Como a gestão de estoque impacta um negócio?

A gestão de estoque é uma prática positiva para os negócios, uma vez que pode reduzir os custos com armazenagem, além de evitar perdas e desperdício de investimento.

A gestão de estoque é um processo essencial, que pode ajudar a aumentar o lucro de uma empresa. Isso porque, permite otimizar o processo de compras e focar em produtos com maior saída para não ficar com itens parados e perder o investimento. 

Para que isso seja possível, é preciso organizar os fluxos internos e integrar as informações entre a área de vendas e estoque. Dessa forma, fica mais fácil mapear mercadorias em falta e se preparar para períodos de alta nas vendas.

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é o conjunto de ações que visa administrar os produtos armazenados de acordo com a demanda dos clientes. Com isso, pode-se evitar a falta de itens para atender aos pedidos e entregas.

Por outro lado, com um fluxo eficaz do estoque também reduz os custos com o armazenamento, bem como a falta de espaço. Por isso, é uma etapa essencial para reduzir perdas para a empresa.

Qual é a importância da gestão de estoque?

A gestão de estoque ajuda a manter o equilíbrio financeiro da empresa e melhora a eficiência no atendimento. Isso ajuda também a tomar decisões mais assertivas sobre o negócio, tais como:

• realizar promoções a fim de vender itens parados;
• programar aquisição de produtos em falta.

Interface com o setor de compras e área de vendas

O setor de estoque fica em uma posição intermediária entre essas duas áreas. Por isso, para que a empresa consiga criar um fluxo organizado de entradas e saídas, é essencial que todos estejam alinhados. 

Isso significa que no fechamento de vendas, é preciso que o pedido seja enviado ao estoque para o processo de entrega, bem como para baixa. Isso evita que se mantenham produtos no site, por exemplo, sem que estejam disponíveis para envio ao cliente.

Em paralelo, esse controle também orienta o setor de compras, para que esteja atento quando o estoque de um item está em baixa. Dessa forma, com base no movimento de saída, pode tomar a decisão para repor para que não falte.

Redução de custos para a empresa

Um bom controle de estoque também ajuda a reduzir os custos da empresa, uma vez que é possível usar menos espaço. Afinal, ao identificar o movimento de saída, os gestores podem programar as compras para não ficar com excesso de mercadorias.

Quais são os princípios para uma boa gestão de estoque?

Os pontos-chave para a gestão de estoque são o monitoramento, previsão de demanda e a qualidade. A seguir, entenda sobre cada um desses aspectos e como podem mudar os resultados de um negócio.

Monitoramento

Essa é uma etapa que requer um inventário minucioso dos itens em estoque, para que os números reflitam a realidade. A forma de fazer isso depende do modelo que a empresa possui, e pode ser de modo manual ou por meio de um sistema informatizado.

Além das baixas por vendas realizadas, também é essencial estar atento aos prazos de validade, no caso de produtos perecíveis. Assim, caso ocorra o descarte de alguma mercadoria, isso deve estar registrado também no controle de estoque.

Previsão de demanda

Com base nos registros de saída do estoque também é possível projetar o volume de vendas, bem como indicar os produtos com maior saída. Isso ajuda a planejar melhor as compras, de acordo com os prazos de entrega de cada fornecedor. 

Também pode-se prever aumentos pontuais nas vendas em períodos como feriados e ações de marketing promocional, como a Black Friday, por exemplo. Com isso, a empresa consegue suprir a demanda de forma rápida e organizada.

Qualidade e redução de perdas

Esse ponto diz respeito ao cuidado com o local onde ficam os produtos, a fim de evitar danos, tais como:

• contato com umidade, poeira e outros agentes;
• quedas em razão de empilhamento incorreto;
• quebra de produtos frágeis.

Os cuidados com o estoque dependem do tipo de produto com o qual a empresa trabalha. Por isso, é preciso que os responsáveis estejam atentos à forma correta de armazenar cada tipo de item e os principais riscos.

Também no momento de movimentar cargas, é essencial que se tomem os cuidados para que estejam bem embaladas. Dessa forma, a empresa consegue evitar prejuízos maiores.

Quais são os indicadores para a gestão de estoque?

As principais métricas na gestão de estoque são aquelas relativas ao giro de mercadorias, custos e tempo que permanecem armazenados. A seguir, veja alguns exemplos de índices importantes para monitorar.

Giro de estoque

Esse índice mostra o fluxo do estoque, dessa forma, quanto mais alto for indica um melhor desempenho da empresa. Para chegar a esse número, basta seguir o passo-a-passo abaixo:

• estoque médio do período =  número inicial + final dividido por 2;
• então, divida o número total de vendas, pelo resultado acima.

Em um caso prático, se uma loja iniciou o mês com 500 peças e durante o período, efetuou 300 vendas, mas comprou outras 100 unidades. Assim, terminou com 300 produtos no estoque, dessa forma:

• estoque médio = 500+300/2, o que resulta em 400;
• número de vendas – estoque, logo 300/400=0,75.

Neste caso, o giro ficou em 0,75 dentro do período, ou seja, fica muito próximo de 1 o que mostra um bom índice.

Nível de estoque

Esse é um indicador simples, que mostra o número de itens em estoque de cada produto.  Porém, monitorá-lo é essencial para evitar que um item de alto volume de saída acabe antes de ser reposto.

Tempo médio de armazenagem

Isso diz respeito ao tempo que uma mercadoria fica no estoque até a venda, para isso se leva em conta a data de entrada e saída. Esse é um índice importante que ajuda a identificar os produtos com maior aceitação pelos clientes. 

Com base nisso, a empresa pode decidir, por exemplo, deixar de comprar ou adquirir menor quantidade daqueles que ficam muito tempo parados.

Custos com estoque

Nesse caso, é preciso levar em conta todos os custos relacionados à manutenção do estoque, como por exemplo:

• despesas com pessoal;
• máquinas, como empilhadeiras, por exemplo;
• custos com energia, ainda mais no caso de produtos refrigerados;
• seguros.

Índice de ruptura

Esse é um indicador que mostra quando há falta de produtos e requer atenção, porque pode impactar na satisfação dos clientes. Para calcular, basta usar uma fórmula simples: número de itens indisponíveis/ itens em estoque X 100.

Quais são os maiores erros na gestão de estoque?

Alguns erros comuns na gestão de estoque são a falta de registro e o excesso de itens. De um lado, a empresa deixa de ter o controle sobre os produtos e pode sofrer com perdas por conta de prazo de validade, por exemplo. 

Já o volume alto de um tipo de produto que não corresponde às vendas resulta em um valor investido sobre o qual não tem retorno. Então, precisará buscar formas de dar vazão a essas mercadorias, ainda que com uma margem de lucro menor.

Por outro lado, se há escassez de um produto, pela falta de reposição, a empresa pode sofrer com a perda de vendas, já que o cliente poderá buscar em um concorrente.

Como colocar em prática a gestão de estoque?

O primeiro passo para uma boa gestão de estoque é interligar as áreas relacionadas, como a de vendas e de compras. Isso fará com que os movimentos de entradas e saídas estejam sempre atualizados e seja possível se antecipar para evitar falta de produtos.

Outro ponto muito importante é investir na capacitação da equipe, para que siga as melhores práticas ao administrar os produtos. Isso inclui tanto cuidados no transporte, como na organização, a fim de facilitar a localização dos produtos e a logística.

Ferramentas para gestão 

O uso de softwares para a gestão do estoque também pode ajudar a ter o controle e ainda poupar o tempo nesse trabalho. Algumas empresas, por exemplo, possuem um ERP para alavancar vendas.

Esse tipo de sistema, faz a integração dos diversos setores de um negócio, desde o estoque até as vendas. Dessa forma, permite fazer a gestão de forma mais rápida e com menor custo.

Quais são os métodos mais comuns de gestão de estoque?

Na gestão de estoque, há algumas técnicas conforme o ramo e o tipo de produto, como o PEPS, UEPS e Just in time. Na sequência, entenda melhor como funciona cada um deles e em que tipo de situação se adequa melhor.

Just in time

Esse método tem como objetivo manter um estoque mínimo, por isso foca em comprar quantidades menores para atender um curto período. É uma boa opção para quem não dispõe de um grande espaço para guardar os produtos. 

Por outro lado, requer uma boa organização com os fornecedores em termos de prazos. Do contrário, poderá ter problemas em suprir a demanda dos clientes por falta de itens, o que acarreta em perda de vendas.

PEPS

A sigla é uma redução para a expressão “Primeiro que Entra Primeiro Sai”, ou seja, por essa lógica, a empresa busca vender sempre os itens mais antigos. Essa é uma técnica muito comum em supermercados e lojas que vendem produtos perecíveis. 

Com isso, é possível evitar a perda de mercadorias em função do prazo de validade. Por isso, é essencial manter um controle rígido sobre os prazos e o giro de estoque para que funcione da forma correta.

UEPS

Ao contrário do PEPS, esse modelo quer dizer “Último a Entrar, Primeiro a Sair”, ou seja, os itens mais novos seriam vendidos primeiro. No entanto, não é o mais indicado quando há produtos com data de validade curta, pois podem se perder.

A organização é essencial para a gestão de estoque?

Na gestão de estoque, a organização é um ponto essencial, porque facilita o acesso aos produtos e o controle das informações. Afinal, de nada adianta ter um bom software se os dados não estão corretos e atualizados.

Nesse contexto, é essencial que a equipe saiba como usar as ferramentas e também se crie um fluxo interno que seja comum para todos. Dessa forma, qualquer pessoa consegue se localizar e encontrar os produtos de forma fácil.

Com esses cuidados, a empresa pode ganhar mais eficiência e aumentar suas receitas, uma vez que reduz as perdas e otimiza o processo de compra de produtos.

Fora isso, os gestores conseguem acompanhar em tempo real o movimento e saber em que tipo de produtos investir mais conforme o volume de compras. Dessa forma, conseguem atender o público de modo eficaz e alcançar mais vendas.