Entenda o que é 5W2H e saiba como aplicar essa ferramenta no seu plano de negócio

O 5W2H é uma estrutura eficaz que permite que você prossiga com seus negócios com eficiência, além disso, transmitir as suas intenções de maneira ordenada.

O 5W2H é considerado importante para negócios eficientes, por ser útil ao comunicar seus pensamentos, como ao relatar ou fazer uma apresentação. Portanto, confira neste post tudo que precisa saber sobre este método que ajuda muitas empresas a ter sucesso.

O que é 5W2H?

5W2H refere-se a uma estrutura para organizar logicamente as informações sem quaisquer omissões. Pois, ele é a adição do elemento “quanto” em relação ao convencional 5W1H.

Ele incorpora esse elemento, que pode ser considerado um framework de fácil utilização na área de marketing, assim como prestação de serviços e desenvolvimento de produtos.

Diferença entre 5W2H e 5W1H

A diferença entre eles é se “Quanto” está incluído, pois, no cenário empresarial, dados sobre custos, vendas e orçamentos são essenciais. 

Ao adicionar, por exemplo, estes elementos como a quantidade de dinheiro e os gastos necessários para atingir o objetivo, torna-se possível apresentar de forma específica o período até a meta e o total de produtos a serem produzidos.

Significado 

É uma estrutura que esclarece sete elementos necessários e, ao definir cada um em detalhes, o caminho para alcançar os objetivos é concreto. Então, veja cada elemento dele:

• quando;
• onde;
• quem;
• o que;
• por que;
• como;
• quanto.

Quando

Refere-se a qualquer momento, tal qual um período ou prazo. Usado para determinar, a data do lançamento do produto, período da campanha, do anúncio, etc. Portanto, ao definir isso você poderá calcular o tempo para atingir a meta.

Onde

Trata-se de um local ou rota, para decidir onde e como fornecer mercadorias e serviços. Contudo, os exemplos incluem vendas online de e-commerce e lojas físicas. Pois, a análise comportamental torna-se possível ao determinar em que lugar oferecer os itens.

Quem

É a pessoa que será escolhida para receber ofertas dos itens e artigos para venda. Então, você pode fazer configurações e análises detalhadas, tal qual idade, sexo e características dos objetos, o que levará à resolução de problemas e melhorias.

O que

Refere-se ao conteúdo ou ideia usada ao decidir o teor do produto ou serviço a ser vendido. Portanto, será um elemento importante no design de conceito, o qual pode ser fornecido aos usuários.

Por que

Já o “por que” foca no objetivo ou meta, ou seja, utiliza-se quando o público-alvo decide o propósito a ser obtido com a finalidade dos itens. Assim, pode entender a perspectiva do alvo, será um elemento útil durante o desenvolvimento e marketing do item.

Como

Usado para reconhecer os produtos e serviços fornecidos, como que tipo de anúncios expor, abordar os usuários, etc. Entretanto, serão componentes necessários principalmente na hora de conquistar clientes e realizar promoções.

Quanto

Decida quanto precisa gastar para atingir seus objetivos e o número de mercadoria que irá oferecer. Ao estimar preços e quantidade, poderá prever o fluxo de caixa e os lucros.

Porque utilizar o 5W2H?

Ao executar o 5W2H, você pode ter um plano claro para traçar um rumo do seu trabalho e pode prosseguir sem hesitar. Além disso, há quatro razões pelas quais ele é necessário e deve ser usado:

• ser mais específico;
• a estratégia de negócios torna-se realista;
• permite uma análise profunda em cada elemento.

Seja específico

Para minimizar erros e mal entendidos, seja claro e direto ao relatar, portanto, ao usar o método, poderá transmitir conteúdos específicos. Assim, ao utilizá-lo, é possível criar uma estrutura de fácil compreensão na hora de informar. 

Com ele poderá subdividir os temas para se comunicar, o que possibilita um diálogo preciso e direto sem a omissão de informações importantes.

A estratégia de negócios se torna mais realista

Ele tem um elemento de “quanto”, então é possível definir o orçamento e preço do projeto e fazer planos detalhados como fluxo de caixa e lucro.

Por meio de números e indicadores, é possível analisar e visualizar estratégias da empresa para ampliar o ROI. Isso tornará o plano mais fácil de ser colocado em prática.

Permite uma análise aprofundada de cada elemento

Um estudo mais profundo é possível ao dividi-lo em elementos necessários para os negócios com o método, assim, poderá ter uma visão em vários ângulos.

Se você resolver o problema sem separá-lo de forma individual, não conseguirá achar os pontos de análise precisos para a solução e, portanto, não poderá examiná-lo profundamente.

Quais as 5 opções de uso em negócios 5W2H?

O 5W2H pode ser usado em vários cenários, tal qual produção de relatórios e propostas, no qual sua empresa pode criar ao utilizar esse método. Então, confira quais situações poderá usar:

• apresentação;
• relatórios e atas;
• marketing;
• proposta;
• plano de negócios.

1. Apresentação

O objetivo é transmitir claramente a necessidade de fazer uma proposta e como executar. Os elementos “por que” e “como”, no entanto, devem dizer tudo de forma específica. Ao usar a metodologia, é possível explicar as metas, custos, etc.

2. Relatórios e Atas

Relatórios e atas podem ser criados de maneira objetiva, e de um jeito claro ao divulgar o conteúdo a terceiros. Portanto, deve ser abrangente e não deixar nenhuma omissão. Assim, ao utilizá-lo, você poderá comunicar em detalhes sem perder informação.

3. Marketing

Com a teoria dos 4 Ps do marketing composta por quatro estratégias: produto, preço, praça e promoção. Poderá, entretanto, juntar-se com o método, que analisa através de sete pontos de vista, com isso, possibilita a criação de táticas muito mais robustas e eficientes.

4. Proposta

Uma proposta é feita para realizar coisas novas, como lançar um novo projeto ou desenvolver um item. Então, para estimular a tomada de decisão é necessário um conteúdo altamente abrangente.

Ele é uma estrutura que permite organizar as informações logicamente, para que você possa resumir claramente uma ampla gama de conteúdos.

5. Plano de negócios

Um plano de negócios é um conjunto de ações que uma empresa faz para obter aporte de investidores. Portanto, para continuar rentável e convencer deve-se documentar todo o fluxo.

Ao usar o método, que pode explicar os sete elementos, será um conteúdo que descreve com precisão uma ampla gama de informações.

Qual combinação deseja usar com 5W2H?

O 5W2H nos negócios é muito versátil e fácil de usar, pois, pode combiná-lo com ciclo PDCA ou gráfico Gantt. Então, veja como pode usar outros sistemas em conjunto com esse método.

Ajeite as frases com o método PREP

O método PREP traz a conclusão primeiro, apresenta o que você quer dizer e depois explica em detalhes as razões e exemplos específicos que levaram à resolução. Dessa forma a organização de sentenças tem quatro componentes: 

• ponto;
• razão;
• exemplo;
• ponto. 

Depois de construir frases e aplicar o método PREP, assim, irá criar frases ainda mais concisas e fáceis de entender com agilidade.

Ordem do planejamento à melhoria com o “ciclo PDCA”

Ele é usado com frequência para gerenciar projetos. Pois, tem a possibilidade de fazer um exame preciso da proposta em um ciclo de:

• planejar;
• fazer;
• verificar;
• ação.

Ao executar um plano de negócios, poderá gerenciar o que foi feito no 5W2H com o PDCA e analisar quais elementos tiveram problemas ao reconsiderar e os que poderá levar para a próxima vez.

Visualize o processo com um “gráfico de Gantt”

Muito utilizado para gerenciar o andamento dos projetos, permite visualizar prazos e tarefas para o processo de alcance de metas.

Depois de decidir sobre cada elemento do método e esclarecer os processos necessários, se você puder ver rapidamente o que precisa fazer no gráfico de Gantt, poderá entender o fluxo para a meta em detalhes.

Há exemplos de negócios de sucesso com 5W2H?

Na verdade, existem muitos exemplos de empresas de sucesso que usam o 5W2H, pois ele pode ser utilizado em uma variedade de negócios bem sucedidos. Então, abaixo estão alguns casos de empresas de sucesso que adotam esse método.

Uma escola que cresceu por meio de estratégias de marketing

Uma escola que ensina administração de empresas criou uma estratégia de marketing que emprega esta técnica. Em “por que”, define a filosofia de uma instituição de ensino que oferece um local para informar futuros gestores e fornecer um local para networking.

Já o “Quem” é a condição para entrar no colégio, “quando” é a construção de um sistema que permita aos alunos aprender a qualquer hora, e “o que” é o método concreto, e assim se formula um plano de treinamento gerencial mais eficaz.

Ao criar um ambiente no qual os trabalhadores podem estudar nos finais de semana, com aprendizado online em casa para “onde”, conteúdo enriquecido para “como fazer” e preços baixos para “quanto”.

Como resultado, consegue encontrar recursos humanos de excelência latentes que não podiam ir à escola, e obtém um grande número de alunos a nível nacional.

Expansão bem-sucedida dos negócios por meio de compras on-line

Uma empresa especializada em compras online de moda criou um sistema que permite medir seu tamanho com o 5W2H. Nesse negócio, propõe-se que as roupas combinem com o corpo do cliente para o “porquê” e o “quem” é uma mulher na faixa dos 20 aos 30 anos.

Desenvolveram uma estratégia que aproveita ao máximo as funcionalidades dos sites de compras, com “quando” poder comprar a qualquer momento, “o que” são itens centrados na marca e “onde” estar conectado.

Para “como fazer”, estabeleceram medidas para pedidos e entrega e definiram tamanhos comuns para os fabricantes. Além disso, ao incorporar métodos exclusivos um após o outro, ela se tornou uma empresa que cria um novo estilo na indústria de mala direta da moda.

A utilização do 5W2H é realmente eficaz?

Nos negócios, a utilização do 5W2H é muito eficaz, pois tem muito a ver com comunicação interna e externa, planejamento de negócios, marketing e arranjos de trabalho. Ao dominar isso, você será capaz de lidar com todos os processos.

No cenário empresarial, não há prejuízo para a pessoa que tem dificuldade em comunicar suas intenções à outra parte, ou para quem não é bom em fazer planos concretos. Portanto, use-o para melhorar a eficiência do seu trabalho.