Press release: como escrever o texto perfeito e conquistar os canais de mídia?

Um bom press release desperta o interesse dos canais de mídia on e offline, também amplia a divulgação de uma mensagem com eficiência para garantir bons resultados.

O press release é uma das ações utilizadas dentro de uma estratégia de marketing para divulgar a empresa ou algo novo sobre ela. Com o formato de um texto de jornal, pode alavancar a tática de comunicação empresarial. Saiba tudo sobre esse meio de divulgação.

O que é o press release?

A definição para press release compreende um texto jornalístico escrito pelo profissional de relações públicas da empresa. A saber, também é chamado por boletim ou comunicado de imprensa.

Uma situação comum em que ele se faz presente são as notas oficiais assinadas por autoridades, por exemplo, o Presidente da República para se posicionar frente a uma fatalidade.

No cenário de marketing, é muito usual vê-lo como forma de pronunciamento frente a um momento de crise, como a necessidade de recall em um determinado carro. Além disso, esse tipo de comunicação visual e escrita também divulga:

• eventos;
• promoções ou prêmios;
• lançamento de uma marca.

O diferencial desse formato de divulgação é seu destinatário que não é o público final. Mas sim, canais de mídia, como os próprios navegadores na versão mobile também, a fim de proporcionar experiências diferentes na distribuição de informação.

Além desses, as redes sociais da própria marca, para que todos veiculem o comunicado de forma a ampliar o alcance da mensagem.

Quais são os itens obrigatórios de um press release?

Por se tratar de um texto em formato de notícia, o press release usa a regra da pergunta dos 6 W’s (quem, o quê, onde, como, quando e por que). A saber, essa é a pedra fundamental de qualquer bom texto de cunho jornalístico ou de divulgação.

Ao pré-estruturar esse material, relações públicas e marketing de conteúdo devem ter em mente que os 6 W’s apresentados de forma chamativa têm maiores chances de cativar os veículos de mídias digitais, assim como os tradicionais.

A partir disso, o texto é utilizado por eles com algumas modificações, a fim de acompanhar a narrativa do canal de comunicação.

Qual é a estrutura correta de um press release?

A estrutura correta de um press release se divide em dois momentos, a pré-estruturação (6 W ‘s) e a estruturação para a escrita. A seguir, veja a estrutura, a fim de organizar o formato das notícias, bem como detalhar a função de cada um deles.

Título

Para especialistas, o título de um press release deve ser escrito no fim da produção. Isso porque, ele deve ser chamativo, a fim de convencer os veículos de mídia a saber mais sobre o que a sua marca tem a dizer.

Um título digno de atenção reúne três características como ser chamativo, curioso e por fim, despertar o interesse pela leitura. Outro ponto importante é o seu tamanho, pois ele deve ter, no máximo, uma linha completa.

Vale lembrar que o trabalho de assessoria de comunicação é ampliar a voz da marca por meio dos canais de comunicação. Logo, quanto mais “barulho” fizer o título do press release, maior é a chance de ver o material multiplicado pela mídia. 

Cabeçalho

Também conhecido como “Local e Data”, é comum ver o cabeçalho logo após o título. Isso ajuda o profissional de mídia a validar o “frescor” da notícia. Uma dica para este item é se atentar ao tempo. 

Um exemplo disso é se a sua marca deseja lançar um novo produto para as mulheres exatamente no dia 08 de março, o material de divulgação deve estar na mão dos canais de comunicação com pelo 10 dias de antecedência.

Isso assegura que o material será recebido, bem como apreciado, de forma a garantir a publicação no “time” exato das demais ações de marketing. Por fim, lembre que o cabeçalho é simples, como: Minas Gerais, 19 de janeiro de 2023.

Lead

Na área da comunicação, o lead também é chamado de entrada ou linha fina. É um resumo, que varia de 2 a 4 linhas, que deve concentrar o suprassumo do press release.

O lead é um gatilho que determina a continuação de leitura e a futura publicação do material pelos canais de comunicação. Note que toda matéria dos portais de notícias conta com o lead e de forma comum, ele contém 2 linhas em negrito.

1º parágrafo

O 1º parágrafo do texto exporta a pré-estrutura baseada no 6W’s. Nesse momento, você une as respostas em forma de texto corrido e assegura que ele não terá mais do que 4 linhas inteiras.

Esse contato do leitor com o primeiro fragmento do conteúdo é o segundo gatilho que desperta o interesse em saber mais. Logo, o redator deve pensar fora da caixa. Para tanto, use as palavras de transição que conectem uma resposta a outra, de forma a dar sentido.

Texto

Também chamado de corpo do texto, começa no 2ª parágrafo e termina na penúltima subdivisão do conteúdo. É o espaço para aprofundar alguns do 6W’s, de forma a enriquecer o press release com material relevante.

Uma maneira de enriquecer o texto, por sua vez, é usar citações breves. Falas essas que vem entre aspas e no fim, recebem a assinatura do seu criador, como nome completo e cargo ocupado na empresa.

Conclusão

A conclusão do press release é a parte que arremata o conteúdo e guarda uma surpresa. De modo geral, ela é um resumo que une introdução, 1ª parágrafo e o corpo do texto. 

Só que uma estratégia muito comum das assessorias de imprensa é incluir na conclusão algum gatilho. Isso significa instigar a curiosidade do leitor com uma informação extra, que provoca o contato pós-envio, a fim de obter mais detalhes.

Informações sobre a empresa

O press release precisa ainda incluir após a conclusão informações básicas sobre a empresa, de forma a apresentá-la de modo resumido.

Vale aqui deixar um texto pronto que condense como a empresa ou marca surgiu, bem como um resumo da missão, visão e valores dela. Lembre, entretanto, de fazer as alterações neste conteúdo quando necessário.

Contato

Por último, é preciso assinar o press release e isso é feito com a inclusão do contato, seja do responsável pelo texto ou da assessoria de imprensa. Nome completo, e-mail e telefone são suficientes para uma futura busca por mais detalhes.

Como e a quem enviar o press release?

O press release, de forma geral, é enviado por e-mail a uma lista de contatos pré-selecionados. A assessoria de comunicação trabalha na captação desses endereços e também é responsável por filtrar o envio.

Isso significa que, por exemplo, em um mailing com 500 contatos, a marca vai disparar o conteúdo para uma parte deles. Dessa forma, vai selecionar aqueles veículos que são estratégicos para aquele momento ou com os quais já estabeleceu parcerias.

A estratégia por trás dessa seleção é gerar o sentimento de exclusividade, de modo a incentivar ainda mais o contato e a futura publicação do material. Para tanto, ao redigir o e-mail reforce:

• a ideia do material enviado em primeira mão;
• o estudo do público leitor mais adequado;
• a parceria, caso ela já aconteça.

A escrita do e-mail personalizado para envio de um press-release pode determinar parte do sucesso dessa ação. Quanto mais convincente for esse contato, maior é a chance do material ser aberto. A outra parte, por outro lado, fica por conta do próprio conteúdo. 

O clipping, por sua vez, é a forma de validar o trabalho feito, pois ele armazena o resultado de um envio de sucesso desse tipo de material.

Como ter sucesso no uso do press release em uma estratégia de marketing?

O sucesso de um press release em uma estratégia de marketing envolve a força de um bom conteúdo. Isso significa dizer que o texto une a boa escrita do jornalismo, a articulação das relações públicas, assim como os gatilhos da publicidade.

Elaborar esse tipo de conteúdo é um trabalho feito por várias pessoas. Afinal, deve haver sinergia em tudo que a marca fizer sobre tal ação. Para tanto, a inclusão deve ser feita no momento do briefing das ideias.

Agora que você já tem tudo para criar o seu press release, basta colocar a mente criativa da equipe de comunicação para operar o seu novo sucesso em estratégia.