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Como montar um playbook de vendas matador para o seu negócio?

O playbook é o norte que todo time deve adotar, isso porque o processo de vendas, assim como a fidelização do seu público-alvo, exige uma rotina. Melhor que isso, requer uma padronização e é a partir dela que você garante a linearidade da sua empresa.

Saiba o que é o playbook de vendas

Uma bússola para vender de forma padronizada e assertiva, eis a explicação mais simples para definir o que é um playbook. Imagine que o seu time de vendas seja um submarino de guerra apto a atacar o inimigo, então, se cada comandante seguir a sua intuição, tem-se uma catástrofe como resultado. Isso é uma analogia à equipe de vendas da sua empresa, quanto mais linear e padronizado for o processo, menor é a chance de falha.

Ter por base um documento norteador não significa que as etapas de vendas serão engessadas. Até porque cada uma incide em uma necessidade a ser suprida e isso a torna única. Esse “livro” deve ser o pilar básico que compreende a dinâmica de vendas adotada, bem como as práticas consideradas efetivas para o ciclo de vendas ideal da empresa. 

Ao montar um arquivo como esse, além de um padrão, você garante o engajamento dos colaboradores e a fácil comunicação entre a equipe. Esses são apenas dois dos benefícios que a empresa adquire ao padronizar o seu sistema. Tudo o que melhora esse processo incide na fluidez das vendas e corrobora com os objetivos de crescimento do seu negócio.

Quais os objetivos do playbook de vendas?

Quando uma empresa adota um playbook de vendas, ela deseja mais do que padronizar a forma que seu time vende. Anseia por resultados mais efetivos, a fim de que o processo entre a abordagem do cliente e o pós-venda seja um ciclo virtuoso. Isso significa cativá-lo para que ele volte sempre a comprar e tenha, por consequência, uma experiência única a cada aquisição. Dentre os objetivos desse documento destacam-se:

  • Auxiliar na captação de clientes em potencial;
  • Treinar o vendedor para todo o processo de vendas e para as objeções;
  • Construir direcionamentos para a fidelização.

A partir disso, a empresa observa o aumento nos índices de conversão que, por sua vez, incide na queda do custo de aquisição por cliente (CAC). Ou seja, isso significa mais dinheiro disponível no caixa para investir em áreas como tecnologia e inovação.

Por que é importante criar um bom documento de vendas?

O playbook define a rotina do time de vendas. Isso facilita a organização de dados, colabora com o desempenho da equipe, assim como contribui para a qualificação profissional. Uma vez que o processo de vender é complexo e de longa duração, o documento compreende, dessa forma, atualizações conforme a demanda.

No mercado atual são conhecidos três tipos desse documento. O arquivo de mercado, que atende a setores determinados, o norteamento de produtos e serviços, que abrange as precisões técnicas e por fim, o documento sobre o processo de vendas. Este é o mais comum nas empresas por apresentar o processo interno junto aos dados do segmento.

Dicas para criar um playbook de vendas

Para elaborar um playbook de vendas é preciso partir da comunicação. Entender o melhor meio para divulgar, bem como engajar o time de vendas é fundamental. Uma vez que você já sabe o canal mais efetivo de interação, basta seguir um passo a passo para conceber e lançar seu documento, siga as orientações a seguir para colocá-lo em prática.

1- Como escolher o formato do playbook?

O meio audiovisual é a opção mais abrangente para este documento, isso porque reúne visual, texto e muitas vezes áudio. A maior parte das empresas cria o documento e o disponibiliza em formato de e-book ou slides salvos em formato PDF, aliás, esse formato é o que garante a segurança das informações, de modo que não permite edições. Já outras também disponibilizam a versão impressa, que contém apenas imagens e textos.

mulher de pé apresentando gráficos para seus colegas de trabalho
O playbook é um documento que orienta o time de vendas, a fim de padronizar o processo de todo o ciclo de aquisição. Imagem de DCStudio no Freepik.

2- Visão geral do negócio

Com o formato definido, você inicia o playbook de vendas de forma a apresentar o seu negócio. Inclua a missão, a visão, os valores, assim como os objetivos de curto, médio e longo prazo, além da cultura organizacional e das estratégias de posicionamento. Isso ajuda a ter uma visão 360º da empresa e inclua também um breve histórico da organização

3- O documento de vendas precisa ter descrição de processos?

Essa é a parte mais importante do documento, já que ele centra todos os esforços justamente no processo de vendas. Mostre de forma bem visual, por exemplo, em fluxos de trabalho, onde começa e termina cada etapa de uma venda. A começar pelo estudo do cliente em potencial, que termina na fidelização após a primeira compra. 

Apresente os responsáveis diretos e indiretos de cada etapa, isso ajuda na compreensão do funcionamento do setor e colabora na orientação em caso de dúvidas. Quanto mais didático for essa parte do playbook de vendas, maior será a assimilação do time.

4- Um bom playbook aborda a relação entre marketing e vendas

Uma boa venda, no entanto, não acontece do nada, há um estímulo para que ela ao menos comece e é aí que o marketing aparece. O conhecimento dos profissionais de marketing auxilia o time de vendas a compreender o setor comercial e de propaganda como uma balança, onde o equilíbrio é o responsável pela venda. 

Liste os seguintes tópicos nesta etapa do documento:

  • Apresente a equipe, com a breve descrição dos cargos;
  • Mostre a colaboração de cada um junto ao funil de vendas;
  • Elenque as ferramentas e métricas usadas pelas duas áreas.

Com isso, há o pleno entendimento do SLA (Acordo do Nível de Serviço) entre as áreas, o que permitirá a sinergia do fluxo de trabalho entre elas. Nessa etapa, você pode incluir também dados dos clientes em potencial, como pesquisas e a persona, isso auxilia na compreensão da abordagem ideal.

5- A linguagem usada no playbook 

Nessa etapa do documento você deve apresentar como a equipe aborda o cliente, desde o momento inicial até o pós-venda. A recomendação é que vários exemplos apareçam, como o contato escrito, telefônico e até mesmo, a orientação para a gravação de áudios. Como o WhatsApp hoje é uma importante ferramenta de vendas, pensar na abordagem por meio de mensagem de voz é uma maneira de qualificar o processo.

6- Mensuração de resultados no playbook é importante?  

De nada adianta você montar o melhor playbook de, se você desconsidera um dos norteamentos mais importantes que são os KPIs. Afinal de contas, as métricas indicam além dos resultados, já que permitem a análise do que é possível melhorar e por sua vez, aparecer como atualização no documento.  

Nesse sentido, apresente todas as métricas consideradas na análise de vendas, bem como na avaliação de desempenho da equipe. Assim, você preza pela transparência do processo e ajuda o seu time a nortear as abordagens, de modo a focar mais efetivamente nos resultados. Isso também colabora para a redução dos gaps de comunicação, já que se enxerga o processo como um todo.

Como validar um playbook de vendas?

A validação de um playbook acontece a partir das análises das vendas, assim como do desempenho de equipe e individual. Ao divulgar o documento e executar um treinamento de apresentação, você prepara o seu time para a padronização do processo. Conforme ele acontece, a partir dos KPIs estabelecidos, valida-se cada etapa, de forma a captar possíveis melhorias e aumentar o número de boas práticas.

pessoa desenhando uma estratégia de vendas em seu caderno
O alinhamento perfeito entre marketing e vendas deve ser explicitado no playbook. Imagem de rawpixel.com no Freepik.

Vale a pena investir em um documento de vendas?

Caso ainda haja dúvidas, a resposta é sim, com certeza, um playbook tem por objetivo facilitar a vida do seu time, assim como orientar para a rentabilização dos melhores resultados. Ou seja, investir neste tipo de documento apresenta benefícios reais ao crescimento do seu negócio, a saber:

  • Permite o real escalonamento das vendas;
  • Incide na melhoria do approach, ou seja, das técnicas persuasivas;
  • Promove a sinergia entre o posicionamento da empresa e as tratativas de venda.

Assim como permite a adaptação do discurso de venda com base no cliente, já que uma empresa pode ter várias personas e daí, a importância de ter uma abordagem personalizada para cada cliente. Isso torna o processo mais real e até mesmo, mais humanizado e este, sem dúvida, é um diferencial que faz o comprador optar pela sua empresa em detrimento do concorrente.

Crie um bom playbook de vendas para o seu negócio

Com todas as informações desse texto você já pode reunir a sua equipe e pensar em um playbook de vendas colaborativo. Conte com a contribuição dos gestores, do financeiro, jurídico e das indispensáveis turmas de marketing e claro, vendas. Em caso de dificuldade você pode consultar materiais disponíveis, a fim de filtrar o que realmente interessa e otimizar o tempo de criação.

A partir do desenvolvimento do documento, fique atento a necessidade de atualização conforme a demanda. E essa é modificada a partir do momento que a sua empresa cresce e almeja novos desafios. Isso acontece com o lançamento de novos produtos e serviços, assim como diante da necessidade da adoção de novas estratégias.

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