O que é a gestão de processos e quais são as vantagens do método?

Uma gestão de processos bem implantada pode garantir o sucesso da sua empresa, já que ela acompanha todas as métricas que garantem o crescimento do negócio.

Ter um bom plano de gestão de processos, também conhecido como Business Process Management, ainda é um dilema para muitas empresas. Mas, para que elas se qualifiquem, é crucial achar um método que atenda a todas as suas necessidades e as de seus clientes.

O que é gestão de processos?

Gestão de processos é uma abordagem utilizada para alinhar técnicas em empresas com objetivos estratégicos, ou seja, para garantir que o trabalho geral seja eficaz.

O ciclo de gestão de processos mapeia as necessidades da empresa. Foto de rawpixel.com no Freepik

Em outras palavras, ela é uma técnica de organização que provê ferramentas e recursos para analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar tarefas. Além disso, ela também mede e acelera o desempenho dos negócios. 

Em toda firma, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, há um monte de procedimentos em prática ao mesmo tempo. Entretanto, se o gestor não dominar bem o curso dessas ações, ele tende a perder todo o controle sobre elas. 

Com isso, o método trabalha para que todos os pontos de todas as operações estejam em um ritmo ideal. Dessa forma, você:

• reduz o tempo perdido com tarefas repetitivas;
• minimiza erros causados por fator humano;
• também evita perda de dados.

Qual a importância da gestão de processos?

A gestão de processos, em síntese, é importante porque ter um negócio produtivo é vital para o sucesso de uma instituição. O campo empresarial atual está cada vez mais competitivo. 

Todo dia, novas empresas qualificadas surgem no mercado para competir com as que já existem e a fraqueza das mais velhas, ajuda as mais novas, como resultado, elas perdem seu espaço.

Para continuarem na disputa, essas sociedades mais maduras precisam sair da zona de conforto e lutar para ampliar suas presenças no ramo. Para isso, elas carecem de um modo de gerência para inovar e agilizar o progresso interno.

Toda operação interna pode exigir centenas, bem como, até milhares de tarefas e aprovações para que ela seja concluída. Já que, em geral, envolve:

• pessoas;
• sistemas;
• equipamentos;
• aplicações.

Uma gestão bem traçada divide essas funções em etapas bem elaboradas e replicáveis que os trabalhadores podem seguir para ter bons resultados. Esses estágios repetíveis ajudam as empresas a preverem recursos básicos e possíveis riscos.

Como funciona o ciclo de gestão de processos?

O ciclo de gestão de processos opera em 5 etapas, o objetivo delas é oferecer uma análise padrão para projetar, realizar e gerenciar as tarefas dentro de uma organização.

Um bom sistema de gestão ajuda a equipe a detectar áreas de melhoria e provê para o time métricas para avaliar o progresso. Por isso, é essencial que todos entendam muito bem como o ciclo funciona. Então, as 5 fases que fazem parte dele são:

• iniciação;
• planejamento;
• execução;
• monitoramento;
• melhoria.

Iniciação

O primeiro estágio do ciclo de vida de um gerenciamento visa obter um parecer maior do alinhamento dos processos em relação à cadeia de valor. 

Deste modo, a equipe deve começar pelo esboço dos termos do processo. A partir daí, ela deve verificar, junto com os gestores, as tarefas individuais para cada parte do fluxo de trabalho.

Essas etapas devem ser muito bem definidas para que a equipe possa constatar as áreas que precisam de melhoria e os índices de desenvolvimento cruciais. Logo, as atividades típicas desta fase são:

• organizar os perfis;
• identificar os processos primários, secundários e de gerenciamento;
• avaliar os principais indicadores de desempenho (KPIs);
• preparar para o processo de análise.

Processos primários e secundários

Em primeiro lugar, os processos primários são as principais operações de uma empresa. Assim, elas agregam valor direto para o público-alvo. Já os secundários, dão suporte aos primários como, por exemplo, os recursos humanos, a administração, a gerência de TI.

Processos de gerenciamento

Eles envolvem o controle dos primários e secundários para garantir que a entidade cumpra as metas financeiras e operacionais. Além disso, eles também envolvem ações para assegurar a execução das diretrizes e normas de regulamentação. 

Com uma gestão de processos em ação, os erros são reduzidos. Foto de drobotdean no Freepik

Planejamento

Durante esta fase, para ter uma visão geral do que fazer, o time precisa ver como o processo é feito no dia a dia. Com base nos dados avaliados, o modo de análise é definido e ele pode ser tanto qualitativo, quanto quantitativo.

Em geral, o mapeamento inclui falar com os funcionários, analisar todos os documentos disponíveis e chegar a um quadro pleno de como as ações são feitas. Então, é nesta parte que os gestores vão detalhar todas as ideias, definir as atividades e os prazos a cumprir. 

Execução

O estágio de execução é onde os responsáveis colocam tudo o que foi planejado nos outros pontos em prática. Por isso, eles a julgam como a etapa mais longa e mais difícil, já que todo o trabalho pesado acontece nela.

Embora todo o plano já esteja pronto, nem sempre tudo sai como previsto. Às vezes, algumas alterações são necessárias, como prazos fixados, custos, entre outras.

Nesse caso, o objetivo principal desta fase é concluir todas as ações do projeto dentro dos prazos marcados para cumprir com as metas.

Monitoramento

Nesta etapa, a supervisão analisa os indicadores de desempenho (KPIs) para atestar que todo o processo na startup esteja em ordem com os alvos gerais da firma. A auditoria acontece junto com a fase de execução.

Aqui, todas as ações são monitoradas de perto, isso porque, a meta central é evitar que haja qualquer desvio ou falhas no plano. 

A partir disso, então, todos os dados obtidos ao longo do processo vão ajudar os gestores a avaliarem se o planejamento precisa de algum ajuste e se o plano alcançou as metas.

Melhoria

Já a fase de melhoria, por fim, é onde se avalia o quão suave está a execução do plano. Os responsáveis vão avaliar criticamente todo o sistema para saber o que deu certo, o que deu errado e apontar o que precisa melhorar.

Quais são os benefícios da gestão de processos?

As principais vantagens de um sistema de gestão de processos é o aumento da qualidade do trabalho e da força operacional. Mas, não apenas isso, uma administração bem executada pode trazer muito mais benefícios, dentre eles:

• aumento da produtividade;
• eficácia organizacional;
• redução de erros.

Aumento da produtividade

Uma boa gerência ajuda toda empresa a construir estruturas firmes. Todas as fases relevantes são documentadas, monitoradas e lapidadas, o que faz com que a equipe trabalhe de forma fluida.

Nesse sentido, portanto, toda e qualquer tarefa que não tenha valor é facilmente vista e excluída, o que melhora a produção em seu negócio online.

Eficácia organizacional

Quando um bom gerenciamento de processos está em ação, as equipes se tornam mais flexíveis às mudanças. Assim, elas se tornam:

• escaláveis;
• competitivas;
• colaborativas.

Uma vez que uma empresa se torna mais versátil, ela fica muito poderosa, de tal maneira que ela pode passar por qualquer problema, seja ele interno ou externo e ainda assim, conseguir produzir e crescer muito seus números e o lucro.

Redução de erros

Com uma eficaz gestão de processos em execução, há uma boa redução nas chances de erros, já que os responsáveis por cada etapa estão sempre a par das suas funções. Caso algum problema ocorra, fica fácil de rastreá-lo até a sua origem.

Um plano de gestão de processos mostra as áreas que precisam de melhoria em uma empresa. Foto de snowing no Freepik

Como implantar uma gestão de processos em uma empresa?

O primeiro passo para efetivar uma gestão de processos é saber quais são as reais demandas da empresa, isto significa que é preciso:

• mapear os problemas que ela passa;
• pensar nos resultados acertados.

A próxima etapa é apresentar o planejamento para todos os envolvidos com a empresa e mostrar para eles os benefícios que todos terão com o projeto.

Logo após, você vai escolher qual o método entrará em ação primeiro e priorizar esta parte é bem importante, porque é através dela que vai saber por onde começar e focar. Além disso, definir quais são os melhores processos para o momento.

Em seguida, você vai atrair o apoio dos líderes e dos investidores, já que ter o aval deles é a chave para motivar as equipes. Após receber este suporte e conseguir recursos:

• escolha o método que vai implantar;
• defina quem vai fazer o quê;
• treine os envolvidos. 

Por último, vai medir os resultados e o desempenho do plano em ação. Quanto mais o processo for avaliado, mais vai compreender a empresa e as melhorias que ela precisa.

Vale a pena investir na gestão de processos?

Ter uma boa gestão de processos é essencial para a sua empresa ter sucesso, logo, é essencial em qualquer negócio. Afinal, é através dela que sua companhia vai conseguir ter um forte posicionamento de mercado e competir com outras do mesmo setor.

Ponha no papel todas áreas que estão com falhas, todos os detalhes que precisam de mais atenção e as formas de resolver cada um deles. Aliás, também anote os recursos que sua equipe vai usar e os agentes de cada etapa. 

É vital investir em um plano de ação que atenda as carências do seu negócio, a fim de mostrar a todos os envolvidos as vantagens que o processo trará para eles e após uma correta execução do planejamento, assistir a sua organização crescer como nunca.