Transformação digital para IES é a nova realidade para o ensino?

A transformação digital para IES é uma necessidade para as instituições de ensino superior se adaptarem à nova realidade a partir do uso de ferramentas tecnológicas

A transformação digital para IES vem na esteira da popularização do ensino à distância, por isso, já é uma realidade. Assim, esse é um fator que impacta tanto na gestão como na promoção de marketing sobre a instituição para atrair mais alunos.

O que é a transformação digital para IES?

A transformação digital para IES consiste em modernizar todos os processos envolvidos em uma instituição de ensino. Ou seja, vai muito além de apenas incluir ferramentas de automação no dia a dia, mas também:

• repensar processos e funções;
• encontrar soluções para garantir segurança aos dados armazenados;
• buscar novos meios de promover a interação entre aluno e professor.

Este não é um processo simples, porém assim como ocorreu em diversos outros segmentos, é necessário para aqueles que não querem se tornar obsoletos.

Vantagens para a IES e aluno

Aderir à transformação digital para IES pode trazer uma economia para a instituição, uma vez que pode reduzir os seus custos com estrutura física, por exemplo. Dessa forma, apesar de ser necessário um investimento inicial, ele tem um retorno no longo prazo. 

Do ponto de vista do aluno, também há um grande avanço, em especial com relação ao tempo e facilidade de acesso às informações. Em um mundo cada vez mais acelerado, esse é um aspecto essencial na hora de definir onde estudar.

Quais as áreas impactadas pela transformação digital para IES?

A transformação digital para IES foi além da sala de aula, para alcançar também os serviços administrativos e acadêmicos. Com isso, funções simples como emissão de boletos e acesso a documentos podem ser resolvidas pelo próprio aluno no sistema.

Nesse contexto, três grandes setores das instituições de ensino tiveram o maior impacto dessa revolução, que são:

• gestão acadêmica;
• financeiro;
• relacionamento com o aluno.

Gestão acadêmica

Esse setor é um dos que ganham em agilidade a partir da transformação digital para IES, afinal, a partir de um banco de dados, é possível automatizar uma série de funções. 

Os professores, por exemplo, conseguem lançar as notas direto no sistema, e elas ficam disponíveis para consulta minutos depois. Dessa forma, o aluno consegue checar e quando preciso fazer ali mesmo um pedido de aplicação de recuperação. 

Também nesse ambiente é possível enviar pedidos de emissão de declarações e certificados, sem precisar se deslocar até a secretaria. Assim, com um certificado para assinatura dos documentos, eles estão prontos para download em um tempo bem menor.

Financeiro

Outro ponto de grande mudança é a modernização do setor financeiro, de modo que o próprio discente consegue resolver seus problemas em poucos passos, com funções como:

• emissão de boletos;
• negociação de pendências;
• pagamento de taxas;
• renovação de contrato.

Relacionamento com os alunos

Mesmo sem a presença física, a transformação digital para IES consegue manter o relacionamento por meio de seus canais de atendimento. Dessa forma, pode-se usar os chatbots na solução de dúvidas simples, com mais rapidez. 

Por outro lado, no caso de problemas mais complexos não se dispensa o auxílio de um funcionário. Mas com recursos como o atendimento via whatsapp ou chat isso pode ser feito mesmo à distância.

Quais os passos para a transformação digital para IES?

Para promover a transformação digital para IES o ideal é programar as ações em etapas, para que não haja prejuízos aos alunos. Além disso, é preciso incluir no plano o treinamento dos funcionários para que saibam utilizar os recursos.

Um ponto importante ao criar uma plataforma para gestão da vida acadêmica é ter cuidado com a segurança da informação, uma vez que há registros pessoais dos alunos. Por isso, é essencial incluir uma proteção adicional para evitar o vazamento de dados.

Outro passo essencial é organizar um plano para migração dos registros do físico para o digital. Com isso, em pouco tempo será possível deixar de recorrer a arquivos para poder acessar tudo em um sistema informatizado.

Desafios no processo de transformação digital para IES

Entre os desafios para colocar esse projeto em prática está a necessidade de um investimento inicial em tecnologia. Afinal, a depender do número de alunos, isso requer um sistema que comporte o alto número de acessos simultâneos. 

Também há que se levar em conta o esforço em mudar a mentalidade de quem trabalha há muitos anos em um sistema analógico e aumentar o engajamento dos funcionários. Isso vale para professores e funções administrativas. 

Para contornar isso, é preciso focar em mostrar as vantagens que esse tipo de recurso traz para a rotina de trabalho. Ainda, vale usar a comunicação interna para derrubar o mito de que a tecnologia vai substituir essa mão-de-obra.

Muito embora algumas funções possam ser supridas por um sistema, ainda há a necessidade do fator humano para solução de outras questões. Além disso, com a otimização do tempo, pode-se obter mais alunos, o que demanda mais pessoal.

Investir na transformação digital para IES é vantajoso?

Com o avanço do ensino à distância, a transformação digital para IES se tornou essencial para levar os serviços cada vez mais longe. Por isso, hoje uma instituição pode levar a educação para além de onde está sua sede física. 

À medida que isso se torna parte da cultura interna da empresa, os processos se tornam mais ágeis, o que traz ganhos para a IES e para os discentes. Afinal, há uma redução nos custos, o que reflete no valor das mensalidades e torna o ensino mais acessível.

No aspecto da rotina, essa modernização também ajuda que mais pessoas tenham a chance de fazer um curso superior, mesmo quando moram em locais onde não há uma instituição de ensino de grande porte.

Por tudo isso, é essencial se adaptar a esse novo modelo de gestão no setor da educação, que tende a ser a aposta para os próximos anos.