Request for Proposal: entenda a importância desse documento para sua empresa

A Request for Proposal evita o desperdício de investimento de uma empresa, pois ela pode escolher a melhor proposta que lhe ofereça qualidade e custo-benefício

A Request for Proposal evita que uma empresa perca tempo na procura de bons fornecedores que atendam suas demandas de mercado. Mas, há muito mais que você deve entender sobre uma RFP e porquê ela é vital ao seu negócio, então leia o artigo e confira.

O que é uma Request for Proposal?

Request for Proposal é o documento que solicita a proposta de uma empresa sobre os produtos ou serviços com tudo aquilo que é de desejo. Em outras palavras, o contratante vai dizer de forma exata o que preza, por exemplo:

• o que ele quer e precisa;
• como deve ser as entregas;
• os critérios para definir a escolha do fornecedor;

Entre vários outros aspectos vitais, pois vai depender das necessidades de cada negócio, visto que eles valorizam todo o seu capital. O RFP (a sigla que representa esse conceito de proposta), são para empresas que querem acertar na escolha de seus fornecedores.

A ideia é ter o melhor investimento possível, o que significa dizer que a troca deve ser boa para os dois lados. Por isso, as avaliações são tão criteriosas, pois é a partir daí que sairá um bom negócio para atender as necessidades da marca.

O custo-benefício é um dos critérios que mais pesam ao analisar qual a melhor proposta. Afinal, ninguém quer desperdiçar dinheiro, bem como escolher o parceiro ideal que tenha o perfil da empresa para que o negócio dê certo.

Qual o objetivo de uma Request for Proposal?

Uma Request for Proposal tem o objetivo de deixar claro o que o contratante espera de seu fornecedor, além de evitar gastos em excesso. Uma vez que com a RFP, você analisa a proposta que atende as necessidades do negócio e que tenha um custo menor.

O documento também tem o intuito de evitar que uma empresa faça um investimento errado. Ao passo que, aceitar ofertas com valor muito alto pode trazer prejuízo financeiro e por não dar o retorno que se espera delas.

Há sempre bons fornecedores no mercado, seja qual for o nicho de negócio no qual atue, basta analisar bem as propostas que receber. Além disso, é muito importante você entender quando é necessário fazer um RFP.

Nos tópicos que lerá a seguir, verá detalhes importantes para saber qual é o propósito da Request for Proposal e os benefícios para sua empresa. Isso vai ajudar a criar um bom plano de negócios, pois terá muito mais dados importantes para ir rumo ao sucesso.

Delimitar as necessidades da empresa

Para fazer uma RFP, é preciso que toda a parte de liderança de uma empresa enxergue quais são as principais necessidades que ela possui. Dessa forma, será mais fácil elaborar um documento que diga de forma exata o que é preciso contratar e o que é prioridade.

Os colaboradores e todo o corpo de gestão de conteúdo empresarial devem ter atenção a cada detalhe do processo para identificá-los. Assim, quando os fornecedores fizerem suas propostas, saberá quais são as melhores de acordo com todos os dados que obteve.

Em outras palavras, a avaliação que fará é qual empresa pode lhe entregar os melhores produtos, serviços e atender suas demandas. Além disso, o diferencial que podem ofertar também é um bom ponto de análise.

Estabelecer budget para uma compra

Ao estabelecer um budget, ou orçamento empresarial na sua RFP, você torna a operação um processo mais simples e transparente. Visto que os fornecedores saberão de forma exata o investimento que você pretende fazer, assim podem seguir o negócio ou não.

De qualquer maneira será benéfico para as partes, pois vai evitar que percam tempo. Aqueles que tiverem interesse nos valores que viram, podem continuar as conversas e fazer com que a proposta fique mais atrativa para fechar contrato.

Fornecedores e suas melhores propostas

Uma RFP mostra aos fornecedores quais são as exigências de uma empresa e deixa claro que eles devem apresentar sua melhor proposta. Ao passo que estarão em disputa com outros candidatos e que estarão sujeitos à análise.

Fazer uma melhor comparação de propostas

No documento da RFP, você irá inserir informações cuja proposta do fornecedor deve conter. Desse modo, como a apresentação será de forma similar, as análises serão bem mais rápidas, pois será feira com mais objetividade.

Request for Proposal gera fornecedores em potencial

Ao mandar a Request for Proposal para vários fornecedores, você terá muitos candidatos para fechar uma parceria, caso tenha interesse em seguir na disputa. Dessa forma, eles podem continuar com a negociação para entrar em um possível acordo futuro.

É natural que muitos recusem conforme as exigências da sua empresa, como o budget ou demais atributos que não consigam atender. Por outro lado, os demais para o qual enviou a RFP irão seguir e concorrer ao contrato, ou até mesmo seguir como alternativa.

Com o eventual crescimento da empresa, a demanda pode aumentar e será preciso acionar novos fornecedores, e aqueles com boas propostas serão analisados de novo.

O fornecedor mais adequado

A RFP tem como o grande objetivo encontrar o fornecedor ideal para a sua empresa com todas as exigências que você entende serem necessárias. Desse modo, os dois podem construir uma parceria de sucesso e que gere bons frutos.

Para qual modelo de negócio é a Request for Proposal?

A Request for Proposal é ideal para qualquer tipo de negócio, seja para comprar algum produto ou contratar serviços, cuja ideia é analisar propostas. Com isso, você pode obter os preços mais em conta e fornecedores que estejam de acordo com as suas exigências.

Muito se discute sobre em quais ocasiões uma RFP pode ser usada, mas o fato é que não importa muito, seja pequenas ou grandes empresas. Qualquer modelo de negócio pode adotar o recurso para ter um bom fornecedor, por exemplo:

• para criar sites;
• compra de materiais de escritório;
• aquisição de insumos para indústrias;
• soluções para TI;
• peças para máquinas;
• contratar serviços de suporte.

Entre uma diversidade enorme de possíveis oportunidades de comércio, cujos benefícios vão além do poder de escolha, afetam também a parte financeira. Por isso, qualquer órgão, seja ele privado ou público, pode adotar a RFP como um dos seus  processos de compra.

Como fazer uma Request for Proposal de qualidade?

Para fazer um Request for Proposal de qualidade, o primeiro passo é mapear as necessidades da empresa, bem como os objetivos que deseja alcançar.

É vital que nesse escopo você insira o que há de urgente para fazer, serviços e produtos dos quais devem ser comprados. Além disso, a data para que eles fiquem à disposição da empresa, bem como as premissas que farão a parceria com fornecedores ter sucesso.

Saiba quais os principais fornecedores

Depois de definir o objetivo do RFP, é hora de buscar os fornecedores que se adequam a todo o levantamento que fez sobre a empresa. Então faça pesquisas no nicho de mercado que atua com o seu negócio, peça indicações ou qualquer outra forma de achar parceiros.

Faça a Request for Proposal com detalhes

Tenha a Request for Proposal com muito detalhe dos seus principais campos a preencher. Há alguns exemplos que são importante citar para que você entenda o que especificar em cada processo e enviar a RFP, como:

• a introdução, inserir dados sobre a empresa e informações relevantes;
• objetivos, para que os fornecedores saiba o que você quer;
• cronograma sobre prazos para enviar as propostas, formato e endereço;
• os critérios que podem levar a fechar o contrato;
• desafios que irão enfrentar para o concorrente esteja ciente de tudo;
• o orçamento para o processo de contratação.

Esses são os detalhes que você deve informar com muita riqueza no documento, pois quanto mais o fornecedor souber, melhor. Então, tenha muita atenção a cada campo e certifique-se de que tudo está conforme os dados que mapeou sobre a sua empresa.

Avalie bem cada proposta

Quando tiver todas as propostas dos concorrentes em mãos, é hora de analisar elas com base nos critérios e regras que divulgou na RFP. Isso vai garantir que todas tenham uma avaliação igual, de respeito e justa.

A forma como a contratante lida com esse processo diz muito sobre ela, portanto é vital que cumpra com os prazos de entrega dos resultados.

Informe o vencedor e os demais

Essa é a parte final do processo seletivo no qual você vai informar ao fornecedor de sua escolha que irá fechar contrato com ele. Além disso, é vital que mostre respeito aos outros e também os notifique que eles não foram selecionados, mas que agradece as propostas.

Depois de concluir essa etapa, basta seguir para a conclusão, cujo último passo é assinar o contrato, bem como definir o planejamento do novo serviço.

Quais benefícios a Request for Proposal pode proporcionar?

A Request for Proposal permite que uma empresa perca tempo e dinheiro ao fazer contratos sem nenhum retorno financeiro e produtivo. Todavia, há ainda mais vantagens que a RFP pode oferecer ao contratante e fornecedor, como:

• mapear as necessidades da empresa e deixar elas claras;
• os interessados em enviar propostas entendem melhor o que você espera deles;

Entre uma série de benefícios que este artigo citou, contudo, em especial a questão de logística que é vital para o processo de vendas. Isso significa que as mercadorias serão entregues com qualidade e em bom estado.

Para finalizar o artigo, é crucial lembrar que a RFP tem como foco trazer melhorias para o negócio, por isso é vital analisar as propostas. Então, busque dar o máximo de detalhes no documento para que os fornecedores saibam de forma exata o que você busca.