GTD: conheça o método que irá ajudar a gerir o seu tempo para que seja mais produtivo

O método GTD ajuda as pessoas a gerirem o tempo com muito mais eficiência com o propósito de executar bem as tarefas diárias para que possam aproveitar mais o dia.  

Com o GTD, uma pessoa pode gerir o seu tempo com mais qualidade, bem como ser muito  mais produtivo no seu dia. Todavia, esse método precisa de algumas noções básicas para que você entenda como ele funciona, então, veja tudo isso com detalhes neste artigo.

O que é o método GTD?

GTD (Getting Things Done) é um método que ajuda as pessoas com a gestão do tempo, ou seja, controla melhor as suas atividades do dia. Assim, quem adota essa prática pode aproveitar mais a vida, pois irá:

• organizar suas obrigações;
• ter mais horas livres;
• aumentar a produção pessoal.

Entre muitas vantagens que você pode adquirir no processo, afinal, nos dias atuais, o tempo é valioso. Saber gerir as tarefas é vital para a área pessoal e também para as empresas, a fim de que elas saibam como aumentar o engajamento dos funcionários.  

Quem criou esse método foi David Allen, em 2001, no seu livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Em português, a obra tem o título de “A Arte de Fazer Acontecer: Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.

Com isso, usar no dia a dia de um negócio para que todos tenham um melhor desempenho, pode ser uma ótima ideia. Em síntese, alinhar esse método de gestão de tempo com o marketing pessoal trará ainda mais benefícios para quem o adotar.

Qual a filosofia do GTD?

A filosofia do método GTD é fazer com que as pessoas possam ter uma melhor consciência e clareza na mente. Ou seja, é mais do que um gestor de tempo e otimizador de atividades. Ele faz com que só aquilo que é necessário ocupe espaço na sua cabeça.

Foco no que importa no dia

Você pode ter um foco mais preciso sobre muitas questões do seu dia para que possa torná-lo mais agradável e produtivo. Assim, terá um psicológico com mais equilíbrio, bem-estar e uma mente livre para criar novas ideias, além de pensar com mais clareza.

Como funciona o método GTD?

O método GTD funciona se as pessoas se envolverem na prática com muita dedicação, contudo, isso começa com um bom mindset. Ou seja, uma maneira de fazer com que a aplicação deste método tenha sucesso, depois disso você irá se habituar aos:

• 4 princípios;
• 5 níveis.

Nos tópicos a seguir, essas etapas serão explicadas com muito mais detalhes para que entenda a importância que eles têm em todo o processo. Então, leia com atenção para que se livre da procrastinação e tenha uma mente bem mais produtiva.

Quais são os 4 princípios do método GTD?

Os 4 princípios do GTD são a utilidade do cérebro, mente como a água, acordos internos e perspectiva, sendo essa ampla vs detalhes práticos. Veja nos tópicos a seguir com muito mais detalhes do que eles se tratam.

1- A utilidade do cérebro 

Esse método defende a ideia de que o cérebro humano não deve guardar muitas informações, o ideal seria colocar os dados em outros locais. Assim, a mente teria muito mais espaço livre e poderia funcionar da melhor forma.

O intuito desse princípio do GTD é fazer com que o cérebro não armazene nada que não tenha muita importância no dia a dia de uma pessoa. Como resultado, as decisões serão bem mais assertivas, por exemplo, estudar o neuromarketing para usar em seu negócio.

2- Mente como a água

Este é o segundo princípio do método para aumentar a produtividade, que vem das artes marciais com a ideia de moldar a mente. Para exemplificar, imagine que você coloca água em um jarro e ela começa a tomar a mesma forma do objeto.

O intuito é fazer com que o cérebro faça o mesmo e se adapte às diversas situações e desafios que uma pessoa enfrenta. Por isso, esse princípio sugere que o ideal é ter sempre o foco para se ajustar às situações e assim, conseguir resolvê-las.

3- Acordos internos

O terceiro princípio do GTD parte da ideia dos dois aspectos anteriores. A sua defesa é que a maneira mais adequada de ter o foco em uma tarefa é não pensar nela.

Imagine que você queira criar posts para o seu site ou redes sociais, para fazer isso com perfeição deve tirar essa atividade da cabeça. Dessa forma, irá ganhar uma melhor perspectiva sobre o que faz, bem como a consciência do que ainda tem para realizar.

4- Perspectiva ampla e detalhes práticos

No quarto e último princípio do GTD, o grande destaque é o equilíbrio que você deve ter entre todas as suas metas e a execução delas. De modo que, quanto mais organização tiver sobre elas, maior será a capacidade de ver a vida de uma forma ampla, como:

• propósitos;
• objetivos no aspecto espiritual;
• missão para a vida;
• realizações pessoais e profissionais.

Esses são alguns exemplos de pensamentos que as pessoas têm no cotidiano e que são seus desejos de maior importância. Isso traz um significado para suas vidas de modo que imaginam de um jeito espontâneo.

A ideia é simples, organize as suas tarefas do dia para que possa cumprir todas. Desse modo, a sua mente terá mais tempo para pensar naquilo que mais importa. 

Quais são as etapas do método GTD na prática?

O método GTD tem sua divisão em cinco etapas, cuja primeira é coleta ou captura das ações que exigem atenção. Dessa forma, conheça cada uma delas com mais detalhes logo abaixo.

1 – Capturar ou coletar

A ideia é fazer com que a sua mente fique livre de atividades simples, por exemplo, alimentar seus pets e outras, como:

• telefonemas;
• e-mails;
• organizar o guarda-roupa;
• fazer posts geniais para redes sociais.

Qualquer tarefa que prenda o seu pensamento, assim, depois de coletar essas atividades, você irá colocá-las em algum espaço externo. Seja um app para gerenciar seus afazeres, documentos no computador ou uma agenda.

2- Esclarecer 

Nessa etapa do GTD, você vai esclarecer tudo o que fará com a coleta de atividades que estavam presas na sua mente. O passo que deve executar a seguir é analisar cada tarefa, de modo que irá verificar se ela precisa de alguma ação.

As possibilidades de ação

Com isso, há duas possibilidades, o sim ou não, para que organize e classifique de acordo com a urgência que cada item pede. Por isso, é vital que você faça tudo conforme a importância de cada atividade.

Sim

No caso de a resposta da ação seja um sim, o que se deve fazer é organizar de acordo com a urgência que elas pedem. Por exemplo, das tarefas que precisam de ação imediata, que podem ser feitas outra hora e as que não tem data específica.

Não

No caso da resposta ser um não, o processo tem a mesma base, onde se irá classificar cada item de acordo com as possibilidades. Por exemplo, deletar ou jogar fora, inserir na lista de tarefas para algum dia e aquelas no qual fará uma consulta.

3-  Organização

Depois de colocar cada item em seu lugar, você vai fazer anotações para definir alguns aspectos importantes. Para exemplificar, organize as atividades que precisam de uma presença física, como fazer compras, limpar a casa e entre outras.

Também inclua as tarefas online, tal qual pagar contas, criar conteúdo para blogs, digitar um documento ou enviar um e-mail muito importante. Além disso, é crucial que defina um tempo para cada ação, bem como inserir etiquetas para identificar melhor cada item.

4- Revisar ou refletir

Depois de fazer uma lista para classificar cada atividade, no quarto passo do método GTD você irá revisar este índice pelo menos uma vez na semana. Essa análise serve para que reflita nas tarefas, o que deve fazer para melhorar ou se a importância dela é a mesma.

Isso irá ajudar a entender como está o processo de cada uma delas. Bem como as próximas ações que terá que executar e quais ajustes serão necessários. Contudo, olhe também a lista das atividades sem datas específicas para avaliar sua urgência.

5- Engajar ou fazer

A quinta fase do GTD é executar as tarefas de acordo com todo processo que você fez até aqui ao criar a lista de prioridades. Nessa etapa, tanto a pessoa que elaborou esse método pode usar por conta própria, quanto engajar outras também.

Para resumir, tudo está na sua frente para que possa realizar cada atividade, sejam ações simples, como tarefas de casa ou no âmbito profissional. Neste último, os resultados serão ainda melhores, como alinhar o marketing digital para otimizar o seu trabalho online.

Quais os tipos de atividades no método GTD?

No método GTD existem três tipos de atividades, cuja primeira delas são as não planejadas. Ou seja, são aquelas que surgem de forma inesperada e você tem que lidar com elas da melhor forma, mas há outras, como:

• as pré-definidas, são aquelas da lista de ações sem dias específicos;
• as que estão sem definição.

É importante ter cada uma dessas tarefas em plena organização para que você saiba exatamente qual é o momento certo de executá-las.

Quais são os níveis do método GTD?

Os níveis do GTD são 5, que começa antes pelo nível ground, cuja ideia é buscar entender o método e organizar a sua vida. É a etapa de ler o livro para aplicar os demais passos, são eles:

1. projetos, para organizar aqueles em andamento ou possam vir a acontecer;
2. áreas de foco, planejar a vida conforme as responsabilidades;
3. objetivos para dois anos;
4. visão entre 3 a 5 anos;
5. propósito de vida.

Esses são os níveis deste método que você pode basear e adotar a seguir para conseguir otimizar todo o seu tempo. Portanto, busque pôr em prática cada um destes aspectos para aproveitar melhor a sua vida.