Plano de ação: quais as vantagens de elaborar um para a empresa?

Criar um plano de ação ajuda a organizar as tarefas e dividi-las entre os membros da equipe, a fim de conseguir cumprir prazos e atingir os objetivos do negócio

Um plano de ação é um esquema organizado que define um passo a passo para atingir os objetivos do negócio. Por exemplo, ao identificar pontos de melhoria em relatórios de marketing, é possível criar uma estratégia para corrigir essas falhas.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é a estruturação de um trabalho, que prevê as etapas necessárias para concluir um determinado projeto. Assim, ele organiza em um único documentos os seguintes pontos:

• tarefas a serem realizadas;
• objetivo final;
• responsável por cada etapa;
• prazo de conclusão.

Esse recurso é muito útil também para a gestão de pessoas, uma vez que permite acompanhar as entregas que cabem a cada pessoa e se estão dentro do prazo.

Quando aplicar um plano de ação?

O método serve para concentrar os esforços para cumprir tarefas de curto prazo, como a implementação de um novo sistema ou a conclusão de uma auditoria, por exemplo. Mas também pode ser útil em outras situações, tais como:

• crescimento na carreira;
• solução de problemas;
• aumento da produtividade técnicas.

Logo, é possível aplicar essa solução para problemas simples ou complexos, desde que siga um fluxo organizado para concluir o planejamento.

Qual a diferença entre planejamento e plano de ação?

O planejamento prevê os objetivos e as ações, mas é o plano de ação que cria um cronograma para sua execução. Dessa forma, esses dois conceitos andam juntos em um negócio. 

Ao fazer o planejamento estratégico de uma empresa, por exemplo, é possível identificar quais são as áreas que demandam maior atenção. Então, a partir desse diagnóstico, criar um plano para fazer as melhorias necessárias. 

Em conclusão, de nada adianta ter um plano de ação sem uma definição prévia dos objetivos do negócio. Por outro lado, estabelecer metas sem uma programação de como cumpri-las é igualmente ineficaz.

Como elaborar o plano de ação?

Para criar um plano de ação é preciso seguir um processo organizado no qual se definem os objetivos, a divisão de tarefas e o prazo. Além disso, é importante acompanhar as etapas para garantir que tudo saia como planejado.

Defina um objetivo

O primeiro passo para ter êxito nessa tarefa é saber onde quer chegar, ou seja, definir um objetivo final. Ele pode ser simples, como colocar em funcionamento um novo sistema ou mais complexo, como reverter uma crise do negócio.

Independentemente disso, é essencial definir metas alcançáveis, do contrário, tem-se a percepção de fracasso por parte da equipe, o que impacta no rendimento.

Trace as etapas do processo

Em um segundo momento, é importante definir quais são as tarefas necessárias para alcançar o objetivo final. Também é ideal dividir as ações entre a equipe e fixar um prazo para conclusão de cada fase. 

Isso auxilia tanto no fator emocional, uma vez que as pessoas conseguem visualizar os resultados parciais, bem como, facilita na hora de acompanhar a evolução. 

Outro ponto importante é definir quais são as ações prioritárias e a partir desse aspecto organizar um cronograma com aquelas que são mais urgentes primeiro.

Utilize ferramentas para gerenciar

Para acompanhar o plano de ação é ideal contar com alguns aplicativos de organização, que ajudam a distribuir as tarefas entre a equipe, sendo alguns dos mais conhecidos:

• Trello;
• Todoist;
• Asana.

A maior parte desses programas são gratuitos e permitem criar grupos de usuários e criar tarefas organizadas conforme um calendário. Assim, cada pessoa consegue visualizar em seu painel os trabalhos que possui para entregar, o que facilita a rotina.

Acompanhe o cumprimento

Uma vez definidos todos os passos, cabe aos gestores acompanharem o cumprimento das etapas para garantir o resultado. Ainda, é preciso estar atento às necessidades da equipe em caso de dificuldades para ver se é preciso reavaliar algum ponto.

O que deve constar no plano de ação?

Ao montar o plano de ação, é importante criar um documento com todos esse itens, que servirá também de consulta para os envolvidos. Nesse sentido, ele pode ser feito no formato que for mais fácil de visualizar pela equipe, seja físico ou virtual, que conste:

• os objetivos;
• metas;
• lista de tarefas, com o responsável;
• datas de início e conclusão de cada etapa;
• recursos financeiros destinados;
• descrição de cada atividade, a fim de guiar a equipe;
• previsão de riscos.

Quais as vantagens de criar um plano de ação?

Ter um plano de ação otimiza o trabalho, uma vez que organiza tudo o que deve ser cumprido, atribuindo a responsabilidade por cada item. Dessa forma, é possível alcançar uma comunicação assertiva entre todos da equipe.

O uso desse recurso também presume uma análise prévia do negócio, o que permite prever riscos e assim prevenir problemas futuros. Com isso, os gestores conseguem concentrar as ações para evitar prejuízos e melhorar os fluxos internos.

Criar um plano de ação também é útil porque pode ser aplicado a qualquer escala, como por exemplo, no desenvolvimento dos próprios funcionários. Assim, quando o gestor dá um feedback a um colaborador, pode ajudá-lo a montar um projeto para melhoria.

Nesse contexto, é uma ferramenta capaz de agilizar as rotinas internas e ajudar a empresa a atingir seus objetivos de forma mais rápida. Para tanto, é preciso ter comprometimento de todos os membros para cumprir com as etapas previstas.

Como motivar os funcionários para cumprir o plano de ação?

Mostrar os benefícios do plano de ação para a rotina de trabalho é uma forma de engajar os funcionários para que colaborem com o cumprimento.

Com esse recurso, todos ganham com a redução de retrabalho e clareza quanto às atribuições de cada um dos envolvidos. Dessa forma, pode se alcançar mais satisfação entre os colaboradores.

Ao cumprir o que está planejado, é possível atingir as metas individuais e do setor de forma mais rápida e eficaz. Isso leva ao crescimento do negócio e por consequência, traz possibilidades aos funcionários de subir de nível na carreira.