O que é workflow e como ele impacta na produtividade de uma empresa?

Saber o que é workflow dá às empresas uma noção mais exata sobre como gerir o tempo e delegar as atividades para os colaboradores conforme as suas qualificações.

Saber o que é workflow permite que as empresas tenham colaboradores cada vez mais efetivos nas suas funções, pois saberão exatamente o que fazer. Por isso, este artigo irá mostrar os detalhes sobre esse método de gestão de fluxo de trabalho e como otimizá-lo.

O que é workflow?

Entende-se o que é workflow como uma forma de organizar o fluxo de trabalho de uma empresa e todos os seus membros. A princípio, o conceito é vital para que as organizações deleguem de uma maneira clara e objetiva as funções de cada colaborador. 

A ideia desse método é seguir uma ordem lógica de planejamento e gestão de pessoa para que cada atividade saia como o planejado. Desse modo, é possível trazer para a empresa uma série de benefícios, como:

• ter um fluxo de trabalho mais objetivo;
• delegar tarefas e funções para os colaboradores mais capacitados;
• rapidez nos processos;
• ter um padrão de qualidade mais alto nas atividades;
• cada membro da equipe saberá o que fazer;
• menos dúvidas sobre as funções que cada um deve executar.

Entre muitas outras vantagens que são frutos de um workflow feito sob medida. Aliás, a aplicação desse método irá variar de acordo com a organização, o tipo de negócio que ela lida e sua rotina.

Como saber o que é workflow impacta na produtividade das empresas?

Saber o que é workflow permite que as empresas tenham um ganho de produtividade muito alto em vários setores. Ao passo que ao conhecer, entender e aplicar este conceito, as organizações poderão delegar melhor as funções de todos os seus membros.

O objetivo é bem simples, ou seja, estruturar a fluência de tarefas e atividades que cada colaborador deve executar dentro do negócio. Além disso, dar ao profissional mais qualificado o ofício que lhe cabe, isto é, aquele que tem mais capacidade para executar.

Isso vai resultar tanto na qualidade de um serviço bem feito quanto no prazo, o que significa dizer que eles irão entregar no tempo estabelecido. Assim, o negócio irá:

• crescer com uma maior naturalidade;
• ganhar mais clientes e nome no mercado.

Esse, no entanto, é apenas alguns dos fatores em que o fluxo de trabalho afeta de forma positiva uma organização e sua maneira de atuar. Portanto, veja mais a seguir sobre como a aplicação do Workflow pode impactar as empresas.

Eficiência nas operações

O workflow impacta as empresas ao ponto de melhorar a qualidade da execução das tarefas. No entanto, é importante destacar que todo esse processo precisa de um bom plano de ação para causar os efeitos desejados.

O fluxo de trabalho precisa seguir uma sequência de fatores, por exemplo, os responsáveis mais adequados para efetuar cada tarefa. Além disso, os prazos para entregar cada atividade precisa estar bem clara. 

Isso irá ajudar todos os setores da empresa a seguirem um mesmo padrão de qualidade. Seja a equipe de marketing, vendas, atendimento ao cliente, suporte e as demais áreas vitais de um negócio.

Eliminação de erros e gargalos

Também vale destacar que esse método de organização de trabalho ajuda a identificar, bem como evitar possíveis erros e gargalos. Ao passo que a equipe não vai precisar fazer a refação de suas tarefas, dando a eles mais tempo de sobra e qualidade no serviço.

Colaboração e coordenação

O workflow ajuda uma empresa a definir qual será a sequência mais interessante para a execução das tarefas, bem como os responsáveis por elas. Além disso, permite a interação entre todos os membros de uma equipe.

Como resultado, há uma maior colaboração de cada funcionário, ao passo que a coordenação das atividades terá efeito na organização do trabalho na totalidade.

Isso alinha todos os setores para atuarem em conjunto, o que contribui para a formação de um padrão de qualidade nas tarefas. Contudo, tais ações também irão evitar confusões, refação e esforço desnecessário, por isso, é vital que tudo esteja muito claro.

Redução dos erros

O workflow serve como orientação para a equipe de uma empresa, ao passo que eles farão tudo de forma mais organizada. Desse modo, há a redução de erros, visto que todos saberão o que fazer, bem como executarão as tarefas conforme as suas capacidades.

Esse cuidado terá impacto direto no sucesso do negócio, pois não haverá problemas com a qualidade do trabalho e nem com os prazos de entrega. 

Tudo será feito com a máxima qualidade que a equipe pode entregar, o que resulta no crescimento da produtividade de todos. Assim, evita que tanto o colaborador tenha dor de cabeça ao não cumprir suas funções, quanto a empresa em lidar com atividades mal feitas.

Uma melhor gestão do tempo

Com o workflow, as empresas podem fazer uma organização das tarefas, bem como gerir o tempo para priorizar aquelas que são mais importantes. Ou seja, dar mais importância para as atividades que requerem uma certa urgência.

Também é possível definir os prazos para que o colaborador possa cumprir a sua função, tudo conforme a capacidade que ele possui. Em síntese, isso permite que o funcionário se dedique e foque somente na sua responsabilidade, o que dá mais qualidade a ela.

Diminui a procrastinação

Outro ponto que é importante citar é que a gestão do tempo evita que haja o aumento da procrastinação da equipe. Nesse sentido, irá levá-los a ter um ganho de produtividade mais satisfatório. 

Automação dos processos

O uso de algumas tecnologias e ferramentas pode auxiliar no processo de automação do fluxo de trabalho de uma empresa e suas etapas. Por exemplo, no caso de haver algumas repetições de tarefas, o que vai ajudar a ganhar tempo e focar em outras mais importantes.

Esse processo também evita erros de ação humana, o que já é uma grande vantagem, assim, as atividades terão uma maior taxa de sucesso. Contudo, a automação ainda dá mais rapidez para que as tarefas padrões possam ter sua conclusão em menor tempo.

Otimização contínua

Ao entender o que é workflow, qualquer empresa irá crescer de forma natural, uma vez que isso dará mais produtividade para sua equipe. No entanto, aplicar esse método vai ainda mais além nos resultados ao permitir:

• que as empresas monitorem o progresso das atividades dos colaboradores;
• a identificação de erros e possíveis gargalos que atrapalham as tarefas;
• entender quais áreas precisam de melhorias;
• fazer ajustes para trazer mais produtividade a equipe.

Essas são algumas das questões mais notáveis que uma empresa terá ao adotar um fluxo de trabalho bem feito para a sua equipe. Assim, o negócio poderá crescer de uma forma natural, visto que terá um time produtivo.

Quais são os benefícios de saber o que é workflow?

Saber o que é workflow dá às empresas um maior entendimento de como aplicar esse método para trazer mais eficiência à sua equipe. Desse modo, todas as tarefas serão feitas com uma maior taxa de qualidade, além disso, vale destacar outras vantagens:

• uma comunicação interna mais eficaz, clara e objetiva;
• menos erros humanos, visto que a maioria dos processos serão autônomos;
• redução dos custos, pois com a diminuição de falhas, não haverá refações;
• tarefas feitas com mais qualidade.

Esses são alguns dos benefícios mais notáveis que a sua empresa terá ao adotar o método de trabalho e organização workflow. Afinal, qualquer negócio precisa de um capital humano que seja capaz de executar suas funções com qualidade, bem como dentro dos prazos.

Quais métricas de desempenho avaliar ao aplicar o que é workflow na prática?

Há muitas métricas sobre o que é workflow para medir, como o tempo de ciclo. Esse indicador se refere ao período que o colaborador leva para concluir uma tarefa. Isso ajuda a identificar a eficiência do processo.e identificar erros, contudo, existem outros, como:

• o tempo de espera, essa métrica mede o período que uma tarefa leva para iniciar;
• taxa de retrabalho, mede a quantidade de tarefas que precisam de refações;
• índice de erros, mensura a proporção dos erros no fluxo de trabalho;
• produtividade, mede a taxa de trabalho feita em um certo período;
• satisfação do cliente, ajuda a entender a qualidade das tarefas.

Essas são as principais métricas para medir no workflow da sua empresa. No entanto, é vital que você defina metas para que elas possam fazer sentido, bem como mensurar da maneira certa.

O que é workflow e como usar na sua empresa?

Agora que sabe o que é workflow, você poderá usar em sua empresa para as tarefas mais repetitivas, de acordo com a realidade e a necessidade da firma. Veja ainda outras maneiras de aplicá-lo:

• ad roc, ideal para tarefas individuais ou equipes menores de trabalho;
• produtivo, recomendado para aquelas funções mais difíceis e complexas;
• colaborativa, é o modelo que requer ação conjunta com outras equipes;
• transacional, várias atividades ao mesmo tempo, com supervisão humana.

Cada um desses modelos são aplicáveis de acordo com a demanda do seu negócio. Por isso, o ideal é que estude bem sobre eles para saber como e qual adotar, a fim de ter o melhor resultado.