Refação: confira dicas para evitar o retrabalho na sua equipe para otimizar as tarefas

A refação afeta a produtividade de uma equipe, o que pode trazer prejuízos tanto no aspecto financeiro quanto na perda de tempo na realização de tarefas.

A refação é capaz de atrapalhar o desempenho dos funcionários de uma empresa, afetar o ambiente de trabalho e os demais setores. Todavia, este artigo traz dicas para que você possa evitar o desperdício de tempo e tornar a sua equipe mais produtiva.

O que é a refação?

A refação é o ato de executar uma mesma tarefa novamente, seja ele um serviço ou atividade e sem importar o seu período de duração. De modo que, esse trabalho pode ser uma solicitação do coordenador de um projeto ou até mesmo do cliente que pediu ajustes.

Isso varia de acordo com a necessidade, pois é provável ser algo bem simples, mas também uma ação mais complexa e começar do zero. No entanto, esse retrabalho é um grande problema para a equipe, visto que ele:

• demanda de recursos materiais e humanos para a ação;
• gera perda de tempo para a equipe;
• atrapalha todo o fluxo de trabalho da empresa.

Essas consequências prejudicam todo o andamento de um negócio, seja a eficiência do time de marketing, atendimento ao cliente, vendas e muito outros setores. Por isso, é preciso que busque evitar os problemas de refação na empresa. 

Quais são os problemas que a refação causa?

A refação atrapalha todo o rendimento da sua equipe, uma vez que o foco será em uma tarefa que não deveria gerar mais problemas. Desse modo, traz uma série de outras ações ruins em cadeia para uma empresa que busca ter o seu trabalho em organização, como:

• pouca produtividade para toda a equipe;
• o time fica sem alinhamento entre eles e com os demais setores;
• prejuízos financeiros para o negócio.

Entre diversas causas que surgem com o efeito de ter que refazer um trabalho. Contudo, os tópicos que você verá a seguir mostrarão como esses problemas podem ser prejudiciais em uma empresa, então leia com atenção.

Pouca produtividade

A refação causa uma queda na produtividade nos setores da empresa, seja no setor de vendas, equipe de marketing e entre muitos outros. Visto que, isso mobiliza o foco em uma tarefa que não deveria, ou seja, um mesmo trabalho, o que resulta na perda de tempo.

O funcionário irá reduzir o volume da entrega da sua atividade como consequência desse retrabalho, ou até mesmo o seu time inteiro pode ser afetado. 

Uma empresa que faz um monitoramento do fluxo de trabalho consegue reagir de forma rápida para evitar essas situações e resolvê-las da melhor forma. 

Aquelas que não contam com um sistema de gestão para acompanhamento irão sofrer danos maiores. Muitas delas só perceberão que há necessidade de ajustes depois de algum tempo, o que pode resultar na perda de um cliente, por exemplo.

Equipe sem alinhamento

A refação em uma empresa afeta o clima organizacional da mesma, pois o alto índice impede de manter os funcionários engajados, o resultado disso é:

• perda de confiança na gestão da equipe;
• a busca dos colaboradores por culpados;
• aumento de trabalhos mal feitos.

Entre uma série de outras consequências que terão influência no ambiente de trabalho. A princípio, no marketing digital essas dificuldades também acontecem, uma vez que um briefing ruim ou mal feito, o cliente pode pedir um retrabalho.

Prejuízo nas finanças

Com a pouca produtividade de uma equipe, bem como a falta de alinhamento entre ela e os demais setores, os prejuízos financeiros são fatais. Em síntese, quando ocorre o retrabalho, uma empresa se vê na obrigação de mover recursos.

Isso aumenta o tempo de entrega do trabalho e o cliente pode ficar insatisfeito. Como resultado, há uma tendência de que eles não voltem a precisar dos seus serviços, o que tem impacto nas receitas da empresa.

Fazer o acompanhamento dos índices de retrabalho irá ajudar a reduzir essas situações, bem como evitar a gravidade delas e resolver com maior rapidez. Assim, terá bons resultados, desde melhorar o desempenho da equipe a impulsionar as vendas.

Quais as causas de mais destaque da refação?

Uma das causas da refação de maior destaque é a falta de planejamento, no entanto, para reverter isso, muito tempo e dedicação é necessário. A correria de um dia de trabalho faz com que você pense que fazer de qualquer jeito é melhor do que não fazer.

Só que isso pode acarretar problemas ainda maiores, pois além de gastar tempo, terá que refazer a atividade, talvez até do zero. Por isso, ao invés de improvisar, é vital ter um bom planejamento estratégico para aplicar na empresa, assim irá conseguir:

• dar disciplina aos funcionários ao executar as tarefas;
• indicar o que fazer em cada atividade de forma detalhada;
• definir os prazos para a entrega dos trabalhos.

Tudo isso trará um controle maior sobre o fluxo de desempenho no dia-a-dia no ambiente da empresa, o que vai resultar em uma melhor produtividade.

A falha na comunicação é outro ponto que vale citar como uma das causas do retrabalho, pois tudo deve estar bem claro para o responsável. Então, para evitar que isso ocorra e o problema continue, é vital aprimorar os mecanismos para dar detalhes sobre as tarefas.

Como evitar os efeitos da refação?

Para evitar a refação na empresa, o primeiro passo é entender o tipo de perfil dos seus funcionários, bem como documentar esses dados. Para que você consiga obter tais informações sobre eles há algumas dicas, por exemplo:

• monitorar a evolução dos colaboradores;
• analisar o que precisar de melhora;
• definir ações que ajudem no seu progresso;
• identificar a capacitação que eles precisam para ter excelência nas suas tarefas;

Essas sugestões farão diferença na hora de estudar o perfil do seu quadro de funcionários. Contudo, veja a seguir os passos seguintes para evitar os efeitos do retrabalho na sua equipe e fazer uma gestão de pessoas com qualidade.

Automatize os processos

Para evitar a refação, um dos pontos que podem contribuir é automatizar os processos. Ao passo que, você pode obter várias atribuições que irão ajudar a otimizar as tarefas dos seus funcionários, por exemplo:

• monitorar o estágio da tarefa dos funcionários;
• designar a atividade adequada para o funcionário conforme o nível de domínio;
• integração entre os setores para compartilhar dados e trabalhar em conjunto.

Todos esses aspectos são vitais para que você consiga unir uma boa produção com a qualidade que cada funcionário pode lhe entregar. 

Criar um bom briefing

O briefing é o start do trabalho de uma agência, pois é a partir dele que as ações terão um caminho mais claro. Todavia, é necessário que neste documento esteja presente as informações mais importantes sobre a tarefa que irá desempenhar e seus detalhes.

Alguns dos dados que ele deve conter são relatórios sobre o concorrente, os objetivos que o seu cliente quer alcançar e os canais de divulgação. Visto que, para que a campanha tenha sucesso, todos os meios são essenciais, como as redes sociais, sites e blogs.

Cada informação conta para que o trabalho seja bem feito e não haja a necessidade de refazer todo o processo, seja pequenos ou grandes ajustes.

Organize o fluxo do trabalho

A organização é um dos principais pilares para o sucesso de qualquer negócio. De modo que, todo esse processo envolve os objetivos que você busca alcançar. Por isso, é vital que o gestor responsável saiba como distribuir todas as tarefas.

O importante nessa etapa é que cada setor da empresa tenha suas atividades delegadas de acordo com as habilidades dos seus membros. Assim, faz com que elas tenham eficiência na execução e entregues com qualidade, sem gerar perda de tempo ao refazer o trabalho.

É muito importante que o foco seja a organização para manter uma performance de sucesso no qual os funcionários têm um ótimo desempenho. Afinal, quanto menos confuso for o fluxo de tarefas, melhor será a execução delas.

Delegue as tarefas os responsáveis 

Quando um trabalho chega na agência ou em qualquer outra empresa, é vital que o gestor designe as pessoas certas para cumprir aquela atividade. Desse modo, há uma maior garantia de que ela será feita da forma como se espera, com qualidade e dentro do prazo.

O resultado também reflete no aspecto de não ser preciso que haja ajustes no futuro, pois tudo está conforme a expectativa do cliente. Por isso, ao delegar as tarefas, seja claro no que eles devem fazer, acompanhe todo o processo, entenda os pontos e incentive a equipe.

Adote uma postura preventiva

Uma postura preventiva é um ponto crucial para que todo o trabalho da sua equipe saia conforme o plano que o cliente estabeleceu. Ou seja, fazer de tudo para evitar o retrabalho, dessa forma, as chances de sucesso logo de cara são muito altas.

Vale ressaltar que não significa a ausência de casos em que você ou a sua equipe precise fazer ajustes ou até mesmo começar do zero. Mas, haverá uma redução das situações em que isso seja necessário, visto que, tudo vai depender do cliente e da qualidade do trabalho.

Por que evitar a refação na equipe de trabalho?

A refação traz diversos prejuízos para a produtividade dos funcionários, o que afeta os demais setores de uma empresa, por isso, é crucial evitá-la. Todavia, além de atingir de forma negativa a eficiência dos seus colaboradores, também:

• causa gastos de recursos financeiros e humanos;
• deixa o seu cliente insatisfeito com o trabalho e o prazo.

Nem precisa ir muito longe entender que isso não é bom para um negócio. Por fim, para ter um bom posicionamento de mercado, você precisa seguir à risca as dicas deste artigo e aplicá-las para evitar o retrabalho.

Como escolher o software de gestão ideal para sua empresa?

Escolher o software de gestão certo é fundamental para evitar refações. Ferramentas como Trello, Asana e Monday.com oferecem soluções robustas para gestão de tarefas e projetos. 

Essas plataformas permitem que as equipes acompanhem o progresso das atividades em tempo real, identifiquem rapidamente onde estão ocorrendo gargalos e garantam que todos os colaboradores estejam alinhados quanto às suas responsabilidades.

Integração entre setores

A integração de sistemas entre diferentes setores da empresa, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), pode ser um fator decisivo para reduzir a refação. 

Quando os departamentos de uma empresa trabalham com sistemas integrados, a comunicação flui de maneira mais eficiente, reduzindo a probabilidade de erros e mal-entendidos que levam ao retrabalho. 

Além disso, a centralização de informações facilita a tomada de decisões baseadas em dados, otimizando os processos e minimizando a necessidade de correções.

Quais são os exemplos práticos de sucesso na eliminação de refações?

Adotar as melhores práticas para evitar refações pode transformar a dinâmica de trabalho de uma equipe. 

Empresas que implementaram estratégias eficazes de prevenção ao retrabalho colhem benefícios significativos, como maior produtividade e qualidade nos resultados.

Casos de empresas que implementaram com sucesso estratégias de prevenção ao retrabalho

Estudos de caso demonstram que empresas que adotaram soluções como automatização de processos e melhorias na comunicação interna conseguiram reduzir drasticamente a refação. 

Por exemplo, uma grande empresa de TI conseguiu diminuir o retrabalho em 30% ao implementar uma ferramenta de automação que integrava todos os departamentos envolvidos nos projetos. 

Essas soluções permitiram uma melhor coordenação e execução das tarefas, eliminando etapas desnecessárias e ajustando rapidamente quaisquer desvios.

O treinamento e capacitação é crucial na prevenção da refação?

A capacitação contínua dos colaboradores é um dos principais métodos para garantir que a qualidade do trabalho seja mantida, minimizando a necessidade de retrabalhos. 

Um time bem treinado é mais eficiente, menos propenso a cometer erros e mais capaz de lidar com desafios complexos.

Como desenvolver um programa de treinamento eficaz para sua equipe?

Para desenvolver um programa de treinamento eficaz, é importante primeiro identificar as áreas que mais frequentemente resultam em refação. 

Ofereça treinamentos focados nessas áreas, utilizando métodos práticos e dinâmicos, como workshops, simulações e estudos de caso. 

Além disso, a implementação de programas de feedback contínuo pode ajudar a ajustar as estratégias de treinamento com base nas necessidades reais da equipe, garantindo que os colaboradores estejam sempre atualizados e preparados para suas funções.

Qual é o impacto da refação no clima organizacional?

A refação não afeta apenas a produtividade e as finanças de uma empresa, mas também o clima organizacional. 

Quando os colaboradores estão constantemente refazendo tarefas, isso pode levar à frustração, desmotivação e, eventualmente, a um declínio no desempenho geral da equipe.

Como o retrabalho afeta a motivação dos colaboradores

A constante necessidade de refazer tarefas pode ter um efeito negativo significativo na moral dos colaboradores. 

Quando os funcionários percebem que seu trabalho não está sendo valorizado ou que os processos não são eficientes, eles podem se sentir desmotivados e menos comprometidos com a empresa. 

Isso pode resultar em maior rotatividade de pessoal, aumento no número de erros e uma queda geral na produtividade.

Estratégias para melhorar o clima organizacional e evitar a refação

Para melhorar o clima organizacional e reduzir a refação, é importante focar na comunicação clara e eficiente, estabelecer expectativas realistas e fornecer feedback construtivo. 

Além disso, reconhecer e recompensar o trabalho bem feito pode aumentar a motivação e o comprometimento da equipe, incentivando um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.

Como a tecnologia pode ajudar a reduzir a refação?

A tecnologia moderna oferece soluções eficazes para minimizar ou até eliminar essa prática. Assim, o uso de ferramentas de automação e inteligência artificial (IA) tem se mostrado eficaz para prevenir erros comuns que levam à necessidade de refações. 

Essas tecnologias podem:

• automatizar tarefas repetitivas e reduzir a probabilidade de erro humano;
• utilizar ia para prever falhas antes que ocorram, permitindo ajustes proativos;
• integrar processos, a comunicação entre equipes e evitar mal-entendidos.

Por exemplo, empresas que adotaram softwares de automação para monitorar a produção relatam uma redução significativa nas refações. Dessa forma, isso aumenta a eficiência e a satisfação do cliente.

Como os estudos de caso ajudam a entender a implementação de práticas para evitar refação?

Estudos de caso são uma excelente maneira de entender como outras empresas implementaram soluções para evitar refações. Assim, aqui estão alguns exemplos práticos.

Exemplo de empresa que reduziu refações em 50% com tecnologia X

Uma grande empresa de manufatura implementou um sistema de automação que detecta inconsistências no processo de produção em tempo real. Isso permitiu, então, que os ajustes fossem feitos imediatamente, reduzindo as refações em 50% dentro de seis meses.

Como a empresa Y transformou seu processo de produção com um novo software

Uma empresa de tecnologia adotou um software de gestão de projetos que integra todas as equipes em uma única plataforma. Portanto, essa mudança reduziu o tempo de entrega dos projetos em 30% e praticamente eliminou as refações.

Esses exemplos mostram como a tecnologia, quando bem implementada, pode fazer uma diferença na eficiência operacional e, ainda mais, na qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Como a refação pode afetar a competitividade da sua empresa?

Ela também pode comprometer a competitividade da sua empresa no mercado, no tempo de entrega, por exemplo.

Tempo de entrega

Refazer trabalhos significa atrasos, o que pode levar, assim, à insatisfação do cliente e perda de contratos importantes.

Custo adicional

Além do tempo, há custos financeiros associados às refações, como materiais desperdiçados e, ainda mais, horas de trabalho extras.

Reputação

Empresas que constantemente precisam refazer trabalhos podem ganhar uma reputação de ineficiência, prejudicando, então, suas chances de conquistar novos clientes.

Por outro lado, empresas que conseguem minimizar ou eliminar a refação são vistas como mais confiáveis e eficientes. Portanto, ganham uma vantagem competitiva significativa.

Perguntas frequentes sobre refação – FAQ

Aqui estão algumas das perguntas mais frequentes sobre o tema e as melhores práticas para evitar o retrabalho.

Refação é comum em projetos criativos?

A refação é bastante comum em projetos criativos, como design gráfico, produção de conteúdo e campanhas publicitárias. Muitas vezes, ajustes são necessários para alinhar o trabalho às expectativas estéticas ou estratégicas do cliente.

Como diferenciar refação de melhoria contínua?

A refação é feita para corrigir erros ou falhas significativas no trabalho original, enquanto a melhoria contínua é um processo contínuo de otimização de um produto ou serviço para torná-lo melhor, mesmo que já atenda aos requisitos básicos.