Mapeamento de processos: saiba como esta ferramenta pode ajudar o seu negócio

O mapeamento de processos permite que você identifique gargalos que atrapalham as atividades e trabalhar para eliminá-los e evitar que eles apareçam novamente

Um mapeamento de processos é vital para que uma empresa possa organizar todas as suas atividades e aumente a taxa de produtividade. Por isso, este artigo irá mostrar como adotar essa ferramenta para que você tenha um maior controle sobre o seu negócio.

O que é um mapeamento de processos?

Um mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão empresarial que visa planejar e organizar tudo aquilo que faz parte do negócio, por exemplo:

• o setor de marketing;
• recursos humanos;
• atendimento ao cliente;
• a parte das finanças.

O intuito é fazer com que cada atividade seja feita da melhor forma possível. Ao passo que, sem esse recurso, um negócio não terá tanta saúde, pois as dificuldades de gestão serão muito altas e trarão problemas.

Ao fazer o mapeamento, você poderá delegar as atividades para os funcionários mais aptos. Dessa forma, além da boa execução, irá aumentar a produtividade dele e também evitar que haja um grande número de refação das tarefas.

Com essa ferramenta é possível saber quais são os pontos fracos e fortes do negócio. Assim, fará todos os ajustes para colocar a empresa nos trilhos, pois você terá uma visão mais ampla de tudo o que acontece. 

É uma maneira eficiente que você tem para supervisionar, organizar tudo aquilo que acontece no seu empreendimento e levá-la a cumprir as metas. Sendo três tipos de processos, os primários, de gerenciamento e, por fim, o de apoio.

Por que adotar o mapeamento de processos na empresa?

O mapeamento de processos dará dados precisos sobre tudo o que acontece na empresa. Mas, não só isso, ao adotar este recurso de gestão empresarial, você saberá de forma exata como o seu negócio funciona.

Você saberá com detalhes os status das atividades, bem como o responsável por elas e o prazo para a conclusão. Todavia, para que entenda de uma maneira ainda mais profunda, confira a seguir os motivos pelo qual é importante adotar esse sistema de gestão.

Permite identificar possíveis gargalos

Os gargalos são aqueles problemas que atrapalham o processo, ao passo que deixa ele mais lento, porém, ao mapear, poderá identificar eles. 

Com isso, buscar a solução para resolver da melhor forma e fazer com que a empresa consiga ter um bom posicionamento de mercado. Afinal, um negócio que prioriza a organização nas suas atividades tende a crescer muito.

O mapeamento irá ajudar o gestor responsável a ver de forma clara quais são os principais pontos que atrapalham os processos. Com base na análise, ele vai criar um padrão para que toda a equipe possa seguir com o objetivo de evitar que aquilo ocorra.

Ajuda na definição de funções

O mapeamento de processos ajuda a definir as funções de cada membro de uma empresa. Ao passo que o gestor irá delegar as atividades de acordo com as qualidades dos funcionários, bem como deixar claro o que devem fazer.

As tarefas estarão com a estrutura pronta conforme o que é preciso para a sua execução, de modo que só aguarda o início. Contudo, ao adotar essa prática, traz a transparência de cada função, o que ajuda todos os envolvidos a entender melhor as atividades.

Estima os custos dos processos

O orçamento empresarial faz parte de todo e qualquer negócio, uma vez que todas as ações geram custos, então é preciso saber gastar. Portanto, ao mapear os processos, você terá dados sobre os valores que saem, bem como os que entram de cada uma das tarefas.

Quando as despesas das atividades são maiores do que a capacidade delas de trazerem os  retorno que se espera, a empresa decide o que fazer. Seja ao cancelar ou avaliar outras formas de continuar sem gerar gastos acima do ideal.

Possibilita a mensuração de desempenho

A avaliação de desempenho é um dos grandes trunfos dessa ferramenta, ao passo que  com ela você dá um padrão a todos os processos. 

Isso permite fazer comparações por datas diferentes, uma vez que os indicadores não terão alteração com o passar do tempo. Dessa forma, dá para mensurar tanto o desempenho de todos da empresa, como o status das atividades para saber o que precisa de ajuste.

O gestor dos processos terá um controle maior sobre as tarefas que os funcionários irão desempenhar e também otimiza a qualidade de cada tarefa.

Como fazer um mapeamento de processos?

Um mapeamento de processos tem como passo inicial a definição dos alvos para análise. De modo que, é crucial escolher um limite por vez para que seja possível gerenciar os recursos necessários, bem como o tempo.

Vale lembrar que esse recurso é vital para uma empresa ter sucesso nas suas atividades e definir metas alcançáveis com elas. Contudo, há outros passos que fazem parte de um mapeamento de qualidade, são eles:

• estruturar um mapa de processo;
• verificar o mapeamento;
• avaliar a sua eficiência;
• monitorar, fazer a mensuração e também repetir.

Tudo isso em perfeito alinhamento dará à você um maior controle sobre o negócio para que consiga otimizar cada atividade dos colaboradores. Então, veja como cada um deles funciona e o que fazer para mapear os processos. 

Definição dos alvos do mapeamento de processos

Como você viu no tópico anterior, o primeiro passo é definir quais serão os alvos de mapeamento, visto que uma empresa contém muitos. Por isso, é vital escolher um limite por vez para ter mais agilidade na avaliação e gerir bem os recursos e o tempo.

O ideal é priorizar pela relevância, ou seja, aqueles que trarão bons resultados. Todavia, são escolhas que podem ser um pouco difíceis, mas você pode usar outras ferramentas para saber quais são elas.

Também pode optar por algo mais simples, como se perguntar “por que fazer o mapeamento deste processo”, “quais são os riscos” e entre outros.

Estruture um mapa de processo 

Com o mapa dos processos, você terá informações sobre as tarefas que o compõem, sejam as entradas, o processamento e as saídas, por exemplo:

• as atividades;
• serviços;
• produtos;
• clientes que estão envolvidos;
• os fornecedores;
• resultados;
• objetivos.

Todos esses elementos precisam estar na representação do mapa, ou seja, tudo aquilo que tem presença diária na tarefa que você quer avaliar. Por fim, busque envolver os membros do seu time para trazer mais umidade à empresa, o que contribui para o employer branding.

Verifique o mapeamento

Depois de fazer a estrutura do mapeamento de processos, é vital que você não busque por um progresso logo de imediato. Visto que todas as informações precisam estar corretas e também façam sentido para a empresa.

A revisão delas pode revelar detalhes que não notou, portanto, os gestores e também os colaboradores envolvidos devem entender o trabalho e não ter dúvidas.

Com tudo alinhado, busque a legitimação e a validação do documento, assim fechar essa parte da estruturação do seu mapa de processos e seguir adiante.

Avalie a eficácia do processo

Nessa etapa do mapeamento de processos, você irá avaliar todo o andamento para saber em quais pontos ele precisa de ajustes e fazer a otimização. 

O mais comum é que um profissional com experiência e especialização faça essa análise de forma precisa, mas é vital escutar os envolvidos também. Ou seja, ouvir o que as pessoas que participam do processo têm a dizer para buscar juntos as melhores soluções.

Interagir com clientes também pode ser uma ótima forma de avaliação, pois eles são o principal alvo do resultado de todas as tarefas. Então, veja os pontos de contato que ele teve com a empresa em cada parte da etapa de compra e saiba o que eles pensam.

Monitoramento, mensuração e repetição

Um mapeamento de processos é algo que você deve repetir por várias vezes, como num ciclo de operação, não apenas de forma ocasional. Afinal, como pode notar, usar essa ferramenta permite uma melhor organização ao seu negócio.

Monitore e mensure cada etapa até o final para garantir que elas estejam conforme a realidade do mercado e da empresa. Em síntese, na era do mundo digital, tudo muda de forma rápida e constante, por isso é vital ficar atento a isso para se adaptar.

Faça ajustes sempre que você julgar necessário, mas saiba que os resultados de uma mudança demoram para ter o efeito que espera. Por fim, defina os períodos para repetir os processos e mantê-los sob controle.

Quais as vantagens de criar um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos ajuda na organização das tarefas dos setores de uma empresa. Assim, toda a gestão pode identificar quais são os pontos que precisam de ajustes, bem como os que se destacam, além disso, a ferramenta:

• ajuda a melhorar o atendimento ao cliente;
• deixa claro cada atividade;
• traz transparência para os processos;
• elimina as etapas com pouca relevância.

Entre tantos outros benefícios que uma empresa terá ao adotar este recurso para otimizar todas as etapas do ciclo de trabalho. Por isso, é crucial contar com o mapeamento no seu negócio para fazê-lo crescer.

O que fazer para não errar no mapeamento de processos?

No mapeamento de processos é vital ter muita atenção em cada etapa da estrutura organizacional para que ele tenha sucesso, depois disso:

• escolher quais processos você irá mapear;
• definir os objetivos;
• conhecer os envolvidos no processo, de responsáveis ao cliente final;
• ter uma boa comunicação;
• elaborar as métricas para avaliação.

É vital que você tenha atenção em todas essas fases para que seja possível cumprir o processo de forma eficiente. Por fim, caso ainda não conte com essa ferramenta na sua empresa, não perca tempo, pois isso irá ajudar a gerir o tempo e organização.