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Nota Fiscal Eletrônica: quais as vantagens de usar esse formato?

A nota fiscal eletrônica é uma opção que traz mais agilidade ao dia a dia da empresa e também para o clientes, uma vez que ainda evita o acúmulo de papel nas operações

Optar pelo uso da nota fiscal eletrônica faz com que a empresa tenha um ganho em produtividade técnicas, porque agiliza operações como o cálculo de tributos. Assim, é importante saber como e quando aplicar esse recurso aos negócios.

O que é a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é o documento digital que serve para registrar os dados de uma operação de venda de produtos ou serviços. Assim, ela tem os mesmos efeitos de um cupom fiscal físico, porém sem a impressão do comprovante.

Cada vez que uma empresa realiza uma venda, essa operação precisa estar documentada em seus registros contábeis. Para isso, as notas servem para documentar cada uma das transações. 

Já para o cliente, esse documento é útil porque comprova a compra e serve para caso precise realizar uma troca, por exemplo.

Modalidades de nota fiscal eletrônica

Há dois tipos de notas que podem ser emitidos, quais sejam: as de produtos, relativas à venda de uma mercadoria, ou de serviços, que são decorrentes de atividades como:

  • academias;
  • consultas médicas;
  • serviços autônomos.

O objetivo da nota fiscal eletrônica nos dois casos é o mesmo, o que muda é a atribuição de fiscalizar e cobrar os tributos incidentes. No caso de venda de mercadorias, cabe ao Estado enquanto nos serviços a competência é dos municípios.

pessoa tirando uma nota fiscal
A nota fiscal eletrônica torna mais rápida a rotina interna da empresa. Imagem de Simon Kadula no Unsplash

Quem deve emitir a nota fiscal eletrônica?

Todas as empresas que realizam a venda de produtos e serviços devem emitir a respectiva nota fiscal eletrônica ou física a cada operação. Isso vale para todos os tipos de empreendedores, seja qual for o enquadramento, como por exemplo:

  • microempresas;
  • empresas de pequeno porte;
  • limitadas. 

Caso isso não ocorra, poderá incidir em crime de sonegação fiscal, uma vez que vai receber uma receita que não foi tributada. Portanto, é preciso ter o máximo de cuidado para evitar receber multas por parte do fisco em razão da falta desse documento.

Pessoa física pode emitir nota fiscal?

Em alguns casos, como ocorre com prestadores de serviços autônomos que não possuem uma empresa aberta. O procedimento não difere muito do que ocorre com pessoas jurídicas, basta ter a inscrição municipal.

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

Para emitir a nota fiscal eletrônica com validade jurídica é preciso ter um certificado digital e saber qual das modalidades vai precisar gerar. Na sequência, é necessário se cadastrar no órgão fiscal competente, sendo eles:

  • a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) no âmbito Estadual;
  • no município, perante a Prefeitura ou Secretaria de Finanças.

Para gerar o documento, é possível acessar diretamente o endereço do respectivo órgão, ou fazer a emissão por meio de um software integrado que realize o processo. 

homem contabilizando notas fiscais
A nota fiscal eletrônica é uma opção que agiliza o trabalho contábil, uma vez que já conta com o cálculo do imposto. Imagem de Drazen Zigic no Freepik

Quais as vantagens da nota fiscal eletrônica?

O ganho de tempo é um dos principais benefícios de aderir à nota fiscal eletrônica. Afinal, ao finalizar uma venda, é possível selecionar os itens e forma de pagamento e ter em poucos segundos o documento preenchido com exatidão. 

Redução de custos

Com esse recurso, é possível reduzir os custos com a impressão de notas físicas a cada operação, o que pode representar uma grande diferença. Além disso, com a agilidade trazida com esse modelo, a empresa consegue processar mais operações em pouco tempo.

Logo, esse é um ponto primordial para quem busca alavancar as vendas, já que permite escalar a operação. Do ponto de vista da equipe, possibilita conduzir o negócio com um número menor de pessoas nessas tarefas.

Nesse contexto, embora seja necessário um investimento inicial para adquirir um software, há um retorno rápido ao pensar na economia de pessoal para realizar o mesmo volume de serviço.

Diminui a chance de erros

Com a inserção dos dados de forma automática na nota fiscal eletrônica, há uma chance menor de haver erros como ocorre no preenchimento manual. Dessa forma, evita o retrabalho ao precisar retificar as informações. 

Outra vantagem disso é que permite que a empresa tenha acesso a importantes métricas de vendas, como o faturamento mensal de forma segura e confiável.

Facilita a apuração de tributos

Usar ferramentas de automação para a emissão de nota fiscal eletrônica também facilita na hora de apurar os tributos a pagar. Como todas as transações são transmitidas de modo instantâneo para o fisco, ao final de cada período já se tem o valor dos impostos a pagar. 

Integração com sistemas de vendas

Esse tipo de solução ainda possibilita a integração com os sistemas de vendas e pagamentos eletrônicos. Por isso, é a opção ideal para a otimização do checkout no e-commerce.

O cliente, ao efetuar uma compra, já realiza o pagamento na própria plataforma de vendas e recebe a nota fiscal eletrônica em poucos minutos por e-mail. Assim, há mais segurança para ambas as partes na relação comercial.

Valorização da equipe

Ao aderir a emissão das notas de forma eletrônica, é possível aproveitar melhor a equipe em tarefas mais complexas, como ampliar a carteira de clientes ou cuidar do pós-venda, por exemplo.

Com isso, a empresa consegue de um lado aumentar a satisfação da equipe, que se envolve em atividades mais estimulantes, e de outro, melhorar o atendimento ao cliente. Esses são fatores essenciais para que o negócio consiga crescer e atingir o sucesso.

Menos burocracia

Mesmo para negócios menores, aderir à nota fiscal eletrônica é uma boa alternativa, que poupa um grande esforço com a parte burocrática. Afinal, o sistema já faz o cálculo do imposto a pagar, o que dá mais segurança de que está dentro da lei.

pessoa efetuando o pagamento pelo celular
A nota fiscal eletrônica é uma excelente opção para o comércio eletrônico porque permite integrar com os meios de pagamento. Imagem de fanjianhua no Freepik

Por que automatizar a emissão da nota fiscal eletrônica?

Contratar um software para emissão da nota fiscal eletrônica para sua operação garante mais segurança e velocidade no trabalho. Isso porque, os sites públicos das secretarias muitas vezes passam por instabilidades, o que impede a emissão. 

Tal situação não ocorre quando se usa um programa para a emissão das NFEs, uma vez que em caso de interrupção do serviço ele fará a emissão da nota e depois transmite para o órgão competente.

Outro fator relevante é que esse tipo de sistema em geral também já possui a função de envio da nota por e-mail ao cliente. Assim, todas as tarefas ficam integradas para otimizar o processo desde a compra até o pagamento.

Esse tipo de sistema permite ainda a geração de relatórios para visualização dos resultados diários, semanais ou de um período maior, que trazem:

  • número de vendas e cancelamentos;
  • valor da receita;
  • cálculo dos impostos.

A partir disso, os gestores ganham muito mais controle sobre a operação, o que levaria um tempo incalculável no caso dos controles físicos. Na era digital, se mostra essencial investir em meios de tornar os processos cada vez mais ágeis e integrados para se destacar.

Segurança da informação

Com um sistema automatizado, o banco de dados da empresa relativo às vendas efetuadas fica seguro armazenado em nuvem. Assim, há menor risco de perda de informações em razão de algum problema técnico com as máquinas.

Com isso, caso seja preciso fazer uma auditoria ou análise mais detalhada é possível acessar os registros de forma rápida. Além disso, não demanda a manutenção de arquivos físicos que ocupam um enorme espaço e dificultam a busca.

Como escolher um software para emissão de nota fiscal eletrônica?

Ao optar por usar um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica o primeiro ponto a observar é a capacidade de armazenamento. Afinal, ele deve ser capaz de suprir o volume de transações realizadas pela empresa, inclusive em períodos de pico.

Um segundo ponto crucial é verificar se a empresa de software oferece suporte em tempo integral, uma vez que qualquer paralisação no sistema pode implicar em perda de vendas. Portanto, o ideal é buscar referências sobre o servidor para ver se há relatos de problemas.

Vale destacar que a opção de armazenar os dados em nuvem é mais viável porque não ocupa memória nas máquinas. Assim, garante muito mais rapidez na emissão, além de dar mais segurança contra o vazamento de dados.

Nesse ponto, é importante saber qual o sistema de proteção oferecido, uma vez que os mais eficazes utilizam a criptografia para evitar acessos externos. Isso é essencial pois há registros relativos a operações e dados de clientes.

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