual está cada vez mais competitivo.
Todo dia, novas empresas qualificadas surgem no mercado para competir com as que já existem e a fraqueza das mais velhas, ajuda as mais novas, como resultado, elas perdem seu espaço.
Para continuarem na disputa, essas sociedades mais maduras precisam sair da zona de conforto e lutar para ampliar suas presenças no ramo. Para isso, elas carecem de um modo de gerência para inovar e agilizar o progresso interno.
Toda operação interna pode exigir centenas, bem como, até milhares de tarefas e aprovações para que ela seja concluída. Já que, em geral, envolve:
- pessoas;
- sistemas;
- equipamentos;
- aplicações.
Uma gestão bem traçada divide essas funções em etapas bem elaboradas e replicáveis que os trabalhadores podem seguir para ter bons resultados. Esses estágios repetíveis ajudam as empresas a preverem recursos básicos e possíveis riscos.
Como funciona o ciclo de gestão de processos?
O ciclo de gestão de processos opera em 5 etapas, o objetivo delas é oferecer uma análise padrão para projetar, realizar e gerenciar as tarefas dentro de uma organização.
Um bom sistema de gestão ajuda a equipe a detectar áreas de melhoria e provê para o time métricas para avaliar o progresso. Por isso, é essencial que todos entendam muito bem como o ciclo funciona. Então, as 5 fases que fazem parte dele são:
- iniciação;
- planejamento;
- execução;
- monitoramento;
- melhoria.
Iniciação
O primeiro estágio do ciclo de vida de um gerenciamento visa obter um parecer maior do alinhamento dos processos em relação à cadeia de valor.
Deste modo, a equipe deve começar pelo esboço dos termos do processo. A partir daí, ela deve verificar, junto com os gestores, as tarefas individuais para cada parte do fluxo de trabalho.
Essas etapas devem ser muito bem definidas para que a equipe possa constatar as áreas que precisam de melhoria e os índices de desenvolvimento cruciais. Logo, as atividades típicas desta fase são:
- organizar os perfis;
- identificar os processos primários, secundários e de gerenciamento;
- avaliar os principais indicadores de desempenho (KPIs);
- preparar para o processo de análise.
Processos primários e secundários
Em primeiro lugar, os processos primários são as principais operações de uma empresa. Assim, elas agregam valor direto para o público-alvo. Já os secundários, dão suporte aos primários como, por exemplo, os recursos humanos, a administração, a gerência de TI.
Processos de gerenciamento
Eles envolvem o controle dos primários e secundários para garantir que a entidade cumpra as metas financeiras e operacionais. Além disso, eles também envolvem ações para assegurar a execução das diretrizes e normas de regulamentação.
![O que é a gestão de processos e quais são as vantagens do método? image 164](https://cdn.statically.io/img/i0.wp.com/jorgemoreno.net/wp-content/uploads/2023/03/image-164.jpeg?resize=1024%2C683&ssl=1&quality=70&f=auto)
Com uma gestão de processos em ação, os erros são reduzidos. Foto de drobotdean no Freepik
Planejamento
Durante esta fase, para ter uma visão geral do que fazer, o time precisa ver como o processo é feito no dia a dia. Com base nos dados avaliados, o modo de análise é definido e ele pode ser tanto qualitativo, quanto quantitativo.
Em geral, o mapeamento inclui falar com os funcionários, analisar todos os documentos disponíveis e chegar a um quadro pleno de como as ações são feitas. Então, é nesta parte que os gestores vão detalhar todas as ideias, definir as atividades e os prazos a cumprir.
Execução
O estágio de execução é onde os responsáveis colocam tudo o que foi planejado nos outros pontos em prática. Por isso, eles a julgam como a etapa mais longa e mais difícil, já que todo o trabalho pesado acontece nela.
Embora todo o plano já esteja pronto, nem sempre tudo sai como previsto. Às vezes, algumas alterações são necessárias, como prazos fixados, custos, entre outras.
Nesse caso, o objetivo principal desta fase é concluir todas as ações do projeto dentro dos prazos marcados para cumprir com as metas.
Monitoramento
Nesta etapa, a supervisão analisa os indicadores de desempenho (KPIs) para atestar que todo o processo na startup esteja em ordem com os alvos gerais da firma. A auditoria acontece junto com a fase de execução.
Aqui, todas as ações são monitoradas de perto, isso porque, a meta central é evitar que haja qualquer desvio ou falhas no plano.
A partir disso, então, todos os dados obtidos ao longo do processo vão ajudar os gestores a avaliarem se o planejamento precisa de algum ajuste e se o plano alcançou as metas.
Melhoria
Já a fase de melhoria, por fim, é onde se avalia o quão suave está a execução do plano. Os responsáveis vão avaliar criticamente todo o sistema para saber o que deu certo, o que deu errado e apontar o que precisa melhorar.
Quais são os benefícios da gestão de processos?
As principais vantagens de um sistema de gestão de processos é o aumento da qualidade do trabalho e da força operacional. Mas, não apenas isso, uma administração bem executada pode trazer muito mais benefícios, dentre eles:
- aumento da produtividade;
- eficácia organizacional;
- redução de erros.
Aumento da produtividade
Uma boa gerência ajuda toda empresa a construir estruturas firmes. Todas as fases relevantes são documentadas, monitoradas e lapidadas, o que faz com que a equipe trabalhe de forma fluida.
Nesse sentido, portanto, toda e qualquer tarefa que não tenha valor é facilmente vista e excluída, o que melhora a produção em seu negócio online.
Eficácia organizacional
Quando um bom gerenciamento de processos está em ação, as equipes se tornam mais flexíveis às mudanças. Assim, elas se tornam:
- escaláveis;
- competitivas;
- colaborativas.
Uma vez que uma empresa se torna mais versátil, ela fica muito poderosa, de tal maneira que ela pode passar por qualquer problema, seja ele interno ou externo e ainda assim, conseguir produzir e crescer muito seus números e o lucro.
Redução de erros
Com uma eficaz gestão de processos em execução, há uma boa redução nas chances de erros, já que os responsáveis por cada etapa estão sempre a par das suas funções. Caso algum problema ocorra, fica fácil de rastreá-lo até a sua origem.
![O que é a gestão de processos e quais são as vantagens do método? image 163](https://cdn.statically.io/img/i0.wp.com/jorgemoreno.net/wp-content/uploads/2023/03/image-163.jpeg?resize=1024%2C683&ssl=1&quality=70&f=auto)
Um plano de gestão de processos mostra as áreas que precisam de melhoria em uma empresa. Foto de snowing no Freepik
Como implantar uma gestão de processos em uma empresa?
O primeiro passo para efetivar uma gestão de processos é saber quais são as reais demandas da empresa, isto significa que é preciso:
- mapear os problemas que ela passa;
- pensar nos resultados acertados.
A próxima etapa é apresentar o planejamento para todos os envolvidos com a empresa e mostrar para eles os benefícios que todos terão com o projeto.
Logo após, você vai escolher qual o método entrará em ação primeiro e priorizar esta parte é bem importante, porque é através dela que vai saber por onde começar e focar. Além disso, definir quais são os melhores processos para o momento.
Em seguida, você vai atrair o apoio dos líderes e dos investidores, já que ter o aval deles é a chave para motivar as equipes. Após receber este suporte e conseguir recursos:
- escolha o método que vai implantar;
- defina quem vai fazer o quê;
- treine os envolvidos.
Por último, vai medir os resultados e o desempenho do plano em ação. Quanto mais o processo for avaliado, mais vai compreender a empresa e as melhorias que ela precisa.
Vale a pena investir na gestão de processos?
Ter uma boa gestão de processos é essencial para a sua empresa ter sucesso, logo, é essencial em qualquer negócio. Afinal, é através dela que sua companhia vai conseguir ter um forte posicionamento de mercado e competir com outras do mesmo setor.
Ponha no papel todas áreas que estão com falhas, todos os detalhes que precisam de mais atenção e as formas de resolver cada um deles. Aliás, também anote os recursos que sua equipe vai usar e os agentes de cada etapa.
É vital investir em um plano de ação que atenda as carências do seu negócio, a fim de mostrar a todos os envolvidos as vantagens que o processo trará para eles e após uma correta execução do planejamento, assistir a sua organização crescer como nunca.