Briefing para Relações Públicas: saiba o que deve ter nesse documento

Briefing para Relações Públicas é um documento com todas as informações essenciais para criar os materiais para a comunicação da empresa com o público.

Um briefing para Relações Públicas funciona como um guia que orienta a equipe para criar materiais e planejar estratégias de comunicação. Assim, é essencial saber como informar todos os aspectos essenciais de forma clara.

O que é briefing para Relações Públicas?

Briefing para Relações Públicas é um documento que reúne as informações relevantes sobre a empresa e o que ela espera. Ou seja, é um guia para que a agência de RP possa criar materiais, campanhas e estratégias com a identidade da empresa.

O principal motivo para saber como criar um bom briefing é contribuir para que a agência de RP desempenhe um bom trabalho. Assim, evita-se que a sua empresa se posicione de forma incoerente nos meios de comunicação e refações.

Qual é o papel das Relações Públicas para uma empresa?

Uma agência de RP pode ter vários departamentos, mas, de modo geral, ela é responsável por gerir a comunicação de várias empresas com seus diversos públicos. Por isso, é possível que elas ofereçam vários serviços como: 

• assessoria de imprensa;
• criação de identidade para empresa;
• planejamento de marketing;
• gerenciamento de imagem
• produção de conteúdo.

As agências de RP também são muito importantes em meio a uma crise de marca, já que são capazes de criar um plano estratégico para superá-la. Em síntese, as áreas de atuação desse tipo de empresa são variadas.

Como criar um briefing para Relações Públicas?

Para criar um briefing para Relações Públicas, é preciso definir objetivos, público-alvo e canais de comunicação. Na verdade, é necessário incluir tudo que seja importante para a criação de um planejamento estratégico para seu negócio.

Qual é o seu objetivo?

O primeiro ponto para incluir no seu briefing para Relações Públicas é o objetivo de gerenciar a comunicação. Assim, é essencial que ele seja dividido em metas e meios para alcançá-las. Como as metas SMART, ele deve ter a descrição dos seguintes aspectos:

• especificidade;
• realista;
• temporal;
• mensurável;
• atribuível.

Com isso, evita-se que a equipe da agência não saiba bem o que deve ser feito, quando ou como avaliar os resultados da forma correta. Portanto, defina um objetivo claro ao contratar esse tipo de serviço.

Estude o seu público

O segundo ponto crucial que deve aparecer em vários tópicos do briefing é o público-alvo da sua empresa. Assim como em qualquer estratégia, é preciso saber para quem os seus posts, ebooks, vídeos ou produtos se destinam.

Por esse motivo, informe no briefing qual é o perfil do público que a sua empresa deseja impactar. Por exemplo, isso inclui a faixa etária, região em que mora e vários outros dados demográficos.

Conheça as personas

Para tornar a sua informação ainda mais clara, o ideal é conhecer as personas do seu negócio. Elas são diferentes do público-alvo porque, em sua criação, não se leva em conta apenas dados gerais, mas também outros aspectos como:

• problemas e desafios;
• motivações e sonhos;
• dados demográficos;
• crenças;
• estilo de vida.

Com isso, a empresa consegue criar mais conexão com sua audiência por meio de vídeos, posts e até mesmo em seu produto. Em meio a um público-alvo, por exemplo, as pessoas podem ter diversas motivações, bem como problemas.

Criar uma persona também é útil para a segmentação de leads e de campanhas em várias plataformas. Portanto, estude bem o público que deseja alcançar.

Quais são os canais que serão usados?

Após definir o público e os objetivos de marketing, é essencial escolher quais canais serão usados para atrair as pessoas para seu negócio. Então, isso inclui tantos os meios digitais quanto físicos como:

• redes sociais;
• panfletos;
• loja física;
• email;
• TV;
• rádio.

A definição dos canais de comunicação também afeta o orçamento na hora de criar uma campanha, por exemplo. Assim, é essencial escolher antes de iniciar a execução de qualquer estratégia de RP.

Como a mensagem deve ser transmitida?

Mesmo com um público bem definido, a forma de se comunicar não é tão clara para as equipes de uma agência, logo, devem estar no briefing. Afinal, os profissionais da agência atuam com clientes diversos, por isso deve-se oferecer um resumo.

Nesse ponto, é preciso levar em conta a linguagem e o tom de voz que devem ser usados para se comunicar com o seu público-alvo. É importante lembrar que esses são dois conceitos distintos e que se referem a sua marca.

O tom de voz se refere à maneira que a sua empresa se comunica com a audiência e ele não varia. Afinal, isso pode causar contradições na identidade da empresa, por isso, é essencial informá-lo em um briefing para relações públicas.

Definição de prazos

Outro ponto relevante na hora de criar esse documento é a definição de prazos para a entrega de materiais. Em uma estratégia nas redes sociais, por exemplo, manter a constância em posts é essencial para criar conexão e engajamento.

Definir os prazos para publicar campanhas e outros eventos importantes para sua empresa também contribui para a organização da agência de RP. Portanto, deixe todos os pontos claros para a equipe.

Definição de orçamento

O orçamento é crucial para a agência de RP, já que é por meio dele que ela poderá saber como usar os recursos da forma mais eficiente possível. Além disso, saber quanto se pode usar em uma campanha, por exemplo, influencia em sua abrangência.

Por esses motivos, inclua o orçamento no briefing a fim de permitir que a equipe de RP trabalhe com ele da melhor maneira.

O que deve conter em um briefing para Relações Públicas?

Um briefing para Relações Públicas deve incluir os diferenciais, timing, estratégias de divulgação e porta-vozes para cada situação. Além dos aspectos anteriores, é essencial informar quais são os pontos que a sua empresa deseja se destacar.

Diferenciais

Em primeiro lugar, é preciso informar à agência de RP quais são os diferenciais que a sua empresa possui e pelos quais deseja ser reconhecida. Afinal, trata-se de ter uma vantagem comercial que deve ser enfatizada de diversas formas para a sua audiência.

As inovações que a sua empresa oferece em um produto, evento ou material precisam fazer parte da comunicação do negócio. Por isso, pense quais são as características essenciais que devem ser comunicadas ao público na hora de contratar um responsável pelo RP.

Timing do espaço externo e interno à empresa

Cada setor de negócios possui as suas próprias datas importantes, seja para lançar um novo produto, campanha ou ação. Uma agência ou profissional que atende vários clientes, por exemplo, pode não conseguir acompanhar tudo isso.

Nesse caso, é importante que a sua empresa informe quais são as datas relevantes para determinadas ações. Com isso, há maior garantia que o seu negócio não perca eventos que poderiam aumentar vendas e visibilidade.

Estratégias de divulgação

Outro ponto para pensar na hora de criar um briefing é quais são as estratégias de divulgação para os diversos públicos do seu negócio. Isso porque existem os consumidores, mas também colaboradores e fornecedores, os famosos stakeholders.

Isso serve para mostrar à empresa de Relações Públicas quais são os pontos em que ela pode trabalhar a fim de gerenciar a sua marca. Aliás, esse também é um ponto relevante para os gestores do negócio.

Expectativas

As expectativas, na verdade, se referem às metas e objetivos que o seu negócio possui e deseja alcançar com o trabalho de uma agência de RP. Alinhá-las com a equipe responsável é essencial.

Mostrar quais são as expectativas da sua empresa em relação ao trabalho deles permite que ambos reconheçam os resultados. Por exemplo, é possível avaliar se uma estratégia foi bem sucedida ou não de acordo com o que ela contribui para alcançar os objetivos finais.

Fazer isso também contribui para que a equipe de RP possa tomar decisões mais assertivas para a audiência e para o seu negócio. Então, não esqueça de incluir esse ponto em um briefing.

Porta-vozes

Em muitos momentos, pode ser preciso que alguém da sua empresa fale de forma direta com o público sobre um assunto. Assim, informar quem é a pessoa ideal para cada tema contribui para a criação e organização da equipe de RP.

Um lançamento, crise de marca ou projetos específicos do negócio precisa ter alguém definido para falar com as pessoas. Além de ser mais fácil para a equipe de RP, também é útil para a construção da imagem do seu negócio.

Quais as vantagens de fazer um bom briefing para Relações Públicas?

Fazer um bom briefing para Relações Públicas permite otimizar o trabalho da equipe e obter bons resultados para seu negócio. A falta de um material com todas as informações essenciais sobre os objetivos e a marca podem afetar seu desempenho.

Um dos perigos de não se atentar para esse tipo de material é que perder datas importantes e não comunicar os valores da sua marca de fato. Ou seja, elaborar um briefing contribui para evitar prejuízos financeiros e para a imagem do seu negócio.

Faça o briefing para Relações Públicas da sua empresa

Um briefing para Relações Públicas, como você viu, é de grande relevância para a imagem do seu negócio. Então, ao contratar esse tipo de empresa, informe tudo o que considerar importante para desenvolver estratégias de acordo com seus objetivos.