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Método Kanban: descubra como ele pode ajudar com a produtividade nas empresas

O Método Kanban pode ajudar uma empresa a elevar o seu nível de produtividade no dia a dia, logo, qualquer um que tenha esse problema, deve conhecê-lo a fundo. 

Utilizado no mundo todo, o Método Kanban é um meio para aumentar a produtividade de uma empresa. Assim, qualquer um que deseja obter sucesso no ramo, precisa entender como ele funciona. Então, se esse é o seu objetivo, descubra tudo neste artigo. 

O que é o Método Kanban?

Método Kanban é um quadro que serve para administrar os fluxos de produção. De início, ele era utilizado apenas pelas equipes de manufatura. 

Só que devido a sua eficiência, ele se tornou uma ferramenta de uso para o time de software e hoje é usado em empresas de diversos ramos. 

Método Kanban
O Método Kanban, quando aplicado direito, consegue elevar o lucro de forma considerável. Imagem de freepik no Freepik

É interessante saber que o termo nasceu através da Toyota em 1940 e é de origem japonesa. Na época, ela tinha o objetivo de dar início ao just-in-time, que é a fabricação por demanda e precisava de algo que organizasse todo o sistema. 

Outro ponto relevante é que hoje ele só existe devido ao esforço de figuras importantes como David Anderson, Rick Garber, Dan Vacanti e outros. Isso porque, eles realizaram todos os estudos e testes necessários para que o método fosse eficiente. 

Qual a maior lição do Kanban? 

A maior lição desse método é que é possível diminuir a demanda sem afetar a produtividade. Ou seja, na prática, ser produtivo não significa fazer uma tarefa atrás da outra, mas sim realizar o que é necessário com qualidade.

Por causa do capitalismo, muitos empreendedores acreditam que trabalhar sem parar é algo positivo. Mas, na realidade não, a superprodução muitas vezes significa desperdício de insumos, excesso de cansaço e maior dificuldade para conquistar o sucesso do cliente

Por que o Método Kanban é uma opção eficiente para melhorar a produtividade?

O método Kanban ajuda a visualizar quais atividades devem ser executadas. Ou seja, com ele cada membro do seu time saberá de forma precisa o que vai fazer, otimizando o tempo de produção, mas sem interferir na qualidade. 

Um ponto importante é que nele você pode gerenciar a demanda de várias equipes e projetos de alta complexidade. Desse modo, ele é perfeito para quem quer criar um marketing de conteúdo para elevar o lucro e aumentar a visibilidade.

Como ele pode melhorar a produtividade?

Todo mundo sabe que a organização é uma das fontes da produtividade no trabalho. Portanto, como ele consegue nortear todo o processo, é possível traçar estratégias mais precisas e focar em entregas de qualidade que vão garantir o sucesso.

Para alcançar o objetivo informado, esse método é dividido em três partes, como “pedido”, “em progresso” e “concluído”. Assim, quando todos os pontos são bem construídos, ele funciona como uma atualização das atividades em tempo real. 

Outro aspecto importante é que através dele é possível fugir das atividades improdutivas. Ou seja, o seu time conseguirá identificar com maior facilidade o que é produtivo ou não para realizar uma demanda específica. 

Como aplicar o Método Kanban na empresa? 

O primeiro passo para aplicar o Método Kanban na empresa com eficiência é conseguir visualizar o fluxo de trabalho. Logo, será necessário organizar as demandas e inseri-las no quadro de forma lógica. Além disso, há outros fatores importantes, como:

  • limitar o trabalho em progresso;
  • entender como gerenciar o fluxo construído;
  • deixar todas as políticas do projeto explícitas; 
  • implantar feedbacks em cada etapa.

Por fim, você terá que aprender a colaborar mais usando métodos científicos. Então, por tudo que foi dito, fica claro que esse processo não é tão simples. Mas, para ficar mais fácil de compreender, veja como funcionam todos os pontos citados logo abaixo. 

O que significa limitar o trabalho em progresso?

Na prática, limitar o trabalho em progresso significa o máximo de tarefas separadas. Ou seja, você vai criar cartões e nele adicionar os detalhes de cada processo. 

O termo limitar parece estranho, mas na realidade, isso quer dizer que o seu time só vai realizar uma nova atividade quando concluir a anterior. Além disso, só é possível passar para outra etapa quando há capacidade para cumpri-la. 

De forma resumida, esse método faz com que você administre projetos de forma lógica e real. Desse modo, isso evita deixar projetos parados no meio do caminho, desperdício de tempo e aplica metas irreais para o time. 

Método Kanban
O Método Kanban proporciona ao time uma visão clara dos objetivos. Imagem de KamranAydinov no Freepik

Como gerenciar o fluxo construído com eficiência?

O segredo para gerenciar o fluxo construído com eficiência é entender que ele deve ser administrado e não as pessoas. Na prática, ele quer dizer que terá que ser criado um plano para manter a produtividade de forma saudável. 

Como ele funciona na prática? 

A verdade é que um bom líder é aquele que consegue enxergar a necessidade e os limites do time. Assim, se durante a análise de um projeto, você perceber que não conseguirá cumprir um prazo, ao invés de elevar o trabalho, contrate mais pessoas. 

Esse é apenas um exemplo do que fazer para gerenciar o fluxo. Então, na prática, será necessário criar métodos para otimizar o serviço de forma lógica com o uso da tecnologia, admissão e outros. 

Por que é necessário deixar todas as políticas do processo explícitas?

A equipe nunca vai conseguir melhorar algo que ela não entende. Então, é sempre importante deixar tudo que envolva um novo projeto bem claro. Assim, estará ajudando-a a enxergar valor e com isso, tornar a sua empresa uma grande marca como Uber e Natura.

Qual a importância dos feedbacks? 

Todo empreendedor digital que deseja ter resultados, precisa aplicar os feedbacks. Isso porque, é através dele que o seu time saberá como está indo de forma individual e coletiva. Além disso, ele vai conseguir pensar em métodos para corrigir uma possível falha. 

Como aplicar um feedback de forma eficiente? 

O primeiro passo para fornecer feedback de forma eficiente é evitar a comunicação agressiva. Ou seja, ao conversar com os funcionários, nunca use um tom rude. Outro ponto importante é que esse processo serve para mostrar pontos positivos e negativos. 

Por fim, vale mencionar que se houver um problema e for individual, tente conversar com a pessoa de forma isolada. Desse modo, você evita uma situação constrangedora e ainda, o faz prestar atenção no que foi dito. 

Quando aplicar os feedbacks? 

Não existe um período certo para aplicar feedbacks. Assim, você pode realizá-lo durante cada etapa de um projeto, no fim dele e quando alguém se destaca de forma positiva ou negativa. Entretanto, nunca leve muito tempo para fazê-lo. 

Quais são os principais benefícios do Método Kanban para as empresas?

O método Kanban fornece uma maior visibilidade do fluxo. Desse modo, através dele você conseguirá acompanhar todo o progresso com facilidade. Além disso, há outros pontos relevantes que é interessante saber, como:

  • as entregas são com mais velocidade e precisão;
  • é possível alinhar todas as metas com eficiência;
  • os resultados possuem uma previsibilidade maior;
  • diminui a dependência da equipe;
  • eleva a capacidade de satisfazer e atrair clientes

Tudo isso vai te ajudar a aumentar a visibilidade de sua empresa. Portanto, se você deseja ser um líder do seu ramo e elevar o lucro, precisa aplicá-lo com precisão. Mas, não precisa ter pressa, afinal, ele não é fácil, por isso, necessita de paciência. 

Há desvantagens no Método Kanban?

O único contra do Método Kanban é que qualquer tipo de falta pode acabar com toda estrutura. Afinal, como ele é muito metódico, qualquer imprevisto ou emergência pode afetar de forma intensa a produtividade dos funcionários e ainda pode deixá-los perdidos. 

Método Kanban
O Método Kanban é bem claro e organizado. Imagem de rawpixel.com no Freepik

Quais são os passos para implementar o Método Kanban na sua empresa?

Para aplicar o Método Kanban na empresa, você precisa criar portfólios que especifiquem o nível da equipe, projeto e programa. Além disso, deixe clara a estratégia que vai usar para atingir o objetivo. 

Só que, a fim de fazer tudo isso, é crucial conhecer alguns termos, como:

  • quadro kanban: objeto em que se insere todas as informações;
  • colunas: divisor vertical que separa cada etapa do fluxo;
  • raias: pistas horizontais que dividem o quadro em seções;
  • vazão: números de itens que serão trabalhados;
  • cadências: reuniões marcadas que farão o projeto andar;
  • software: sistema digital que ajuda a executar o projeto. 

Por fim, você vai utilizar os cartões kanban que servem para separar os projetos. Desse modo, deixa tudo organizado e mais de uma equipe conseguirá entender o que fazer em um único lugar. 

Exemplos práticos de como o Kanban ajudou as empresas

A Ogilvy, NeoAssist, Pluga e Kuba são exemplos práticos de empresas que usam esse método e conseguiram se destacar. Inclusive, vale mencionar que elas possuem ramos diferentes e mesmo assim, ele ainda conseguiu auxiliar com total eficiência. 

Quais as melhores práticas para aumentar a produtividade com o Método Kanban?

A melhor prática para aumentar a produtividade com o Método Kanban, é respeitar todo sistema e colocá-lo em ação de forma regular. Além disso, é interessante avaliar a possibilidade de oferecer um curso e treinamento para o seu time. 

Com isso, a sua equipe vai conhecer melhor esse sistema e assim, conseguirá segui-lo de forma eficiente. Então, após seguir todas as dicas deste artigo, haverá a base para alavancar os resultados e ganhar um bom destaque no mercado.

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