Timesheets o que é e como otimiza a produtividade no seu negócio?

Timesheets o que é, além de um método de gestão do trabalho por meio do controle de tempo gasto em cada tarefa que pode melhorar a produtividade das equipes

Entender o conceito de timesheets o que é pode ajudar empresas a organizar a distribuição de tarefas entre as pessoas, além de evitar erros de precificação. Para isso, é preciso entender como funciona, a melhor forma de aplicar e como usar esses dados.

O que é timesheets? 

O timesheets o que é, na tradução literal seria uma planilha ou folha com a marcação de horário de início e fim de uma tarefa. Em resumo, seja em meio físico ou digital, o funcionário ao começar suas atividades faz as anotações sobre:

• horário de início;
• tarefa realizada, por exemplo, criação de um relatório de fechamento;
• breve descrição da atividade, o que é opcional;
• horário de término, ou eventuais intervalos no decorrer e quando foi retomada.

Esse registro pretende verificar quanto tempo é gasto para execução de um projeto. Isso é importante no caso de serviços nos quais a cobrança é feita por horas.

Como ele pode otimizar a produtividade no seu negócio?

O uso do timesheets pode ajudar a melhorar a produtividade no trabalho, uma vez que permite identificar tarefas que demandam um longo tempo, mas não tem um retorno financeiro significativo.

Diante disso, pode-se buscar opções para tornar esses processos mais ágeis, com o uso de ferramentas de automação, por exemplo. A ferramenta também possibilita avaliar quais os colaboradores mais produtivos, para premiar pela eficiência e valorizar o trabalho.

Como implementar o timesheet?

Para colocar o timesheets o que é em prática, o primeiro passo é escolher um meio registrar, bem como, engajar os funcionários. Aliás, garantir que todos participem é essencial para ter dados que refletem de fato a realidade.

Nesse contexto, é importante destacar para as equipes que esse tipo de registro não tem a função de apenas fiscalizar as atividades e sim de melhorar a rotina de trabalho.

Para fazer o registro, é possível usar uma simples planilha no Excel ou no Google Sheets, que são opções simples e de baixo custo. Ainda assim, oferecem bons recursos para analisar dos dados, como:

• gráficos;
• tabelas dinâmicas;
• compartilhamento de pastas.

Outra opção é utilizar plataformas de gestão de tempo, ou seja, um programa no qual cada colaborador insere as informações. Essa é uma boa escolha para grandes organizações, onde há muitas filiais e um número alto de funcionários.

Quais setores devem se envolver?

O uso desse tipo de ferramenta exige um esforço conjunto tanto dos líderes como dos demais colaboradores. Mas, em especial, como é uma ferramenta que pode servir para avaliar custos com mão-de-obra, é crucial a participação do RH. 

Nesse contexto, a equipe de recursos humanos pode ajudar tanto a esclarecer aos funcionários sobre a importância como usar os relatórios para cruzar com gastos com o pagamento de horas extras, por exemplo.

Quais são os benefícios de usar um Timesheet?

Um timesheets o que é um ótimo recurso para avaliar os fluxos de trabalho e distribuir as tarefas de acordo com a capacidade de cada pessoa. Dessa forma, o gestor consegue avaliar se um membro da equipe está sobrecarregado e dividir suas funções. 

Com uma boa gestão nesse aspecto, é possível melhorar a qualidade de vida no trabalho e por consequência a satisfação dos colaboradores. Além disso, a empresa ganha mais uma ferramenta de avaliação, que pode ajudar a premiar aqueles que dão mais resultados. 

Tais ações são capazes de reduzir o turnover na equipe, ou seja, a saída de funcionários, que implica em gastos com rescisão além do treinamento de novos membros.

Quais as ferramentas de Timesheets para melhorar a produtividade?

Aplicar timesheets o que é possível com uma simples planilha ou ferramentas gratuitas, como o Clockify, por exemplo. Esse é um sistema online que possui ótimos recursos para a gestão de produtividade, tais como:

• criação de projetos, com os respectivos membros responsáveis;
• controle de horas extras;
• relatórios com gráficos sobre tempo gasto em cada tarefa e por pessoa.

Além desses exemplos, há outros programas pagos que podem servir para esse tipo de controle, com uma maior gama de recursos. 

O Harvest, por exemplo, tem como diferencial a integração com sistemas como o Trello e Asana. Dessa forma, a adaptação é mais simples porque se mantêm as ferramentas que os colaboradores já estão acostumados a usar.

Como medir e monitorar a produtividade com Timesheets?

Para ter um registro detalhado sobre um projeto e o tempo para sua execução, é preciso mapear quais as atividades envolvidas, bem como, quem vai executar cada uma. 

No caso de um serviço para criação de material gráfico para um cliente, uma possível divisão das etapas poderia prever: 

• envio do orçamento;
• formalização do contrato;
• criação da arte;
• ajustes e impressão após aprovação do cliente. 

A informação sobre o tempo total gasto permite precificar com mais precisão, uma vez que a empresa sabe quanto paga a cada funcionário. Assim, pode determinar o custo do salário-hora para que a atividade gere lucro.

Como melhorar o timesheets?

Para melhorar o uso do timesheets o que é essencial é tornar o processo mais simples, para não tomar muito tempo dos colaboradores. Por isso, o ideal é usar um sistema que seja intuitivo, para não haver resistência por parte da equipe.

Uma boa sugestão, no caso de grandes empresas, é implantar essa solução aos poucos para poder mapear possíveis dificuldades. Logo, pode escolher um setor para testar a plataforma, verificar os resultados e então replicar a ação para os demais.

Isso permite também avaliar se a plataforma escolhida é capaz de fornecer todos os detalhes que o negócio precisa. Esse é um aspecto essencial para ter certeza de que é suficiente para servir como meio de avaliação, por exemplo.

Como organizar o trabalho em equipe?

Para facilitar o dia-a-dia é importante organizar o timesheet previamente e dividir as atividades em categorias de acordo com os setores. Isso requer um esforço inicial e a cooperação das pessoas diretamente envolvidas, como gestores e supervisores. 

Essa organização, no entanto, ajuda muito na hora de analisar relatórios, uma vez que deixa as opções limitadas para os colaboradores. Assim, na hora de iniciar o trabalho, basta marcar a tarefa correspondente e incluir as marcações de horário.

Dicas para manter um Timesheet eficaz 

O principal fator para que esse recurso seja eficaz é educar a equipe para fazer os registros da forma correta. Por isso, vale a pena esclarecer sobre a importância desse controle além de um treinamento sobre a forma correta de preencher cada campo.

Vale lembrar que toda mudança requer uma fase de adaptação, logo, é natural que no início haja algumas lacunas, porque o colaborador esqueceu de anotar o horário que começou ou terminou a atividade.

Com o passar do tempo, esse procedimento faz parte da rotina à medida que se repete todos os dias. Assim, é essencial persistir e lembrar sempre a equipe para reforçar e obter os relatórios completos.

Por que os Timesheets são importantes para os negócios?

O uso de timesheets o que é essencial para o planejamento, uma vez que permite projetar quantos clientes é possível atender. Isso pode guiar as decisões sobre a necessidade de ampliar a equipe, por exemplo. 

Com base nisso a empresa também pode avaliar se há tarefas que consomem um tempo grande, mas não tem um retorno financeiro. Dessa forma, pode avaliar se são essenciais e se há opções para automatizar e liberar o funcionário para executar outras funções.

Os timesheets também podem ser usados como base para avaliações de desempenho, pois fornecem dados concretos sobre o tempo gasto em diferentes projetos ou tarefas.

Em um mercado cada vez mais acirrado, conseguir meios para aproveitar melhor os recursos internos, o que envolve o capital humano é essencial para ter bons resultados. Por isso, esse tipo de ferramenta é um ótimo auxiliar para fazer esse controle.

Esse recurso aumenta o foco na sua produtividade?

Aplicar esse tipo de controle também ajuda os funcionários a desenvolver a autogestão, ou seja, organizar a própria rotina para executar suas tarefas. A partir da informação de quanto tempo leva em cada uma das atividades, consegue distribuir melhor conforme o prazo.

Outro ponto positivo é que o registro, por si só, estimula cada pessoa a ser mais produtiva, uma vez que passa a ser um fator para avaliação. Além disso, facilita o acompanhamento das metas individuais e coletivas para cada área.

Esse recurso também melhora o relacionamento no geral entre a equipe, uma vez que permite distribuir melhor o trabalho. Ainda, faz com que os gestores possam avaliar com base em critérios concretos, ao invés de privilegiar alguém apenas por afinidade.

Quais são os exemplos práticos de uso de timesheets?

Os timesheets são ferramentas versáteis que podem ser adaptadas para diferentes tipos de empresas, trazendo diversos benefícios na gestão do tempo e da produtividade.

Timesheets em pequenas empresas

As pequenas empresas podem utilizar timesheets para melhorar a organização e a eficiência. A implementação pode ser simples, usando planilhas ou softwares gratuitos. 

Pequenas empresas, como agências de marketing e consultorias, relatam uma melhoria significativa na gestão de projetos e na alocação de recursos. 

Por exemplo, uma pequena agência de design gráfico conseguiu aumentar a produtividade em 25% ao adotar timesheets. Isso permitiu uma melhor gestão do tempo dos funcionários e garantiu que os projetos fossem entregues dentro do prazo.

Timesheets em grandes corporações

Para grandes corporações, os timesheets ajudam a lidar com a complexidade da gestão de muitos funcionários e projetos simultâneos. 

Empresas como Microsoft e IBM utilizam timesheets para monitorar e otimizar a produtividade em larga escala. Eles permitem uma visão detalhada das horas trabalhadas e dos recursos utilizados, facilitando a alocação eficiente de recursos. 

A implementação pode envolver integrações com sistemas ERP e CRM, garantindo que os dados de tempo estejam sincronizados com outros processos empresariais.

Estudos de caso de sucesso

Uma empresa de TI implementou timesheets e observou uma redução de 30% no tempo de conclusão de projetos. A visibilidade sobre as horas trabalhadas permitiu identificar gargalos e otimizar processos.

Uma firma de consultoria financeira usou timesheets para melhorar a precisão na cobrança dos clientes, resultando em um aumento de 15% na receita.

Uma agência de publicidade utilizou timesheets para gerenciar melhor a alocação de recursos, resultando em um aumento de 20% na eficiência das campanhas.

Quais são as dicas avançadas para otimizar o uso de timesheets?

Para maximizar os benefícios dos timesheets, é importante aplicar algumas dicas avançadas de otimização.

Personalização dos timesheets

Configurar e personalizar os timesheets conforme as necessidades específicas da sua empresa pode melhorar a eficiência. Ajuste as categorias de tempo e os tipos de tarefas para refletir melhor o fluxo de trabalho. 

Empresas que personalizam seus timesheets relatam uma maior precisão nos dados e uma melhor compreensão dos processos internos.

Integração com outras ferramentas de gestão

Integrar timesheets com outras ferramentas de gestão, como softwares de ERP e CRM, pode proporcionar uma visão mais abrangente do desempenho e facilitar a tomada de decisões. 

Ferramentas populares como Asana e Trello oferecem integrações que sincronizam os dados de tempo com outros processos de gestão de projetos, aumentando a eficiência geral.

Monitoramento contínuo e ajustes

O acompanhamento regular e os ajustes são cruciais para garantir que os timesheets estejam sendo utilizados de maneira eficaz. 

Utilize relatórios de desempenho para identificar áreas de melhoria e faça ajustes conforme necessário. A análise contínua permite que a empresa se adapte rapidamente às mudanças e mantenha a produtividade em alta.

Quais são as estratégias de promoção e visibilidade dos timesheets?

Além de implementar e otimizar o uso dos timesheets, é fundamental promover sua utilização para garantir que toda a equipe esteja engajada.

Comunicação interna eficaz

Comunicar de forma clara e eficaz os benefícios dos timesheets é essencial para a adesão da equipe. 

Realize sessões de treinamento e workshops para explicar como os timesheets funcionam e como eles podem beneficiar o dia a dia dos funcionários. Uma comunicação transparente ajuda a criar um ambiente de trabalho colaborativo.

Treinamento contínuo da equipe

Oferecer programas de treinamento contínuo para novos funcionários e atualizações regulares para a equipe existente garante que todos estejam familiarizados com o uso dos timesheets. 

Treinamentos periódicos ajudam a reforçar boas práticas e a integrar novas funcionalidades e atualizações do sistema.

Feedback e melhorias constantes

Coletar feedback dos usuários é fundamental para identificar áreas de melhoria. Implementar melhorias com base no feedback recebido não só otimiza o uso dos timesheets, mas também aumenta a satisfação dos funcionários. 

Estabeleça canais de comunicação onde a equipe possa sugerir melhorias e compartilhar suas experiências.