Como manter a organização no ambiente de trabalho?

A organização no ambiente de trabalho é vital para manter todos as tarefas em pleno funcionamento, bem como evitar erros, perda de tempo e também de recursos.

A organização no ambiente de trabalho tem um papel crucial na busca pela agilidade em equipes e empresas. Por isso, o artigo a seguir explora os princípios e práticas que podem ajudar seu setor a se tornar mais ágil, com proveito máximo do potencial de cada membro.

Qual é a importância da organização no ambiente de trabalho?

A organização no ambiente de trabalho é vital para a produtividade, para o bem-estar dos funcionários e o sucesso de um negócio. Além disso, mantém a eficiência operacional, pois, permite que as tarefas sejam feitas de forma eficiente, reduzindo perda de tempo e de recursos. 

Evita ainda o estresse e ansiedade entre os membros da equipe, ao passo que gera um local mais tranquilo e controlado. Do mesmo modo, garante que as informações sejam passadas de forma clara e oportuna para todos.

Vale ressaltar ainda que as decisões podem ser tomadas com base em dados concretos, em vez de suposições. Assim, leva a escolhas mais informadas e estratégicas.

Como manter a organização no ambiente de trabalho?

Manter a organização no ambiente de trabalho requer esforço contínuo, bem como o uso de práticas eficazes. Nesse sentido, veja algumas dicas que podem ajudar nessa tarefa simples, mas importante:

• definir metas e objetivos claros para a equipe e cada membro;
• usar método de gestão de projetos, como, por exemplo, quadros Kanban e agendas;
• deixar a mesa, armários e áreas de armazenamento sempre arrumadas;
• incentivar uma comunicação aberta, para, assim, evitar confusões;
• delegar tarefas com base nas aptidões de cada pessoa;
• ter um registro de dados e processos já concluídos.

Como definir metas claras para a equipe?

Definir metas claras para a equipe é crucial para orientar o trabalho, assim como motivar os membros e ter os resultados que deseja. Os passos para isso, aliás, incluem:

• alinhar com a visão e a estratégia da empresa;
• indicar prazos, pois ajuda a criar um senso de urgência e a manter o foco geral;
• dividir em etapas menores para facilitar obter êxito;
• apostar em KPIs que ajudem a medir o progresso;
• garantir que todos estejam cientes das metas e prazos;
• revisar o desempenho e fazer ajustes, se for preciso.

Lembre-se de que esse não deve ser um processo estático, mas sim dinâmico, que envolve revisão e mudanças à medida que a equipe avança.

Qual é o papel da liderança nesse processo?

O líder é o responsável por criar um ambiente propício à definição, execução e alcance das metas. Ou seja, devem alinhar os objetivos com a visão global e a missão da empresa.

Mais do que apenas gerir, ele deve ser parte ativa em todos os processos e trabalhar junto ao time para chegar aos resultados esperados. Não há motivo para se achar superior, uma vez que todos estão em busca de um mesmo propósito.

A liderança deve inspirar e engajar a equipe, ao mesmo tempo que mostra entusiasmo em relação aos objetivos e reconhece os esforços de todos.

Quais são os princípios da organização no ambiente de trabalho?

Os princípios da organização no ambiente de trabalho incluem a unidade de comando. Assim, são normas cruciais para definir e manter um clima organizacional eficaz. Isso porque, eles ajudam a criar um lugar onde as equipes podem ser produtivas, eficientes e adaptáveis. Confira abaixo alguns dos principais.

Então, o principal é criar um padrão na hora de organizar as suas coisas. Esse modelo não precisa ser indicado por nenhum método, mas sim com base em algo que faça sentido para você.

Unidade de comando

A unidade de comando se refere à ordem hierárquica de uma empresa, onde o funcionário deve ter apenas um superior direto. Em outras palavras, cada um deve receber ordens de somente um chefe imediato em relação a uma certa tarefa ou projeto.

A ideia por trás desse princípio é garantir que não haja várias ordens de múltiplos gestores, o que pode levar a confusão, bem como falta de compromisso e erros na execução de cada tarefa.

Quando um colaborador sabe que está sob o comando de um único chefe, ele tem clareza sobre a quem prestar contas e, ainda, com quem buscar orientação.

Paridade entre gestão e deveres

A paridade entre gestão e deveres traz a ideia de que as obrigações dos gestores e líderes devem estar em equilíbrio e alinhadas com o seu poder. Ela implica que os chefes devem prestar contas por suas ações, da mesma forma que esperam isso dos seus subordinados.

Deve haver uma igualdade no que se espera em relação a cumprir as regras e as políticas. Portanto, eles devem seguir as mesmas normas e diretrizes que se aplicam aos demais membros da equipe.

Princípio escalar e cadeia de comando

O princípio escalar afirma que numa empresa, o comando e os deveres devem se dar em vários níveis hierárquicos, de cima para baixo, enquanto se cria uma ordem natural. 

Ele visa criar uma gestão integrada que seja eficaz e que permita a tomada de decisões de forma organizada e estruturada. Além disso, busca evitar a confusão e o conflito que surgem de uma chefia ambígua ou dividida.

A cadeia de comando, por outro lado, se refere à linha tênue entre o poder e as obrigações que flui na vertical por meio da organização, desde a liderança de nível mais alto até a base da hierarquia. Assim, ela essa sequência:

• alta gerência (diretores e acionistas);
• líderes de nível médio (gerente de setor)
• chefes de grau inferior (supervisor e líder de equipe).

Amplitude de controle superior

Esse conceito trata sobre o número de funcionários que um gestor ou um líder de nível mais alto pode supervisionar e gerir de forma eficaz. Ele pode variar, no entanto, de acordo com vários fatores, como, por exemplo:

• tipo de negócio;
• nível de complexidade das tarefas;
• cultura organizacional;
• capacidade de gestão dos líderes.

Quais são os principais métodos de organização no ambiente de trabalho?

Há vários métodos de organização no ambiente de trabalho, como a técnica GTD. No entanto, deve-se aplicar a ferramenta ideal segundo as demandas de cada empresa, ou seja, as tarefas a serem concluídas. Alguns dos principais incluem:

• Matriz de Eisenhower: divide as tarefas em 4 etapas com base na urgência;
• Lista de Tarefas (To-Do List): pode ser usada em papel ou em apps de gestão;
• Método GTD: envolve a coleta, sucessão e ordem de projetos;
• Técnica Pomodoro: blocos de trabalho de 25 minutos, seguidos de uma pausa curta;
• método Kanban: sistema visual que usa cartões (kanbans) para gerir o fluxo de trabalho;
• 5S: abordagem que inclui 5 fases: classe, ordem, limpeza, padrão e sustentação.

Como a organização no ambiente de trabalho ajuda as equipes?

A organização no ambiente de trabalho reduz o estresse e melhora a tomada de decisões. Aliás, também facilita a comunicação interna. Afinal, quando as tarefas, os dados e recursos seguem uma ordem, as equipes podem operar de forma mais eficaz e criar um espaço mais produtivo.