Ferramentas de produtividade para ter na empresa e melhorar o rendimento dos funcionários

Conheça as principais ferramentas de produtividade do mercado para ter em sua empresa, e assim, aumentar o rendimento e organização entre os seus funcionários.   

As ferramentas de produtividade são recursos criados com objetivo de aumentar o rendimento de pessoas durante a realização de tarefas. Portanto, investir nessas é uma ótima opção para as empresas que desejam alcançar uma rotina de trabalho lucrativa.  

O que são ferramentas de produtividade?

Desde já, as ferramentas de produtividade se referem a aparatos de tecnologia criados com o objetivo de melhorar o rendimento no trabalho. Hoje em dia, elas são essenciais dentro das empresas, pois, podem auxiliar em diferentes processos, tais quais:

• controlar as finanças;
• aumentar a produção e organizar o tempo;
• gerir projetos, vendas e marketing. 

De modo geral, elas servem para que as empresas se organizem de forma estratégica e não percam tempo com coisas pequenas e de baixa relevância. É certo que, muitos fatores afetam a produtividade de funcionários, como por exemplo, a inteligência emocional.

Em razão disso, o uso da tecnologia passa a ser um grande aliado ao favorecer que as unidades concentrem esforços em algo realmente eficaz. Por fim, o mercado atual conta com opções para atender todas as demandas, dentre essas, alternativas pagas e gratuitas. 

Como as ferramentas de produtividade são úteis às empresas?  

Sobretudo, as ferramentas de produtividade servem como um auxílio para que as empresas atinjam um maior nível de rendimento. Mas, além desse fato, elas geram muitos benefícios que as fazem ser muito úteis, são esses:

• diminuir gastos;
• ajudar a satisfazer os clientes;
• definir objetivos e traçar metas;
• promover destaque no mercado;
• evitar ter que fazer retrabalhos.

Vale destacar que, os apps de produtividade são importantes tanto para as empresas quanto para os funcionários, uma vez que, os ajudam a realizar o trabalho de maneira eficaz.

A todo tempo, ao aumentar a produtividade, toda a cadeia de envolvidos ganha, por meio desta, as unidades ficam com tempo para trabalhar em inovações. Assim como, os funcionários fazem um trabalho mais eficaz e os clientes são melhor atendidos.

Incentive práticas para melhor rendimento 

Sem dúvidas, investir em ferramentas é vital para aumentar o nível de rendimento das atividades, contudo, para ser efetivo o ideal é estimular outras práticas. Em geral, o líder das empresas deve abordar temas como produtividade técnicas e a sua relevância.

Para tal, é válido incentivar a criação de metas e que tanto as firmas quanto os colaboradores alimentem o hábito de planejar tarefas com antecedência. Inclusive, gerenciar o tempo, evitar adiar, focar em concluir uma ação, entre outros.

Importância de fazer um trabalho eficaz

Nos dias atuais, em meio a tanta concorrência e disputa por um lugar no mercado, realizar um trabalho eficaz significa sair à frente dos demais. Por esse motivo, é tão importante buscar meios que ajudem a efetivar as ações de melhoria do rendimento.

Acima do local onde o trabalho seja realizado, este deve ser feito da forma certa, então, home office e produtividade, também precisam andar juntos. Afinal, ser produtivo se refere a realizar um trabalho de qualidade, porém, com baixo gasto de tempo e de recursos.

Quais as melhores ferramentas de produtividade individual?

De antemão, as melhores ferramentas de produtividade para auxiliar a produção pessoal, são aquelas que atendem às suas necessidades. Logo, o que irá definir a alternativa ideal serão os seus critérios e objetivos para com o mesmo.   

Desse modo, é crucial que estas ferramentas te ajudem a melhorar seu desempenho, tal como, auxilie com as tarefas e a se manter organizado.

Dentre as principais opções atuais, se pode citar o Google agenda, Evernote, Pocket e todoist, ao ter isso em mente, confira abaixo um pouco mais sobre estes. 

Google agenda

Em primeiro lugar, seja para uso pessoal ou profissional, o Google Agenda é um ótimo recurso para controlar os seus afazeres, já que, ao programar ele te manda avisos para te lembrar sobre os eventos, encontros e o que mais for necessário. 

Tal qual, está entre as ferramentas de produtividade mais simples de usar, vale ressaltar que, você não precisa pagar nada por ela, é totalmente grátis. A mesma, viabiliza compartilhar os seus compromissos com a agenda de contatos.

Evernote

Se você está em busca de um recurso completo para te auxiliar a aumentar o seu rendimento, o Evernote é a melhor opção. Isto se dá devido ao fato de ele conseguir guardar arquivos de diferentes formatos e emparelhá-los com seu o aparelho de celular.

Conforme isso, o Evernote é basicamente um meio de organizar notas em seções diferentes e também com etiquetas, no entanto, o seu diferencial é ter sistema de lembretes e a função de realizar chats com outros usuários. 

Pocket

Em relação às demais ferramentas de produtividade, o Pocket apresenta um plano diferente que foca em manter sua atenção no que realmente importa no momento. Por exemplo, ele salva os links de vídeos, artigos e outros materiais para você acessar depois. 

Dessa forma, o usuário pode priorizar o seu trabalho, aumentar seu rendimento e usufruir das distrações em sua hora de lazer.  

Todoist

Embora o Todoist se pareça com os outros recursos, ele se distingue por guardar as suas tarefas e dividi-las por categoria, data, tema, relevância, etc. O mesmo, gera gráficos a cada atividade concluída, tem a versão gratuita e pacotes pagos para quem desejar.  

Há ferramentas de produtividade que auxiliam na comunicação?

Com certeza, há várias ferramentas de produtividade voltadas a melhorar o rendimento da comunicação dentro de uma empresa. 

Em especial, devido a esse período onde o mundo enfrentou uma pandemia e muitos precisaram realizar os seus trabalhos de casa mesmo. Ou seja, foi preciso investir em formas de manter uma boa comunicação interna na empresa mesmo nesse novo formato.

Acerca disso, hoje, são inúmeros os atributos tecnológicos de produtividade que agem para o melhor diálogo entre a equipe, são exemplos destes: 

• aplicativo Slack;
• google meet.

Para começar, o app Slack é um recurso de bate papo bem popular dentro das firmas da área de empreendedorismo digital porque ajuda a gerir os serviços do dia a dia. O mesmo permite enviar diferentes tipos de arquivos, comandar mensagens e outros mais. 

Em seguida, o Google Meet vai além do bate papo e serve como uma ótima ferramenta para realizar vídeo chamadas, então, é muito usado para realizar reuniões de firma. 

De maneira resumida, estas são essenciais para o bom diálogo, para alinhar projetos e não perder tempo na hora de trocar dados com a equipe.

Ferramentas de produtividade: quais as opções para otimizar fluxos?

A princípio, as ferramentas de produtividade usadas para otimizar fluxos são o trello, RD Station CRM, Google drive e Quickbooks. Em suma, estes recursos tecnológicos fazem mais que otimizar fluxos, eles tornam a rotina dos negócios, mais fáceis. 

Além disso, são boas aliadas na hora de realizar projetos, fazer gestão de marketing, de vendas e também controlar a parte de finanças. 

Trello e RD Station CRM

Pode-se afirmar que o Trello é um dos apetrechos de produtividade mais famosos, dado que, por meio dele é possível comandar projetos em equipe. Logo, o seu maior destaque se dá pelo mesmo viabilizar que o usuário confira  todos os trabalhos ao mesmo tempo.

A partir do trello você é capaz de criar listas de tarefas, estipular datas para a entrega e também organizar os planos de ações. Todavia, essa ferramenta tem pacotes de acesso gratuitos, com limite de recursos e três versões pagas que se diferenciam entre si.  

Enquanto isso, o RD Station CRM foca na parte mais comercial das empresas, por isso, é mais indicado para realizar a gestão de vendas. Ainda mais, este é capaz de gerar relatórios importantes para a tomada de decisões do setor de vendas da unidade.

Por último, você pode fazer uso da versão gratuita, mas também tem a opção de escolher entre dois dos seus pacotes pagos. 

Google drive e Quickbooks

Em torno das alternativas a dispor, se tem o Google drive, uma das ferramentas de produtividade do Google, que te permite guardar arquivos na nuvem, com segurança e fáceis de acessar de qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet.   

O Quickbooks, por sua vez, é um recurso que tem por objetivo, gerenciar as finanças, tanto de pessoas físicas quanto de pessoas jurídicas. Assim, ao optar por ele, o usuário é capaz de observar o fluxo de caixa, emitir boletos e notas fiscais. 

Porque utilizar sistemas para criar calendários?

Seja como for, é muito importante contar com aparatos de produtividade que objetivam criar calendários, visto que, este ajuda a cumprir tarefas dentro do prazo. Bem como, auxilia o indivíduo a se manter organizado, estabelecer metas e, por consequência, ser mais pontual. 

Aliás, essa ferramenta também permite que os usuários criem reuniões, eventos, entre outros, dentro do próprio sistema e pode solicitar participação por meio de link. 

Ferramentas para orientar o tempo de trabalho 

Nessa perspectiva, de sistemas que colaboram para usar o tempo a favor da eficácia no trabalho, há ainda, aquelas que são usadas para gerir horários. 

Por exemplo, o tomatotimer é uma ferramenta que se baseia na técnica de produtividade que consiste em trabalhar 25 minutos e descansar por 5 minutos. Assim, na prática este é um cronômetro que faz três medições de tempo: 25 minutos, 10 ou 5 minutos.

Não deixe de investir nos aparatos de produtividade

A partir de tudo que foi visto até então, fica claro a importância de as empresas investirem em ferramentas e técnicas que contribuam de modo positivo nos resultados dos seus colaboradores.