Saiba como funciona a gestão de compras e a importância dela para o crescimento de uma empresa

A gestão de compras é uma atividade que envolve todo o processo de aquisição de materiais e serviços necessários para o bom funcionamento de uma empresa.

A gestão de compras é um dos aspectos mais essenciais dos negócios modernos. Colocar em prática uma estratégia sólida pode ter um grande impacto nos lucros de uma empresa, independente do tamanho dela, bem como na eficiência geral das suas operações.

Do que se trata um sistema de gestão de compras?

Um sistema de gestão de compras é o processo de planejar, comprar, receber, guardar e controlar os materiais que uma empresa precisa. Por isso, ele é uma das atividades vitais para qualquer negócio, apesar do tamanho ou setor em que ele atua.

A meta principal desse modelo é garantir a disponibilidade dos itens necessários no tempo certo, na quantidade correta e com um preço justo. Dessa forma, é possível aumentar os resultados da organização. Esse sistema envolve várias atividades, como:

• contratação de fornecedores;
• planejamento de compras;
• controle de estoque;
• recebimento e conferência de mercadorias;
• pagamento dos fornecedores.

Como criar um sistema de controle de estoque eficaz?

Ter um bom controle de estoque é vital para diminuir os gastos, alavancar a eficiência e reduzir os custos de armazenamento. Para que isso aconteça, é preciso seguir alguns passos:

1. conheça o seu estoque;
2. defina os processos;
3. use a tecnologia;
4. questione os fornecedores;
5. defina um nível de segurança;
6. monitore o estoque.

Conheça o seu estoque e defina os processos

Antes de começar a operar um sistema de controle de estoque, é preciso saber quais produtos estão disponíveis e em quais quantidades. Do mesmo modo, é importante saber quais itens têm uma maior e menor demanda.

Outro aspecto fundamental é definir os processos para o controle desse estoque. Isso inclui definir a frequência de contagem, como os produtos serão guardados e a forma de registro desses dados.

Use tecnologia e questione os fornecedores

Há muitos sistemas de controle de estoque disponíveis no mercado que podem ajudar a automatizar os processos e a manter os dados sempre atualizados.

Além disso, é importante cobrar os fornecedores sobre os prazos de entrega e a disponibilidade dos produtos. Dessa forma, você pode ajudar a planejar melhor a reposição do seu estoque.

Defina um nível de segurança e monitore o estoque

Definir um nível de segurança é essencial para que a empresa não deixe seus clientes na mão. Em outras palavras, é preciso ter uma quantidade mínima de produtos para garantir que eles nunca faltem.

Por fim, é importante ficar de olho no estoque sempre para identificar problemas e fazer ajustes quando for preciso. Isso pode incluir uma mudança na frequência da contagem, na forma como os produtos são guardados e na quantidade de itens em estoque.

Por que a gestão de compras é importante para o seu negócio?

A gestão de compras garante que as empresas tenham os recursos que elas precisam para operar e atender seus clientes de maneira eficiente e eficaz. 

Portanto, é a partir dela que se torna possível achar produtores de confiança e negociar preços. Além disso, também é possível avaliar a qualidade dos produtos ou serviços da marca para gerenciar estoques e a logística de entrega.

Sem uma boa gestão empresarial como um todo, as empresas podem passar por uma série de problemas, desde custos altos até pausas na entrega de algum produto. Assim, um dos principais benefícios desse sistema é a redução de despesas em seu negócio.

Quando o gestor de compras consegue negociar melhores preços, pode-se reduzir os gastos de produção. Dessa forma, eles podem levar os produtos a valores justos para os clientes finais.

Essa gestão também é importante para garantir a cadeia de operações das empresas. Quando essas instituições confiam em um número limitado de fornecedores ou produtos, elas podem ficar vulneráveis a pausas nas entregas ou a falta de matéria-prima.

Por que a negociação é importante nas compras?

A negociação em compras é uma tática-chave para garantir que uma empresa tenha as melhores condições possíveis de seus fornecedores. Acima de tudo, essa ação pode tornar parceiros de um negócio mais envolvidos com os compradores.

Além disso, ela é muito importante quando se trata de produtos e serviços de alto valor, ou seja, onde a margem de lucro é maior. Em tais casos, as empresas devem ser muito hábeis para negociar e garantir os melhores valores.

O processo de negociação pode ajudar a encontrar um equilíbrio entre o preço e a qualidade de seus produtos ou serviços. Em muitos casos, a excelência é tão importante quanto o custo. Inclusive, muitos compradores se dispõem a pagar mais por algo único.

Por isso, as empresas devem dar a devida atenção ao ato de negociar, já que ele garante todas as informações necessárias para conduzir as operações de compra de forma eficaz. 

Como a gestão de compras pode aumentar os lucros de uma empresa?

Uma forma pela qual a gestão de compras pode aumentar o lucro de uma empresa é através da redução de custos de produtos. Em outras palavras, ela é quase sempre usada para negociar melhores acordos com os fornecedores.

Ela é capaz, então, de reduzir o custo total de um produto. Isso inclui não apenas o preço de compra, mas também a despesa com: 

• transporte;
• armazenamento;
• manutenção;
• reparo.

Outra tática eficaz é a adoção de estratégias de compras em grande escala. Assim, a empresa pode adquirir produtos em maior quantidade e negociar preços mais baixos para itens de alta qualidade.

Outro ponto importante é o controle de capital de giro. Esse sistema tem um papel muito importante no fluxo de caixa. Dessa forma, ele garante que a empresa pague seus fornecedores dentro do prazo.

Por último, mas não menos importante, esse sistema de gestão torna a marca mais adaptável. Assim, ao ser flexível na negociação, ela pode se ajustar de forma imediata às necessidades do mercado. 

Como montar uma estratégia de compras eficaz?

Para criar uma boa estratégia é preciso ter um conhecimento profundo dos processos de produção e das necessidades da empresa. A demanda por materiais e serviços deve ser calculada antes com base na produção que se espera e nos prazos de entrega.

Desse modo, você impede a falta de itens ou o excesso de estoque. Além disso, tem a avaliação dos produtores, que é outro aspecto crucial para o sucesso do controle das compras. Ela deve ser baseada em critérios como:

• qualidade;
• preço;
• prazo de entrega;
• capacidade de fornecimento;
• suporte técnico.

Para melhorar esse sistema, têm alguns meios e tecnologias que você pode usar. Alguns deles são os softwares de gestão de estoque e compras, e-commerce B2B (business-to-business), compras em marketplaces e o uso de catálogos eletrônicos.

Esses métodos deixam a comunicação mais rápida e eficiente com fornecedores, além de facilitar a gestão de processos e agilizar a tomada de decisão.

Como reduzir custos operacionais com a gestão de compras?

Uma das principais técnicas da gestão de compras para reduzir custos é identificar chances de poupar dinheiro. Isso pode ser por meio da análise dos valores de cada produto ou serviço, bem como pela comparação de preços e cotações diferentes.

Dessa forma, a empresa pode escolher os fornecedores que têm o valor mais justo, ou seja, a melhor relação custo-benefício. Outra maneira de reduzir custos é comprar em grandes quantidades.

Isso pode ser muito importante para empresas que precisam de insumos e produtos em grandes volumes, como as indústrias. Comprar mais pode ajudar o negócio a ganhar descontos e condições especiais de pagamentos.

Por último, criar parcerias estratégicas com os produtores é mais uma forma de reduzir os custos com as operações. Quando você fecha uma boa parceria, sua empresa pode obter melhores preços, além de garantir a qualidade dos produtos e serviços.

Dicas para executar estratégias de compra para reduzir custos

Para aplicar as técnicas de compras, como dito acima, para reduzir custos em sua empresa, você pode seguir algumas dicas práticas que podem ajudar o seu negócio, por exemplo:

1. avalie todos os processos de compra;
2. identifique as chances de redução de custos;
3. compare preços e condições diferentes;
4. escolha a melhor relação custo-benefício;
5. pense em comprar em grandes quantidades;
6. tenha parcerias estratégicas.

O que os líderes de negócios precisam saber sobre a gestão de compras?

Em primeiro lugar, a gestão de compras é um sistema essencial para qualquer empresa que busca destaque em seus resultados. Assim, é vital prestar atenção no que o seu negócio precisa para conseguir usar todo o potencial ao seu favor.

Caso opte por aplicar esse modelo na sua empresa, você vai conseguir reduzir os custos, bem como, melhorar a qualidade dos produtos e serviços que oferece. Além disso, vai garantir a continuidade das operações e uma boa relação com os seus produtores.

Desse modo, ao se preparar com cuidado e aplicar todas as sugestões e processos desse texto, qualquer empresa será capaz de seguir uma boa estratégia que vai ajudar a aumentar seu crescimento e sucesso.