Atender clientes mais rápido: quais são os passos para colocar em prática?

Ao atender clientes mais rápido sua empresa garante que os clientes fiquem satisfeitos ao mesmo tempo que traz benefícios para o crescimento dela

Trabalhar para atender clientes mais rápido hoje em dia é essencial para garantir sua satisfação e manter uma boa imagem da empresa. Por isso, existem várias práticas que servem para conseguir esse resultado, agora, veja quais são elas e por onde começar.

O que fazer para atender clientes mais rápido?

Para atender clientes mais rápido é preciso levar em conta vários fatores, como por exemplo, o tipo de atendimento. Bem como, o que o seu negócio considera como muito ou pouco tempo para poder medir a eficiência do processo.

A etapa do funil de vendas em que o cliente está também influencia na quantidade de tempo em que ele está disposto a esperar. Nesse sentido, quanto mais próximo da compra, mais rápido ele deve ser atendido para que não desista e procure o concorrente.

Como usar a agilidade para atender clientes mais rápido?

Ter uma comunicação clara e direta para atender clientes mais rápido é a melhor forma de usar a agilidade para poupar tempo. Aliás, pode-se dizer que grande parte das maneiras se resumem em como você se comunica no atendimento.

Confira nos tópicos a seguir uma lista com 7 dicas de como ser mais ágil e garantir que nenhum cliente desista de uma compra.

1- Não escreva textos grandes

O ideal é não escrever textos grandes durante uma conversa de chat, pois isso faz com que o consumidor demore a fazer a leitura. Por isso, prefira utilizar o FAQ da empresa, ou posts de blog em fontes externas ao chat para sanar alguma dúvida específica.

Nesses tipos de atendimentos, ser direto e claro é essencial para resolver o problema de alguém no menor tempo possível, mas com qualidade.

2- Treine sua equipe

Ter uma equipe treinada para se comunicar de uma maneira prática é um dos fatores mais importantes para garantir sua agilidade. Isto é, para interajam no chat de um modo inteligente que conduzam a conversa para um objetivo, por exemplo:

• não usar mensagens soltas apenas como “bom dia”, “olá” ou “tudo bem?”;
• montar frases completas que incluem a saudação e a pergunta sobre a dúvida.

Esse hábito simples já poupa bastante tempo e direciona o cliente a expor o que precisa falar ao atendente para receber a ajuda que precisa.

3- Não faça o cliente esperar

Por mais que pareça óbvio, é preciso fazer o necessário para não fazer o cliente esperar, e isso envolve contratar novos operadores. Assim, meça o fluxo de atendimentos que sua empresa possui e se certifique de ter um operador para até no máximo 5 pessoas.

Ao terminar a conversa, eles não devem ter vergonha de encerrar a sessão antes do cliente. Porque nem sempre ele vai ter essa iniciativa, e cada minuto importa nesse tipo de serviço.

4- Tenha uma boa conexão

Algo que atrapalha muito a atender clientes mais rápido é uma conexão fraca que resulta em travamento de tela ou áudio. Por isso, ao contratar um operador que trabalha remotamente, tenha como requisito uma internet rápida para evitar esses problemas.

Resolver essas questões precisa ser prioridade, pois não só torna o atendimento mais longo, como também compromete a imagem do site para o cliente.

5- Prefira não usar e-mails para atender clientes mais rápido

Os e-mails são muito úteis, mas não quando precisar atender uma pessoa, pelo tempo extra que leva obter o retorno e dar seguimento ao processo. Desse modo, prefira usar o chat online ou então fazer uma ligação.

6- Seja claro em suas mensagens

Ao responder o cliente, sempre se esforce para escrever uma mensagem que seja clara e sem ambiguidade para resolver todas as dúvidas dele. Bem como, para que ele não pergunte a mesma coisa mais de uma vez por falta de compreensão.

7- Só transfira o seu atendimento em REP

Para atender clientes mais rápido, deve-se evitar as transferências ao máximo caso o atendimento não seja rápido, eficiente e produtivo em todo o processo.

Nesse caso, o próximo atendente já deve ter todos os dados da pessoa que vai receber para que ela não precise responder tudo outra vez. Igualmente, o objetivo de transferi-la deve ser somente para dar um ponto final ao problema.

Como atender clientes mais rápido na modalidade P2P?

Para atender clientes mais rápido na modalidade P2P, o foco deve ser tornar o atendimento mais humanizado. Pois isso os leva confiar na empresa mais facilmente em comparação às mensagens automáticas cheias de burocracia.

1- Saiba prever as dúvidas do seu cliente

Ao conseguir prever as dúvidas do cliente, você será capaz de ajudá-lo sem a necessidade de pedir outras informações. Principalmente em sites que vendem produtos para iniciantes e profissionais, por exemplo, em que é possível explicar a diferença logo de início.

Isso pode ser útil até mesmo nas mensagens automáticas, ou seja, os chatbots podem ser configurados para detectar a página em que o visitante está. Nesse sentido, se o visitante estiver em uma categoria específica, o bot já pode informar algo sobre aqueles produtos.

O CRM é de grande ajuda

Sistemas CRM também contribuem muito para atender clientes mais rápido, pois já possuem os dados de compras antigas registradas. 

Dessa forma, no atendimento você pode usar esses registros para para parecer mais atencioso com o consumidor. Por exemplo, ao perguntar se a entrega do pedido será no mesmo endereço de antes, isso o fará se sentir visto pela empresa e ficará satisfeito.

2- Fale com gentileza

Sempre seja gentil ao se comunicar, não importa o tipo de pergunta que te façam, mesmo as mais óbvias. Também é preciso ter empatia e entender que todos têm seus dias ruins e dificuldades, e agir com gentileza pode conquistar clientes.

3- Se apresente e pergunte o nome do cliente

Mais uma forma de humanizar essa conversa é se apresentar logo no início e também perguntar o nome do cliente. Como resultado, ele percebe que fala com uma pessoa, e não com toda a empresa.

Além de saber qual o nome do visitante te permite ter uma interação mais próxima e pessoal, isso também ajuda a enriquecer sua base de dados.

4- Seja ético

Nunca prejudique o consumidor, e tenha ética para fazer o certo quando ele tiver um problema com a empresa. Pois em muitos casos os atendentes encerram a conversa por não se disporem a resolver questões difíceis.

Como no caso de atrasos na entrega ou extravio do pedido, o correto a se fazer é enviar o produto em um transporte mais rápido. Isto é, compensar o cliente pelo tempo extra que precisou esperar além do prazo inicial sem receber sua encomenda.

Tenha transparência

Seja sempre transparente e deixe o cliente a par de qualquer imprevisto com sua compra. Então, faça o possível para ajudá-lo a decidir o que fazer e esteja sempre à disposição dele.

Como atender clientes mais rápido em vendas?

No caso das vendas, atender clientes mais rápido tem tudo a ver com convencê-lo a comprar de você, e não dos concorrentes. Dessa maneira, quanto antes levá-lo à decisão de compra, melhor será para o seu negócio.

1- Saiba argumentar sobre o produto

Saber argumentar sobre o item que você vende é a melhor forma de atender clientes mais rápido, acelerar a negociação e evitar vendas difíceis. Nesse sentido, você pode destacar os diferenciais do produto no próprio chat além de somente na página do mesmo.

Seja objetivo

É importante ressaltar que a comunicação deve ser objetiva, e conter somente aquilo que o cliente precisa e quer ouvir. Bem como, não prometer algo que o produto não pode cumprir somente para convencer a pessoa.

2- Faça comparações

Não tenha medo de comparar seu produto com os da concorrência e mostrar em quais características ele é melhor. Igualmente, faça comparações físicas ou emocionais que exaltem os pontos positivos dele e transmitam mais confiança nos resultados.

Consultores de venda devem ser honestos e informar também as fraquezas, pois isso é visto com bons olhos pelos clientes. Além disso, você pode usar seus diferenciais para compensar esses detalhes e garantir a venda.

3- Destaque a exclusividade do produto

Muitos produtos só estão disponíveis em algumas lojas, principalmente em casos de parceria direta com as marcas. Portanto, se o seu produto for exclusivo, sempre destaque essa informação para que o consumidor entenda que não o achará em outro lugar. 

Ofereça descontos exclusivos

Descontos exclusivos também são uma boa maneira de manter seus clientes mais fiéis na empresa e impedir que mudem para o concorrente. Afinal, mesmo que essas vendas gerem menos lucro, você mantém a preferência dos consumidores.

4- Use o frete e o parcelamento a favor da venda

Se sentir que uma pessoa está para desistir de uma compra, opte por oferecer frete grátis ou então parcelamentos maiores. Assim, além de atender clientes mais rápido ao agilizar a negociação, você aplica uma das técnicas de venda mais eficientes..

Como atender clientes mais rápido e se promover com isso?

Atender clientes mais rápido também pode se tornar uma forma de se promover ao fazer propaganda do seu atendimento ágil. Nesse sentido, se certifique de também colocar em prática as seguinte ações:

• pedir aos clientes que compartilhem o site em suas redes;
• oferecer descontos ou prêmios com base em compartilhamento;
• ser referência em como fazer um bom atendimento rápido.

Atender clientes mais rápido tem um impacto maior do que somente garantir um processo mais dinâmico. Na verdade, isso traz vários benefícios que podem melhorar a imagem da empresa e atrair mais pessoas, portanto, não deixe de investir nessa área.