O Trello e a produtividade da equipe: saiba como a plataforma colabora com a eficiência na gestão de projetos

O Trello é uma plataforma que contribui no gerenciamento de projetos. Nesse sentido, usar todos os recursos da plataforma garante a otimização das ações.

O Trello é uma ferramenta eficiente para gestores de equipe. Isso porque ajuda tanto no ato de delegar, quanto acompanhar, bem como pontuar feedback de atividades. A plataforma também coopera para bons índices de produtividade. Saiba tudo sobre ela. 

O que é o Trello?

Utilizar o Trello é usar uma ferramenta específica para gerenciamento de projetos. Além disso, a plataforma permite organizar essas e demais ações que demandam um grande fluxo de informações ou de pessoas envolvidas.

A ferramenta é uma criação do grupo Atlassian, que junto às demais plataformas, Jira, Confluence e Team Central, cooperam com a organização das ações de qualquer tipo de projeto dentro da gestão de empresas.

Como o Trello funciona?

Para utilizar o Trello é preciso, de antemão, criar uma conta. Isso acontece de modo gratuito e pode ser mais rápido do que se imagina, caso o usuário opte em vincular a conta da plataforma com seu email Google ou Microsoft.

O usuário pode usar a ferramenta, a saber, de forma gratuita. No entanto, no caso de projetos, recomenda-se a assinatura de planos pagos. A diferença, por sua vez, fica por conta de alguns recursos extras, como por exemplo:

• o recurso de pesquisas salvas no Plano Standard;
• o suporte prioritário no Plano Premium;
• a área de trabalho ilimitada no Plano Enterprise.

A partir da conta criada, o proprietário da conta cria sua área de trabalho, assim como os cartões. Já por meio de convites via e-mail, adiciona os integrantes da equipe. A seguir, vamos detalhar as ações básicas dentro da ferramenta.

Criar listas e tarefas

Para criar tarefas, bem como listas, a ação é semelhante. No entanto, antes de falar de tais ações, vamos relembrar o conceito de quadro na plataforma.  O quadro é a área de trabalho, ou seja, o local em que o administrador enxerga todo o projeto em suas divisões.

Dito isso, a lista é o elenco de categorias. Por exemplo, caso o projeto seja a realização de um show, as listas vão compreender os setores envolvidos, como o marketing e o financeiro.

Por sua vez, as tarefas são as ações específicas de cada setor. As tarefas são chamadas de cartões e são nelas que o gestor vai detalhar cada ação. Para criar uma lista ou uma tarefa basta clicar no botão “mais” no canto superior direito da página. 

Gerenciar tarefas e acompanhá-las

Gerenciar tarefas consiste na priorização de projetos, ou seja, organizar as ações por ordem de acontecimento. O gerenciamento, por sua vez, permite delegar tarefas (via, por exemplo, Matriz Raci), assim como fragmentar em ações pequenas.

Dessa forma, o projeto está sempre nutrido e organizado para que o desenvolvimento aconteça por igual. Nesse sentido, a própria plataforma sugere algumas opções de organização do quadro. 

A fim de permitir que o administrador consiga gerenciar tudo com otimização de tempo. Um exemplo, a saber, é o próprio formato de gerenciamento de projetos. 

Quando cria as listas e na sequência, as tarefas e por fim, distribuí-las para a equipe, o gestor consegue acompanhar o andamento de ação. Isso, com base no critério de prazo e de ação que a ferramenta indica (“A fazer”, “Fazendo” e “Feito”).

Compartilhar tarefas e informações com outras pessoas

Quando o gestor cria uma tarefa ele delega a alguém da equipe por meio de convite. Isso se dá de duas formas: por adição do membro ou pelo compartilhamento do quadro.

A opção de adicionar alguém começa com o elenco dos times, ou seja, da formação das equipes com produtividade técnicas. Feito isso (na área de trabalho), o gestor inclui o e-mail de cada membro da equipe.

Por sua vez, a pessoa recebe o convite, aceita e assim, já aparece aquilo que é delimitado à sua equipe na sua visualização do quadro. Já quem optar por compartilhar o quadro, basta clicar na opção “convidar” na parte superior da tela.

Após essa ação, a pessoa tem acesso a todo o quadro. A dica aqui é usufruir desse recurso apenas com as pessoas que, assim como o gestor, deve acompanhar todo o andamento do projeto. 

Gerenciar projetos de equipe

Destinamos um tópico específico para falar dos benefícios do tipo de template oferecido pela plataforma quanto ao sistema de gestão de projetos. Ao optar por esse design, o gestor permite que toda a equipe colabore. 

Ao passo que também enxerga todo o andamento do projeto. Os tipos de lista desse template, por sua vez, são bem detalhados. O que ajuda, a saber, na criação das tarefas, bem como no mapeamento de processos.

Além disso, a limitação do desenvolvimento da ação, permite ao gestor compreender se o fluxo de atendimento é real ao objetivo proposto. Assim como à pessoa que recebeu a tarefa.

Análise de desempenho e feedback

Outro benefício da ferramenta é a análise de desempenho. Isso ocorre, a saber, por meio da criação de listas específicas para cada membro da equipe (via gestão de pessoas).

Nela, o gestor inclui os tópicos de análise, assim como itens que servem como feedback. Para cada cartão que sair dessa lista, o gestor atribui um prazo para análise.

Também é possível incluir comentários detalhados sobre o desempenho. Caso deseje, o gestor pode fornecer feedback direto. Isso, por sua vez, é interessante para uma avaliação mais estruturada, ao passo que gere um histórico do colaborador. 

Como o Trello pode ajudar a aumentar a produtividade?

O Trello ajuda a visualizar o trabalho, de modo a tornar mais fácil o entendimento da equipe sobre a execução e o tempo de cada ação. A ferramenta também permite a noção de prazos, de forma a deixar claro as responsabilidades de cada membro.

Além disso, a plataforma permite acompanhar o progresso em tempo real. E isso, permite a rápida identificação de gaps, assim como as oportunidades de melhoria. Isso, por sua vez, incide em melhor comunicação entre a equipe, o que torna todo o trabalho mais eficiente,  

Há outros aspectos relevantes que se relacionam com a produtividade dentro da plataforma. Isso incluir, a saber, automatização de tarefas e também:

• trabalhar o onboarding;
• o uso do app na área de trabalho;
• a transformação dos e-mails em cartões.

Detalhamos a seguir, cada um desses tópicos. A fim de contribuir para a máxima efetividade no uso da plataforma tanto pelo gestor, quanto pela equipe.

Automatize tarefas

Automatizar tarefas significa incluir o botão “Butler” em um cartão específico. Isso indica que trata-se de uma ação recorrente. Logo, você definirá o tempo de recorrência, e isso poupará tempo na hora da atribuição das ações.

Outra dica é selecionar a opção “etapas” em uma lista de verificação. O Butler, por sua vez, irá realizar o “check-in” de ações, de modo a definir e clonar, aquilo que sempre acontecerá.

Trabalhe com o onboarding

Treinar a equipe para trabalhar com a ferramenta é vital. No entanto, a cada novo projeto incluso na plataforma é interessante integrar toda a equipe. E isso pode acontecer a partir de um quadro de apresentação.

Com ele, a equipe poderá ter uma visão 360º do objetivo, assim como da construção e prévia da ação entregue. Isso ajuda o time a compreender a função de cada um, bem como o quanto o trabalho em sinergia colabora para o alcance de bons resultados.

Use o app na área de trabalho

O uso da ferramenta na área de trabalho confere alguns recursos extras tanto para o gestor, quanto para a equipe, diferente do que se vê nos aplicativos da marca. A Atlassian disponibiliza versões para download tanto para Mac, quanto para Windows.

Um dos recursos, por exemplo, são os atalhos de teclado. Com eles, tarefas que seriam manuais na versão web, são criadas em segundos com o manusear de duas ou três teclas.

Transforme e-mails em cartões

Imagine o quanto de tempo você permite à equipe se um e-mail vira um cartão do Trello. Afinal, o fluxo de boa parte das informações do projeto já está na plataforma. Para tanto, faça adaptações.

O título do e-mail passa a ser o título do cartão, ao passo que o corpo contém o texto do e-mail. Os anexos, por sua vez, se tornam parte do cartão, desde que não excedam 10 MB (para as contas gratuitas).

Já o  encaminhamento do e-mail é substituído pela menção no cartão (basta digitar @nome do colaborador). Por fim, o cartão pode ser tagueado, a fim de que o assunto seja localizado de modo imediato. Para tanto, use a # junto a tag desejada.

Como o Trello pode melhorar a comunicação entre membros da equipe?

O fluxo de comunicação que a estrutura do Trello apresenta, por si só, já é um meio de melhoria na entrega e compreensão das mensagens. A organização da “área de trabalho” entre listas e cartões, a saber, é outro benefício.

Além disso, a plataforma permite a livre interação por meio de comentários e notificações, que facilitam a troca entre a equipe. Todo esse “modus operandi” permite que a dinâmica de comunicação aconteça de forma rápida e garantida.

Logo, o projeto ganha agilidade e por sua vez, a equipe consegue equilibrar o tempo de atuação em cada ação de forma qualitativa. Por fim, o gestor acompanha em “real time” o progresso das ações e isso, permite um contato direto com a equipe.

O saldo do trabalho, a partir do uso da plataforma, é positivo. Ao passo que equipe bem orientada, produz com eficiência. Dessa forma, o gerenciamento de projetos acontece de modo orgânico.