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Priorização de projetos: saiba quais são as principais metodologias e como usá-las

A priorização de projetos traz mais organização para uma empresa, o que resulta em uma maior produtividade, gestão de tarefas e melhores resultados de forma geral.

A priorização de projetos é vital para que uma empresa tenha uma organização que gere frutos na produtividade, gestão de tempo e resulte em lucros. Contudo, para saber qual é o método ideal que deve adotar, este artigo traz os principais para adaptar ao seu negócio.

O que é a priorização de projetos?

A priorização de projetos é um processo com foco na organização das empresas. Ou seja, através dessa prática, você irá identificar e definir quais as atividades e tarefas têm maior relevância com base nos critérios e objetivos claros.

Priorização de projetos debatido em reunião ao redor de mesa de madeira em empresa enquanto pessoas usam notebooks e tablets em foto tirada de cima
A priorização de projetos conta com seis matrizes que definem a forma de aplicação. Imagem de fauxels no Pexels.

O intuito é fazer com que haja um ranking daquilo a ser feito primeiro, seja pela urgência ou pelos retornos que trarão. Afinal, é comum que muitas pessoas usem o hábito de seguir pelo achismo, mas não é o ideal, pois isso traz resultados ruins.

Dar prioridade aos projetos mais importantes é vital para a organização de uma empresa. Ao passo que irá ajudar na gestão de pessoas para que executem as tarefas de forma eficiente e outras vantagens de muito valor, por exemplo:

  • aumenta a produtividade dos colaboradores;
  • reduz a ansiedade e o estresse na rotina;
  • evita conflitos entres os setores;
  • deixa claro os objetivos;
  • gera mais lucros.

Entre diversos outros benefícios que essa priorização trará para o negócio, por isso, é crucial que adote a prática. No entanto, você precisa saber qual é o modelo ideal para usar na empresa.

O mercado exige empresas organizadas

Para impulsionar as vendas da sua empresa, seja qual for o nicho em que ela atua, a organização é um dos grandes pilares. Uma vez que o mercado exige qualidade e eficiência no que você tem a oferecer.

Junto com o preço, o produto ou serviço deve estar em perfeito alinhamento para que o empreendimento fique em destaque. Isso significa que dar ao consumidor só o que ele pede não é o suficiente.

É vital que vá além do básico e essencial, então, busque entregar sempre mais, dessa forma, irá atrair clientes com mais precisão e ter sucesso.

Quais as principais matrizes de priorização de projetos?

A priorização de projetos tem seis principais matrizes de aplicação as quais você pode adotar. Contudo, os próximos tópicos irão mostrar quais são elas e como colocar em ação, assim, poderá fazer a escolha da que deseja usar.

BASICO

Essa matriz de priorização de projetos tem como objetivo principal ajudar uma empresa a tomar as decisões de maior importância. Ao passo que o nome BASICO, é uma sigla com as iniciais dos critérios que são preciso avaliar nesse método, são eles:

  • benefícios que o projeto traz à empresa;
  • abrangência dos resultados;
  • satisfação do seu cliente interno;
  • investimento do qual é necessário;
  • cliente externo feliz;
  • operação simples.

Esses são itens que compõem essa matriz, de modo que você dará uma nota à eles pelo grau de relevância que o projeto tem. Sendo o número 1 de menor importância e 5 para o de maior, depois disso é só fazer a soma dos pontos.

A soma dos pontos

Você vai somar a nota de cada critério e ter uma pontuação final, de modo que deve fazer isso para todos os projetos. Dessa forma, de acordo com o resultado, é só rankear as tarefas para saber quais são as prioridades, conforme o score que elas tiveram.

Mulher sentada diante de mesa de madeira em empresa com sua líder de paletó e de pé ao seu lado com pilha de pastas de arquivos sobre a mesma mesa analisando possível Priorização de projetos
A priorização de projetos conta com uma matriz de urgência e importância. Imagem de Pavel Danilyuk no Pexels.

Matriz RICE

Na matriz Rice, assim como no modelo anterior, também recebe esse nome pelas letras iniciais dos critérios que você deve avaliar, são eles:

  • reach: o alcance do projeto para com as pessoas;
  • impact: a forma como elas serão impactadas;
  • confidence: o quão confiante toda a equipe está em atingir o objetivo;
  • effort: tempo, esforço e dificuldades do projeto.

Esses são os fatores que você irá analisar e pontuar de acordo com o seu gosto, por exemplo, de 1 a 5. Por fim, para que chegue até o resultado de cada processo, basta resolver a equação R x I x C / E para conhecer as prioridades.

Matriz de custo x benefício

A matriz de custo-benefício é super simples de entender, pois ela tem como objetivo analisar os gastos que são precisos para fazer o projeto. Também busca prever o retorno  que ele terá, seja financeiro ou outro benefício, para saber se vale a pena o investimento.

É importante que ao adotar esse modelo de priorização, você entenda alguns critérios e os considere para definir a ordem de relevância ideal, são eles:

  • priorizar projetos de menor custo e melhores resultados;
  • os de maiores gastos, mas com bons retornos devem ter uma programação;
  • os com benefícios e valores baixos podem ser executados quando houver tempo;
  • projetos de alto custo e resultado ruim não devem seguir adiante.

Ao considerar todos esses pontos, você elimina algumas ações, tarefas ou qualquer outro processo da lista de prioridades, a fim de focar naquele que trará bons lucros.

Matriz de Eisenhower

A priorização de projetos de urgência e importância, ou matriz de eisenhower, como também é conhecida, leva em conta alguns critérios. De modo que aquelas tarefas que recebem o status de emergência, tem um tempo mais curto para a sua conclusão.

Já as atividades na posição de importância, serão as que geram um impacto maior na empresa e trarão bons resultados, contudo, avalie os seguintes elementos:

  • ações urgentes e importantes devem ser a prioridade;
  • projetos importantes, mas pouco urgentes podem ser feitos depois;
  • aqueles urgentes, porém, menos relevantes, só quando houver uma brecha;
  • ignorar os que não são urgentes e nem importantes. 

Esses são os pontos para levar em consideração ao adotar essa matriz de prioridade. Assim, terá um ranking de ações que deve executar na sua empresa, seja o atendimento, setor de vendas, time de marketing e demais áreas.

GUT

Na matriz GUT, a pontuação de 1 a 5 também faz parte do processo, pois você irá classificar as prioridades de acordo com esses scores. Contudo, o nome deste método se dá pelas letras iniciais dos critérios, são eles:

  • gravidade: relaciona as tarefas conforme o impacto que terão em outras ações;
  • urgência: leva em conta o tempo que resta para resolver uma situação;
  • tendência: projeta a rapidez com o que um problema pode piorar.

Essa é a base para você classificar os projetos, sendo 1 a nota de menor importância e 5 para a maior. Depois disso, faça a soma dos números dos três critérios e saiba quais são aqueles que têm a maior valência de prioridade entre as tarefas. 

Mulher de pé em sala de reuniões diante de colegas em desfoco à sua frente anotando e explicando dados e gráficos em quadro para analisar provável Priorização de projetos
A priorização de projetos passa pelos objetivos que você quer alcançar com os métodos. Imagem de Anna Shvets no Pexels.

Matriz de esforço x impacto

Nessa matriz de priorização de projetos, você vai considerar o tempo e energia para realizar a ação, bem como o seu impacto na empresa. Dessa forma, irá avaliar os seguintes fatores:

  • priorizar projetos de menor esforço e alta taxa de impacto;
  • os que precisam de maior esforço e grandes resultados serão planejados;
  • aqueles de pouco esforço e impacto podem ser feitos quando houver uma brecha;
  • ignorar os de muito esforço e com retorno baixo.

A partir desses critérios, você irá avaliar os projetos da empresa para montar o ranking de prioridades da melhor forma. Com isso, terá um sistema de gestão capaz de definir quais ações precisam de atenção.

Quais as vantagens de fazer uma priorização de projetos?

A priorização de projetos tem como uma das suas principais vantagens a organização. Essa prática classifica as ações da empresa de acordo com os critérios de relevância, todavia, há outros benefícios vitais que vale destacar, veja a seguir.

Prioridades mais claras

Muitas vezes, os profissionais de uma empresa não sabem quais ações são prioridades, isso os fazem perder tempo e atrapalha os processos. Com as metodologias, eles verão quais os critérios que definem o status de um projeto, a fim de entender sua importância.

Decisões tomadas de forma ágil

Com as matrizes de priorização, o gestor de projetos, bem como a equipe, podem tomar as decisões de forma mais ágil e assertiva. Visto que a organização de todas as ações já estão de acordo com a prioridade.

Priorização de projetos melhora os resultados

Os melhores resultados são a soma de todos os benefícios que terá ao priorizar os projetos mais relevantes da empresa. Ao passo que isso vai refletir de forma direta na jornada do cliente até o produto final ou serviço que você oferece no seu negócio. 

Como definir a metodologia de priorização de projetos?

A priorização de projetos deve ter como base os objetivos que você quer alcançar. Dessa forma, a melhor maneira para que defina qual é o método ideal, é considerar alguns pontos cruciais a respeito do foco da ações, como:

  • financeiro: matriz de custo-benefício;
  • resultado: esforço x impacto;
  • tempo: urgência x importância;
  • prioridade de forma geral: BASICO.

Essas são as matrizes que você pode optar para adotar na empresa de acordo com o objetivo que busca atingir. Portanto, leia com atenção cada um dos métodos para entender como eles irão se encaixar na estrutura de organização do negócio.

Por que fazer uma priorização de projetos?

Fazer a priorização de projetos vai trazer mais organização para as ações da empresa. Visto que esse é um dos principais fatores que definem o sucesso de um negócio, por isso, contar com esse método é vital, pois ele:

  • otimiza a gestão de pessoas e tarefas;
  • melhora as decisões;
  • aumenta a produtividade;
  • gera mais lucros.

Em outras palavras, é uma prática que será muito benéfica para um negócio, então, o uso dela é crucial. Por fim, é crucial que tenha lido este artigo com atenção, pois você precisa entender qual é a matriz ideal para sua empresa.

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