Organização no local de trabalho: saiba como trabalhar o tema na sua empresa

A organização no local de trabalho é de suma importância para o desempenho de sua equipe, além de ter relação direta com o cumprimento de prazos da sua empresa.

Veja dicas de como aplicar e manter a organização no seu local de trabalho e descubra ferramentas que podem te ajudar nesse processo. Do mesmo modo, entenda como melhorar o clima organizacional e diminuir a refação, que afeta de forma direta a empresa.

Qual a importância da organização no trabalho?

A organização no trabalho é um dos fatores cruciais para a sua saúde e até mesmo para a segurança de todos que dividem um ambiente. Por isso, é importante ainda em outros fatores, como:

• concluir mais tarefas;
• evitar acidentes de trabalho;
• ter mais clareza nas ações.

Vale destacar que a organização não diz respeito apenas a elementos físicos, como objetos que você usa no seu dia a dia. Mas, se refere também a estruturas e formatos de ação, além do alinhamento da sua equipe, como meios de unir marketing e vendas, por exemplo.

As reuniões com o seu time também são fundamentais para que a sua marca se mantenha organizada. No entanto, é preciso adotar uma comunicação assertiva, seja no ambiente interno ou no contato com um cliente ou um lead da sua empresa, para facilitar vendas difíceis, que podem ocorrer comumente..

Evite as distrações

Entre os trabalhadores de agências e escritórios, ou até mesmo quem está em trabalho remoto, a distração pode ser um grave problema. Por isso, a organização no seu ambiente vai te ajudar a evitar e contornar esse problema.

O ideal é conhecer o que te atrapalha e te puxa para a sua zona de conforto. Além disso, experimente desligar notificações e alertas em seu smartphone, para diminuir as chances de se distrair com as redes sociais mais famosas, por exemplo.

Planeje melhor suas demandas

Planejar suas demandas e a entrega dos serviços é crucial, para evitar que você se cobre em excesso. Assim, existem algumas formas de conseguir organizar melhor suas tarefas, como:

• criar listas com cada serviço a se fazer;
• evite as multitarefas;
• use a tecnologia ao seu favor, como ferramentas.

Ao colocar tudo no papel, você consegue ter mais clareza na hora de se organizar. Da mesma forma, fazer uma coisa de cada vez te ajuda a terminar tudo, sempre com respeito ao seu próprio tempo.

Diminua a sua ansiedade

É possível ainda diminuir a sua ansiedade a partir de uma melhor organização no trabalho. Afinal, ao se manter organizado você evita grandes cobranças a si mesmo, além do acúmulo de atividades, que leva a atrasar ainda mais as suas entregas.

Com uma agenda mais organizada, a procrastinação terá mais dificuldade em tomar a sua atenção e disposição. Por isso, cuide do seu trabalho como cuida do seu bem estar.

Melhore seu desempenho até em home office

É normal que alguns colaboradores possam sentir dificuldade na relação entre home office e produtividade. Portanto, o planejamento de cada tarefa do seu dia e as entregas dos seus clientes pode ajudar bastante a não se perder entre suas demandas.

Quais são as vantagens da organização no trabalho?

A organização no trabalho traz mais eficiência ao seu time, além de aumentar a produção e a motivação de todos. Da mesma forma, manter tudo organizado ainda ajuda a passar mais confiança dos seus clientes para com a sua marca.

Em suma, veja mais adiante detalhes sobre algumas das vantagens que o processo organizacional pode trazer à sua empresa.

1. Seja mais assertivo

Fazer suas demandas de forma consciente é uma das formas de organizar a sua marca internamente. Com isso, você consegue realizar tudo com mais assertividade, para entregar tudo no prazo.

Por isso, a mudança na cultura da empresa vai impactar de forma direta na organização. Afinal, cada colaborador já deve saber o que precisa fazer para o trabalho se tornar ainda mais fluido, sem cobranças desnecessárias e em excesso.

2. Aumente a produtividade da sua equipe

Uma empresa organizada consegue favorecer a produtividade da equipe. Isso porque as distrações diminuirão entre os colaboradores, o que não significa que não deva existir a interação entre os mesmos.

Logo, não é preciso desencorajar a conversação, mas sim reeducar o seu time e ensinar como priorizar o que realmente importa para a empresa e, consequentemente, para todos.

3. Engaje mais

O engajamento é favorecido a partir do momento que a empresa se torna mais organizada. Em suma, a partir do momento que a equipe observa mudanças na fluidez das tarefas, a mesma se sente mais motivada e engajada na proposta da empresa.

4. Tenha uma rotina mais leve

Ao organizar o seu local de trabalho, a rotina da sua empresa se torna muito mais leve, tanto para a chefia como para as equipes de colaboradores. Portanto, o impacto será direto nas áreas de:

• relacionamento;
• operações;
• administração da empresa.

É possível ainda impactar de forma direta a produção de marketing da sua empresa. Afinal, o tema organizacional também diz respeito a uma melhor definição de objetivos e público-alvo das suas campanhas.

Como manter a organização no local de trabalho?

O primeiro passo para manter a organização no trabalho é definir os horários de entrada e saída, ou início e fim da jornada. Além disso, existem outras táticas que vão te ajudar nesse processo de melhorar sua marca nesse sentido, como você pode ver a seguir.

Defina a prioridade de cada tarefa

Criar uma agenda ajuda bastante a definir as prioridades de cada tarefa que você precisa entregar. Por sua vez, o tema é importante para conseguir se programar para outras demandas, além de entender o que precisa ser entregue primeiro.

Da mesma forma, isso ajuda ainda a rever todos os conceitos e o seu entendimento sobre a necessidade de usar ou não ferramentas.

Importante para líderes de equipes

Saber definir prioridades e organizar a entrega de projetos é crucial para quem ocupa cargos de chefia ou liderança de equipes. Portanto, desenvolver essa habilidade é um desafio para todos e mais ainda para esses profissionais.

Faça pausas para te ajudar a manter a organização

Definir horários fixos de pausa para manter a concentração no que deve ser feito é uma boa dica para quem tem dificuldades quanto à organização no trabalho. Isso porque isso ajuda a aliviar a tensão de fazer algo que precisa de muito foco.

Pausar também ao perceber que não está com uma boa produção ou quando está cansado é uma forma de se organizar. Além disso, reconhecer quando precisa de uma descarga emocional, por exemplo.

Garanta um bom fluxo de trabalho

Manter o seu bom fluxo de trabalho é um desafio, mas que não deve se tornar um esforço. Afinal, um planejamento consciente e inteligente já pode ajudar bastante a manter a sua mente focada, mesmo durante uma pausa.

Ferramentas podem ajudar a manter a organização?

Ferramentas tecnológicas podem ajudar a manter a organização no seu local de trabalho, aliados ou não ao uso de técnicas simples. Por isso, você deve estudar formas de facilitar ainda mais o seu serviço, bem como o da equipe a qual lidera, se for o caso.

Soluções que podem te ajudar

Algumas soluções simples podem te ajudar, antes de implementar um software de gestão, por exemplo. Contudo, essas soluções podem ser úteis mesmo que a sua empresa já tenha um processo automatizado, como você pode ver mais adiante.

1. Mapas mentais

Soluções como mapas mentais te ajudam a desenvolver um raciocínio de forma mais lógica e consciente. Portanto, facilita ainda a elaboração de táticas e planos de ação mais complexos, sozinho ou junto da sua equipe em um brainstorm.

2. Pomodoro

A técnica pomodoro favorece a divisão de trabalho por blocos de tempo. Então, é uma boa tática para intercalar períodos de trabalho e atribuir recompensas, além de possuir ferramentas e soluções tecnológicas nesse formato para te ajudar na organização do trabalho.

3. Software de gestão

Os sistemas ou softwares de gestão são a melhor maneira de organizar todos os serviços da sua marca. Assim, escolher programas completos e direcionados para o seu nicho vão ajudar toda a sua equipe a se desenvolver ainda mais.

Faça sempre uma tarefa por vez

É sempre crucial reforçar a ideia de fazer uma tarefa por vez, para não atrapalhar a produção de nenhum dos membros da sua equipe de trabalho. Portanto, os líderes dos projetos devem concentrar a maior parte da sua energia nesse ponto.

Evite distrações com outras coisas

Outros projetos paralelos ao atual podem ser uma causa de distração grave entre os envolvidos em uma tarefa. Nesse sentido, criar momentos de pausa, seja para lanches ou qualquer outra coisa, ajudam a direcionar a atenção a uma só coisa.

Qual a relação da organização com o cumprimento dos prazos?

A organização impacta de forma direta no cumprimento dos prazos da sua empresa, pois a sua equipe se torna mais eficaz. Isso porque a definição de prioridades ajuda a planejar o que deve ser entregue antes.

Sempre tenha atenção à suas tarefas

Ter atenção aos prazos ajuda ainda a não pegar mais serviços do que é capaz de entregar. Com isso, você ganha pontos com os seus clientes e ajuda ainda a mudar a cultura interna do seu quadro de colaboradores.