Monte uma régua de cobrança na sua agência: veja como

A régua de cobrança é um método criado para gerir o pagamento de clientes em um negócio, então, entenda como isso funciona na prática para aplicar em sua agência.

Hoje, a régua de cobrança é cada vez mais usada por empresas dos mais diversos nichos. Afinal, ela é muito importante para manter o setor financeiro organizado de maneira sistemática. Dessa forma, vale muito a pena entender como colocar isso em prática.

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é definida como uma espécie de método ou roteiro usado para cobrar os clientes de uma empresa. No entanto, essa inovação tecnológica acontece de forma estratégica e muito bem organizada.

Com ela, você estabelece datas para enviar mensagens e lembretes para seu público. Além disso, é possível deixar os meios de pagamentos disponíveis e informar sobre quaisquer faturas atrasadas. É uma forma de fazer uma cobrança bem-sucedida.

Para fazer uma régua dessas, é preciso pensar em toda a linha do tempo que se refere ao pagamento. Assim, isso vai desde o recebimento do boleto, até uma questão de inadimplência ou de atraso.

Diante disso, o grande foco é garantir que todos os consumidores paguem o que devem dentro do prazo. Portanto, isso evita os débitos em aberto e deixa de lado situações como a negativação do cliente.

Quem usa a régua de cobrança?

Esta ferramenta é muito popular em empresas de “economia de recorrência”. Ou seja, aquelas que oferecem pagamentos por mensalidade, plano ou assinatura.

Como funciona? 

Este instrumento define diversas regras para cobrar o público, sempre de acordo com a atividade do negócio. Além disso, também leva em conta questões como perfil do consumidor e estágios de pagamento.

A régua pode ser aplicada de maneira manual ou automatizada. Então, no primeiro caso, cria-se um cronograma de notificações e contatos. Já no segundo, tem-se a ajuda de um bom sistema de gestão virtual.

Dito isso, é claro que implantar este método com o apoio de uma ferramenta é muito mais fácil. Afinal, enviar inúmeras mensagens uma por uma não é prático. Sem contar que as chances de eventuais erros são bem maiores.

Canais de comunicação

Um ponto importante deste recurso de notificações inclui os canais de comunicação assertiva. Dessa forma, eles são selecionados de acordo com a mensagem que vai ser enviada e com a conveniência. Alguns dos mais usados hoje em dia são:

• telefone;
• WhatsApp;
• SMS;
• e-mail.

Quais as vantagens da régua de cobrança?

Existem diversas vantagens na aplicação da régua de cobrança, como a facilidade na hora de pagar e receber. No entanto, outros benefícios também merecem a sua atenção para entender como esse recurso é importante para um negócio.

Organização das contas

Quem tem uma empresa sabe que a gestão financeira é um dos grandes desafios a se enfrentar. Assim, manter as contas a receber e a pagar organizadas é essencial. Tudo para que a companhia conte sempre com dinheiro em caixa disponível.

A partir do momento em que se tem um sistema de cobrança eficaz, todos os pagamentos são realizados nas datas certas. Dessa forma, nenhuma empresa tem dificuldade em cobrir os eventuais custos.

Sem uma boa organização nesse sentido, os atrasos podem até deixar a instituição no vermelho. Então, tem-se uma maior precisão do capital de giro. Essa falta de controle é um cenário que deve ser evitado ao máximo.

Facilidade no recebimento e no pagamento

Esse é um dos maiores benefícios que a régua de cobrança oferece. Isso impacta bastante o setor de finanças de uma companhia. Com esse recurso em mãos é possível entender as diferentes etapas de cobrança.

Isso permite que os clientes sejam notificados de maneira correta e no tempo adequado. Essas notificações enviadas de forma branda não incomodam o público. Inclusive, muitos gostam de ser lembrados para evitar possíveis transtornos.

Dentro desse cenário, tem-se muito mais chances de receber os pagamentos no prazo certo. Manter essa questão em dia é de extrema relevância para o sucesso de uma empresa.

Menor nível de inadimplência

Não é novidade que toda e qualquer companhia tem um certo nível de inadimplência. No entanto, com a ajuda desse recurso tem-se uma redução drástica nesse tipo de situação nada agradável.

Os lembretes, por exemplo, ajudam muito os clientes mais esquecidos. Mas, isso não é tudo, então, imagine que um pagamento atrasou. Assim, nesse contexto são feitas diversas tentativas de contato.

O processo de negociação também acontece. Dessa forma, o grande objetivo é recuperar a dívida quanto antes. Segundo um levantamento do Serasa de maio de 2023, há cerca de 71,90 milhões de inadimplentes no Brasil.

Esse dado mostra, então, a importância de se ter um sistema de cobrança. Afinal, é sempre melhor prevenir quaisquer imprevistos que podem prejudicar o sucesso de um negócio.

A profissionalização da cobrança

Como já deu para perceber, o setor financeiro precisa de organização. Caso contrário, têm-se muitos problemas que podem acabar com a empresa. Assim, ter um processo de cobrança padronizado é essencial.

Ele envia os lembretes de pagamento de forma sistemática. Portanto, o número de inadimplência diminui cada vez mais. Outro ponto que merece atenção se refere a autoridade da companhia.

Uma instituição que envia mensagens padronizadas e de maneira lógica é bem vista pelo cliente. Então, isso aumenta sua confiança no negócio e facilita na hora de obter o dinheiro nos dias certos.

Como fazer uma régua de cobrança em uma agência?

Para montar uma régua de cobrança é preciso levar em conta as formas de pagamento mais importantes. Assim, para cada uma delas existe um método diferente que se leva em conta para garantir a eficácia da ferramenta.

Depósito ou transferência

Aqui vale a pena ter noção de que é difícil ter acesso a valores referentes a juros e multas. Afinal, o cliente mesmo que coloca o valor do pagamento e pode escolher deixar essas taxas de lado.

Por isso, nesse cenário, as etapas podem ser similares ao boleto bancário. No entanto, é essencial enfatizar as regras de adesão inicial. Nelas, deve-se informar que juros e multas serão cobrados na fatura do mês seguinte ao atraso.

Isso impede prejuízos já que mesmo que ele insira o valor, no próximo mês essas taxas serão pagas. Lembre-se que a inadimplência é sempre algo negativo para a empresa. Dessa forma, vale muito a pena criar estratégias para solucionar essa questão.

O mais importante é sempre manter um diálogo com o cliente. Então, deixe sempre tudo às claras para evitar quaisquer imprevistos futuros.

Boleto bancário

Uma boa parte das pessoas estabelece um certo período para pagar suas contas. Afinal, o fluxo de dinheiro funciona segundo o ciclo de recebimento de salários. Mesmo que isso dependa muito da fonte de renda, claro.

Diante disso, esse prazo costuma ser entre os dias 5 e 15 de cada mês. Então, imagine um cenário onde o cliente não escolheu uma data para pagar sua dívida. Nesse caso, faça sugestões e envie a cobrança dentro do período por meio do boleto.

Lembretes antes do vencimento

Uma estratégia complementar é enviar lembretes dois dias antes da data limite. Assim, o consumidor fica muito grato por evitar multas por atrasos. Ainda que a empresa lide com alguém de intenções duvidosas, essa dica vale a pena.

Isso porque, a pessoa terá noção de que não está lidando com qualquer empresa. Portanto, saberá que ela tem um bom sistema de organização que não deixará nenhuma dívida de lado.

Repetição das cobranças

Ter sempre um sistema de repetição de cobranças é muito importante. Com ele, é possível lembrar o cliente a cada 5 ou 7 dias. Ainda, em serviços de assinatura, na mensagem costuma vir um aviso.

Nele diz que se o pagamento não ocorrer até o prazo limite, haverá corte do plano. Então, perceba como cada estratégia é relevante para evitar problemas. Agora, existe a chance remota de todas as tentativas não surtirem efeito final.

Dentro desse contexto, o caminho judicial é o mais indicado. No entanto, a porcentagem desses casos é muito menor quando se cria vários mecanismos para ajudar a empresa e o próprio cliente.

Cartão de crédito

Boa parte dos cartões de crédito funciona por meio de limites. Mesmo assim, muitas pessoas se encontram em situações de estourar essa margem. Isso vai sem dúvidas afetar os pagamentos.

Outra questão que costuma acontecer é o cliente estar com seu cartão vencido. Assim, ele precisa receber um aviso sobre essa pendência para tomar uma atitude e encontrar uma nova forma de pagamento. Pelo menos até tudo se resolver.

As operadoras e bancos emissores são os órgãos que cuidam das regras de cobrança de cartões de crédito. Portanto, antes de definir a régua é importante consultar estas instituições.

Vale a pena ter em mente que uma cobrança indevida traz muitos problemas. Afinal, o cliente irá reclamar com razão e isso o fará perder a confiança nem todo processo de comunicação empresarial.

Vale a pena ter uma régua de cobrança na empresa?

Depois de tudo o que você viu, sem dúvidas vale a pena ter uma régua de cobrança na empresa. Ela pode revolucionar um negócio e fazer com que ele alcance patamares nunca atingidos antes. Portanto, deixar esse recurso de lado é um grande erro.