Prefere conteúdo pelas redes sociais? Então siga minhas redes para receber conteúdo em primeira mão.
A metodologia 5S é uma ferramenta administrativa japonesa que irá ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade e reduzir os custos ao buscar a qualidade total.
A metodologia 5S é uma ferramenta administrativa que surgiu no Japão na década de 50 e tem como objetivo organizar a empresa, reduzir despesas e remover tudo o que é desnecessário. Além disso, o foco é a qualidade dos processos e serviços do negócio.
O que é a metodologia 5S?
A metodologia 5S é uma ferramenta administrativa que é empregada nas empresas como um todo ou em áreas específicas. Um dos seus objetivos é limpar o local de trabalho e deixar à mão somente o que é necessário.
Parece simples, mas no dia a dia de uma produção ou serviço, nota-se o quanto de material sem uso ou itens sem serventia, se guarda com a ideia de que vai precisar em outro momento.
Surgem, assim, os sensos que têm como foco direcionar os esforços para 5 níveis. Desse modo, o S do 5S, ou seja, dos cinco elementos são:
- seiri: liberação da área, utilização e organização;
- seiton: arrumação e ordem;
- seison: limpeza;
- seiketsu: saúde, padronização e asseio;
- shitsuke: autodisciplina e disciplina.
Colocar uma empresa em ordem é uma tarefa difícil, apesar de já existirem aplicativos de organização que facilitam isso, mas com o 5S ficará mais fácil. Isso porque, ela é voltada para “faxinar” os negócios em diversos níveis e para integrar a todos.
Como surgiu a metodologia 5S?
A metodologia 5S surgiu na década de 50 com a finalidade de reorganizar o Japão após a Segunda Guerra, considerando a escassez de recursos. Já no Brasil, a execução começou a partir dos anos 90.
É importante relembrar o cenário econômico e político no qual o país passava, isso porque, ele havia acabado de sair de uma guerra, um episódio que deixou marcas profundas na nação japonesa e em todo o mundo.
A partir disso, a metodologia entra nesse meio, primeiro, como uma forma de ajudar a alavancar economicamente o Japão.
Segundo, para que fosse um exercício diário da importância da disciplina, limpeza, organização e de se manter somente o necessário. Afinal, era preciso se reerguer com rapidez e procurar o seu lugar no novo mundo que se desenhava.
Nesse sentido, acima de tudo, deveria ser algo que pudesse ser posto em prática naquele momento da história, afinal, não havia muitos recursos disponíveis.
O criador da ferramenta
O Kaoru Ishikawa desenvolveu a metodologia 5S que se tornou um dos fatores essenciais para recuperação das empresas no Japão e na implementação da qualidade total do país.
Até hoje, aliás, é considerada a principal metodologia de gestão da qualidade e produtividade devido a sua facilidade de implementação e sua eficácia.
Reza a lenda que certo dia perguntaram ao Dr. Kaoru Ishikawa de que forma poderiam iniciar a implantação da qualidade total em uma empresa. Então, ele respondeu para começar varrendo no sentido literal, ou seja, limpando o local de trabalho.
Esse foi o princípio da metodologia que mudaria a forma de ver a qualidade e a sua importância dentro de uma empresa, fazendo uma referência direta com limpeza e organização.
Como a metodologia 5S foi disseminada?
A metodologia 5S surgiu e foi disseminada em todo o mundo a partir do Oriente. Aliás, ela foi implantada em várias empresas com a prática diária de seus princípios.
Com isso, conseguiram criar e desenvolver condições básicas para outros programas de melhoria contínua como o PDCA. Pode-se dizer, então, que o 5S foi e continua sendo a base para várias outras ferramentas.
Todas, de fato, voltadas para o aumento da melhoria da produtividade e da competitividade das empresas, assim como o lean manufacturing.
Cenário no Brasil
No Brasil, o conceito de melhoria e qualidade começou a ser visto a partir dos anos 70. Inclusive, foi em 1977 em São Paulo, a primeira edição do Prêmio Qualidade Brasil, que teve como objetivo incentivar a excelência em todos os níveis nas indústrias.
A partir daí, o foco das empresas nacionais virou-se para as ferramentas de gestão e seus frutos. Infelizmente, diante do cenário econômico que o país enfrentava, acredita-se que houve um certo atraso quanto à introdução desses métodos.
Em 1991, através dos trabalhos desenvolvidos pela Fundação Christiano Ottoni, a metodologia 5s foi devidamente implementada no país por grandes empresas.
Qual o significado do S da metodologia 5S?
No geral, são 5 caminhos e todos eles começam com a letra S, aliás, são palavras japonesas. Ao chegar no Brasil, mantiveram-se tanto na escrita quanto no seu sentido original.
Seiri
Senso de Utilização, ele diz respeito a observar toda a sua área de trabalho, como peças, materiais, mesa e então, manter nela somente os itens que são essenciais para a função que irá realizar.
Nesse sentido, tudo o que sobrar deve excluir ou guardar. A intenção desse processo é diminuir os obstáculos à produtividade na rotina do trabalho. Um dos exemplos atuais é converter documentos físicos em digitais ou aplicar um sistema de gestão.
Digitalizar arquivos e guardar na nuvem, por exemplo, assim como, o post it de papel pode dar lugar às notas adesivas na tela do computador. A era digital tem muito a ajudar nesse senso, basta encaixar no setor ou na empresa como um todo.
Seiton
Senso de ordenação, ela enfatiza a importância de um local regular. Aqui ela diz respeito à disposição das ferramentas e equipamentos de uma forma que deixe o fluxo de trabalho mais fluido.
Logo, tudo que é preciso para executar a sua função deve estar em lugares onde serão úteis. O objetivo do Seiton é eliminar os movimentos que são desnecessários, afinal, pagar um funcionário para ele procurar um objeto ou pasta, por exemplo, é desperdício.
Outro contexto que faz muito sentido é quando a empresa tem mais de um turno de expediente. Desse modo, imagine um colaborador chegar para iniciar o seu dia de trabalho e ter uma mesa com desorganização, bem como objetos fora do lugar.
Essa situação é comum, porém, acaba por desanimar o funcionário e pode até levar a divergências entre a equipe. Enfim, há uma melhora considerável na qualidade do trabalho quando a metodologia 5S é empregada, em especial, o Seiton.
Seiso
Senso de limpeza, diz respeito à necessidade de manter o local de trabalho o mais limpo possível. Aliás, é bom fazer uma observação do quanto a limpeza é importante na cultura japonesa, tanto que isso lá é um ato diário nas corporações.
Ao final de cada dia de trabalho, o ambiente deve ser limpo e cada item deve ser posto em seu devido lugar. Portanto, ao chegar no outro dia, o funcionário saberá onde está o material de serviço.
O foco é lembrar que a limpeza é diária e faz parte do trabalho. Ou seja, não é uma atividade ocasional só para quando os objetos estão fora do lugar ou com sujeira aparente.
Entra no conceito a aparência pessoal, higiene e uma boa apresentação para o trabalho. Um exemplo é quando em alguns casos, a empresa colocar o uso de uniforme, assim, passa mais credibilidade para o cliente.
Seiketsu
Senso de saúde, refere-se a padronização do ambiente de trabalho, ou seja, manter os objetos iguais em locais similares. Aqui, ele se refere a rotina, ou seja, o ato de normalizar essas ideias.
O objetivo do seiketsu é um layout padrão, então, esse procedimento induz para uma prática de trabalho que favorece à saúde física, mental e ambiental.
Shitsuke
Senso de autodisciplina, diz respeito à manutenção e a revisar os padrões, assim, uma vez que os quatro sensos anteriores tenham sido feitos com sucesso, transformam-se em uma nova forma de trabalhar. Isto é, não é permitido um regresso ao modelo antigo.
Caso apareça uma nova melhoria no setor ou até mesmo uma nova ferramenta de trabalho, no entanto, pode ser aconselhável a revisão dos quatro princípios anteriores.
É importante orientar o gestor e o colaborador através de treinamentos, palestras e capacitação, a fim de dar o suporte para que ele continue seguindo a metodologia 5S.
Quais os principais benefícios da metodologia 5S?
Entre os principais benefícios da metodologia 5S estão a maior produtividade e a redução da perda de tempo à procura de objetos. Assim como, a diminuição de despesas e o melhor aproveitamento dos materiais.
O 5S é a base perfeita para aplicar outras ferramentas administrativas e a gestão integrada, logo, se trata de um método simples e de fácil implementação. Aliás, em curto prazo, ela traz várias melhorias, por exemplo:
- ajuda a combater o desperdício de recursos;
- diminui a desorganização;
- maior qualidade de trabalho;
- melhora o serviço;
- diminui a dificuldade de concentração;
- maior satisfação com o trabalho;
- ajuda na redução de custos de instalações;
- diminui os acidentes de trabalho.
Melhora o ambiente de trabalho e, a princípio, ajuda nas relações em grupo. Já em longo prazo, o 5S contribui para criar um ambiente sustentável, seja a nível individual, empresarial e na sociedade, em geral.
Por que escolher a metodologia 5S para a sua empresa?
Uma das principais razões para escolher a metodologia 5S é o seu baixo custo para a sua implementação. Aliás, ela é vista como uma mudança de atitude e hábito das pessoas.
Algumas fases, no entanto, podem ter os custos mais altos do que outras, o que dependerá do número de indivíduos envolvidos no processo, da estrutura da empresa e da situação em que ela se encontra.
Só que, no geral, é uma ótima alternativa e que possui efeito certo. De fato, eles vão desde a melhora na produtividade até funcionários mais proativos.
A metodologia 5S vale a pena ser colocada em prática nas empresas, pode ser dividida por setores ou áreas, a certeza é que todos sairão ganhando com essa prática, que há anos auxilia o ser humano a atingir o melhor que pode ser no ambiente de trabalho.
