Processos organizacionais: Saiba o que são e quais as suas importâncias

Os processos organizacionais são um conjunto de várias ações de todos os setores da empresa, que envolvem todos os aspectos e que visa atingir o máximo dos resultados.

Processos organizacionais são atividades que existem com o intuito de atingir os resultados desejados. Assim, essa é a forma que cada uma das marca tem para conseguir atender o seu público-alvo e gerar valor para seus stakeholders.

O que são os processos organizacionais?

A expressão “processos organizacionais” nas empresas, se referem a uma série de atividades que se relacionam entre si. Por isso, são práticas que envolvem quase todos os aspectos da organização, como:

• pessoas;
• equipamentos;
• procedimentos;
• informações.

Sua execução tem como objetivo transformar os insumos em produtos ou serviços. Dessa forma, será possível atender às necessidades de clientes internos ou externos e com isso agregar valor para o seu público-alvo e também para as empresas.

O que são os insumos?

As entradas ou insumos são as matérias-primas, equipamentos ou informações que chegam na linha de produção e serão transformados. Enquanto isso, as saídas são os produtos ou serviços já em seu formato final, ou seja, a forma como são vendidos.

Quais são os tipos de processos organizacionais?

Os processos organizacionais são diversos e guiam toda a cadeia de produção das empresas, com seus estilos. Dessa forma, vale a pena conhecer quais são os mais comuns e compreender como cada um deles age de modo para que o sistema se torne ainda mais eficaz.

Como são os processos primários?

Os primários ou finalísticos, são os que tendem a gerar o serviço ou o produto para o público externo. Portanto, é por meio deles que as organizações atendem às necessidades da sua personas e são tidos como as soluções para o dia a dia de seus clientes.

Esse estilo se caracteriza muito pelo setor de atuação que cada empresa tem no mercado de trabalho. Por isso, esse aspecto é o seu “core business”, ou seja, se relaciona à atividade principal que a marca tem.

Como esse é um dos processos organizacionais mais importantes, ele necessita receber apoio de outros. Assim, é por meio de um conjunto que se consegue gerar um produto ou serviço final de alta qualidade.

Quais são os processos de apoio?

Os processos de apoio, ou de suporte, são os que não têm relação com o público externo, ou seja, com o cliente. Dessa forma, a sua grande meta é fortalecer ou mesmo auxiliar o processo primário para que ele funcione melhor.

É comum que eles estejam ligados às áreas que afetam a função principal e também garantir que ela funcione bem. Então, a empresa é capaz de entregar seus produtos sem interromper a sua oferta e ampliar mais a chance de crescer. 

Como são os processos gerenciais?

Os processos organizacionais são o resultado final, mas os gerenciais estão ligados à gestão estratégica de cada organização. Portanto, tem uma relação bem estreita com cada um dos outros tipos e eles precisam trabalhar juntos para ter mais eficácia.

É por conta desse tipo de processo que as outras atividades devem ser o tempo todo monitoradas e melhoradas. Ou seja, por conta dele que há meios de se tornar mais eficiente quando se cria um planejamento estratégico sobre a produção.

Como é a ordem de hierarquia dos processos organizacionais?

Os processos organizacionais tem uma ordem de acordo com a sua prioridade de execução. Então, a hierarquia deles é bem necessária para ser capaz de entender quais são os mais importantes e como se auxiliar de modo eficaz a gestão de tarefas com grande clareza.

Como funcionam os macroprocessos?

Os macroprocessos tendem a envolver pelo menos mais de dois departamentos ao mesmo tempo. Dessa forma, ela lida com vários aspectos como os que estão listados logo a seguir:

• cargos;
• funções;
• competências.

Quando eles são feitos há um impacto bem grande nos resultados e na forma como a firma funciona. Portanto, esse estilo está no topo da hierarquia quando se pensa na forma como a empresa atua.

Como são os processos?

Nos processos organizacionais esse representa um conjunto de atividades de alta complexidade. Então, ele envolve vários subprocessos ou tarefas distintas que se ligam e buscam entregar um objetivo específico.

Uma característica interessante sobre esse tipo de atividade é que ele se inicia e termina de modo que envolve o consumidor final. Dessa forma, é nesse estilo que se recebe as entradas e também entrega as saídas. 

Como são os subprocessos?

No resumo, esse é um conjunto de tarefas que são complexas em um grau médio e alto. Por isso, é feito a partir de várias funções distintas, como os processos de marketing que se interligam em prol de um objetivo, que é fazer com que o resultado seja muito bom.

Como são as atividades?

Nos processos organizacionais, as atividades atuam como operações de complexidade média. Então, podem ocorrer tanto nos processos como nos subprocessos e costuma ser feita por um setor específico da empresa para atingir a meta desejada.

Como funcionam as tarefas?

As tarefas são apenas um conjunto de afazeres que devem ser feitos e que costumam ter um prazo limitado. Assim, é uma etapa que requer esforço, rotina e a capacidade de superar desafios.

Por que investir nos processos organizacionais?

Há várias vantagens para quem investe nos processos organizacionais dentro da marca para garantir que eles melhorem e tragam ainda mais resultados. Portanto, é necessário entender os benefícios que, aprimorar o caminho entre as entradas e as saídas, trazem.

Como os processos organizacionais diminuem o desperdício?

Quando uma etapa não funciona direito ela tende a causar muitos desperdícios de vários tipos. Dessa forma, se gasta muito tempo para ajustar as coisas e é preciso de um período bem maior para que uma tarefa simples seja executada.

Outro tipo de desperdício bem comum nas empresas é quando se deixa de usar todo o potencial de seus funcionários. Assim, isso é mais comum do que se pensa e para sanar esses problemas é necessário investir em várias ações que ajudem a aumentar a eficiência.

Redução de custos

Os processos organizacionais sempre devem buscar reduzir custos para SaaS da empresa e também em outros nichos para garantir chances de lucro maior. Por isso, é necessário focar em tudo que representa um gasto menor para a empresa.

Padronização

Com o fordismo já se aprendeu que tudo que é padrão é mais prático, rápido e eficiente de ser feito. Então, a ideia de tornar as etapas padrões é importante para garantir um bom nível de qualidade final e garantir a satisfação com os clientes.

Integração

Um resultado bem eficaz de investir é que isso permite integrar vários departamentos de uma empresa, mesmo que ela seja grande. Dessa forma, se obtém uma comunicação mais fluida e as equipes entendem como apoiar mais umas às outras para que todos atinjam suas metas.

Atuação estratégica

Quando os processos organizacionais se tornam mais efetivos, se obtém mais dados para analisar os pontos a serem melhorados. Portanto, é mais prático entender o que precisa ser modificado e os gestores têm mais liberdade para pensar em estratégias mais interessantes.

Como melhorar os processos organizacionais?

O mercado tem várias metodologias com foco em melhorar processos organizacionais e cabe a empresa entender qual filosofia combina melhor com a sua visão. Assim, a maioria dos administradores de sucesso acham positivo usar um método já testado para iniciar, confira.

Ciclo PDCA

O termo é uma abreviatura para Plan, Do, Check e Act, ou seja, planejar, fazer, chegar e agir. Então, o ciclo PDCA usa esses quatro passos para tornar os processos mais ágeis e eficientes, veja mais:

• planejar – identificar qual meta se espera atingir e traçar um plano para isso;
• fazer – colocar em prática a estratégia elaborada na primeira etapa;
• checar – coletar métricas e mensurar se os resultados são os esperados;
• agir – aplicar correções para que se chegue mais perto de atingir o sucesso.

Esse é um ciclo que deve ser repetido constantemente para que o tempo todo possa se buscar por excelência. Dessa forma, as chances de atingir um alto nível de excelência são ainda maiores.

BPM

Na hora de melhorar os processos organizacionais é possível aplicar a metodologia BPM (Business Process Management) que também funciona de modo periódico. No entanto, aqui existem seis etapas distintas para realizar a tarefa.

Planejar e alinhar 

É preciso fazer um mapeamento estratégico de cada um dos processos. Dessa forma, a empresa tem que avaliar o que cada função precisa para que funcione de forma correta e eliminar o que for desnecessário na produção.

Análise 

Essa é a fase onde se cria um banco de dados e se analisa como os processos estão aplicados. Portanto, deve buscar entender se eles funcionam de verdade e quais são as possíveis melhorias para eles, veja as outras etapas a seguir:

• desenho – onde se remodela as atividades para que sejam melhores;
• implementação – quando se põe em prática o novo modelo;
• monitoramento – momento de acompanhar os resultados obtidos;
• refinamento – fazer uma análise extra para corrigir alguma imperfeição.

Para que o BPM seja útil nos processos organizacionais é necessário que seja uma prática constante. Por isso, não é algo que corrige todos os problemas de uma vez só e é preciso uma boa dose de esforço coletivo para atingir suas metas.

Qual a importância dos processos organizacionais?

Os processos organizacionais são cruciais para quem deseja ver a sua marca se tornar uma potência e entregar a melhor qualidade final para o consumidor. Dessa forma, é uma área essencial da empresa, que precisa do alinhamento de vários setores para funcionar.

Hoje em dia é possível contar com aplicativos de organização para entender melhor o fluxo da empresa e quais caminhos tomar. Além disso, é bom contar com profissionais bem qualificados para ter um trabalho  mais efetivo.