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Limpar base de e-mails: aprenda como fazer e a sua importância para o e-mail marketing

Qualquer boa estratégia de e-mail marketing precisa de uma base de contatos ativos e engajados para funcionar, assim, aprenda aqui como limpar base de e-mails.

Limpar base de e-mails é um processo importante para o sucesso da sua estratégia de e-mail marketing, além de manter seus leads ativos e engajados. Portanto, é crucial saber como realizar esse processo para conseguir atingir as melhores métricas para suas ações.

O que é limpar base de e-mails?

A princípio, limpar base de e-mails se refere a verificar e eliminar os leads inativos da lista de contatos. Em outras palavras, é um meio de atualizar a base de dados e excluir os endereços que não existem mais, bem como, pessoas que não engajam mais. 

A importância disso consiste no fato que propicia melhorias para a estratégia de marketing. Além do mais, uma lista de contatos cheia pode ocasionar problemas como:

  • afetar a imagem da empresa;
  • causar graves falhas no sistema;
  • gastos acima do necessário e que não irão gerar resultados; 
  • diminui as chances de obter mais receita.

É comum que as empresas façam uso da estratégia de inbound marketing, que consiste em engajar clientes por meio do cadastro em formulários e landing pages. Mas, o grande problema está quando o inbound lead deixa de se envolver via e-mail com a marca. 

Em vista disso, listas seletas são boas, inclusive, para as estratégias de e-mail marketing, uma vez que a qualidade do lead é o que importa. 

Delete os hard bounce e os e-mails inseguros

Em primeiro lugar, o primeiro passo para limpar base de e-mails é deletar o hard bounce, que se refere aos endereços que nunca vão receber sua mensagem. Para tal caso, a única boa opção é excluir e evitar gastos para engajar um domínio que não existe. 

É provável que você não tenha ouvido falar, mas, há no mercado opções para criar e-mails de curta duração, logo, identificar e excluí-los é vital. Assim como os endereços inseguros, que são aqueles que as pessoas fazem de modo aleatório. 

De modo resumido, estes não geram resultados e enchem o banco de dados, por esse motivo devem ser eliminados antes de qualquer um.

Por que fazer o fluxo de reativação ao limpar base de e-mails? 

Antes de mais nada, é crucial realizar o fluxo de reativação ao limpar base de e-mails, pois este indica os contatos que estão inativos. Então, se deve realizar esse processo para conseguir manter em sua lista apenas os que estão ativos e que engajam. 

Com o propósito de ter uma estratégia de e-mail marketing eficaz, o ideal é não temer em excluir todos os contatos que o fluxo indicar. Assim, veja a seguir os principais passos para criar seu próprio processo de reativação e elevar o desempenho da sua mercadologia. 

Notebook cinza sobre mesa de madeira e ao lado de xícara com símbolos web de cartas espalhados na imagem
Limpar base de e-mails é vital para a estratégia de e-mail marketing. Imagem de Creativeart no Freepik.

Separe os contatos ativos

Para começar, defina o período que deseja avaliar, logo após, analise todos os contatos que durante esse tempo mostraram algum interesse em sua marca. Dessa forma, os clientes que clicaram para abrir o e-mail já indicam que ainda estão ativos. 

Vale lembrar ainda que os seus leads ativos não passam para a próxima etapa do processo e, por enquanto, podem ficar em stand-by. 

Isole os contatos inativos

Agora é a etapa em que o foco está nos clientes sem atividade, nesse momento, crie um filtro para que não se atinja os ativos. Caso tenha captado novos leads, lembre-se de excluí-los dessa etapa, pois há chances de ainda não ter ocorrido tentativas de contato.

Depois de fazer essa separação, evita-se que contatos em potencial que ainda não tiveram tempo de engajar, não sejam eliminados de modo precoce. 

Faça e-mail com base no seu fluxo de automação

Acima de tudo, esse ponto não deve ser negligenciado e precisa ocorrer antes da automação em si, ou seja, antes de iniciar o processo. Segundo isso, crie os e-mails que deseja enviar, sem esquecer de que estes precisam objetivar o fluxo de nutrição.

Ajuste o fluxo de automação

Após as etapas anteriores, é a hora de configurar o fluxo da automação, para isso siga a sequência: relacionar > automação de marketing > criar fluxo. Em seguida, é preciso escolher qual a condição de entrada. 

De acordo com isso, você irá definir se o lead vai acessar o fluxo após gerar uma conversão, ao entrar em uma lista de seleção ou se não vai haver nenhuma regra para acesso. 

Com isso definido, é só encaminhar o e-mails para o fluxo e assim, o cliente que abrir o mesmo, recebe a tag de ativo. Aqueles que não abriram após 2 dias, recebe a próxima mensagem, repita isso até enviar todos os e-mails que criou na etapa anterior. 

Ao final de todas as mensagens, aqueles que não tiveram interação, por fim, devem ser excluídos da sua base de e-mails.

Acione o fluxo e aguarde 

Logo após ajustar o fluxo, é o momento de acioná-lo e esperar para analisar os resultados da campanha que acabou de criar. Use os dados da etapa anterior para calcular o tempo total, já que definiu a quantidade de e-mails e o período de envio entre eles.

Diante disso, fique atento durante o tempo que a ação estiver ativa, pois, é comum o leitor engajar a mensagem e dar feedbacks sobre a mesma. 

Ícone de e-mail com notificação vermelha em tela de celular
Ao limpar base de e-mails, mantenha apenas os contatos realmente engajados com seu negócio. Imagem de Chuttersnap no Freepik.

Elimine os contatos sem interação

Assim que passar o período necessário para o fluxo percorrer todas as etapas, se deve analisar os resultados e eliminar todos os que não interagiram. Vale ressaltar que irá apagar todos os dados do mesmo, entretanto, estes podem voltar com uma nova interação.

Apague as tags que ficaram

Limpar base de e-mails pode e deve ser incluído na rotina de todos que usam técnicas de marketing digital, tal qual, o fluxo de reativação. Isso posto, ao terminar o processo sempre elimine as tags que utilizou e renove-as no próximo ciclo de limpeza do banco de dados.   

Estude os resultados

Pode-se afirmar que essa é a última, mas não menos importante etapa deste processo, visto que os resultados indicam as melhorias que devem ser feitas. E mostram como está a relação entre o lead e a marca, se estão ativos ou já não são mais clientes em potencial. 

Use boas fontes

Outro ponto que não deve ser desconsiderado são as fontes usadas, dado que o mercado atual conta com serviços de listas de contato prontas. No entanto, em sua maior parte não são confiáveis, posto que as empresas quase nunca entregam o que prometem.

Entregue o melhor conteúdo

É inegável que a melhor forma de engajar seus leads é investir no marketing de conteúdo e por consequência, converter os usuários em novas vendas. Contudo, para que seja eficaz, se faz necessário o uso de material diferenciado e relevante ao seu público.

Permita que o lead decida por si 

De nada adianta tentar forçar o usuário a ficar, ele tem todo o direito de não desejar mais receber os e-mails da sua empresa. Então, facilite para que esse seja um processo simples, rápido e eficaz. 

Com o intuito de facilitar, é possível deixar disponível links para desativar as mensagens no momento que quiser, sem dúvida, esse ato deixa o cliente mais confortável. 

Quais as vantagens de limpar base de e-mails?

Desde já, os benefícios de limpar base de e-mails vão desde uma lista de contatos menor e mais ativa até a redução de custos. Conforme isso, confira a seguir as principais vantagens de realizar a limpeza da caixa de mensagens:

  • aumento do ROI e menos gastos com e-mail marketing;
  • queda nas taxas de reclamações de spam;
  • elevação no número de aberturas de mensagens e cliques.

Ao limpar a base de e-mails, a empresa deixa de ter custos com clientes inativos e consegue segmentar campanhas de e-mail mais assertivas. Bem como, propicia uma lista de contato mais seleta com aqueles que possuem real interesse na sua marca. 

Tela de aparelho mostrando ícones do Google, e-mail e telefone
Limpar base de e-mails traz ótimos benefícios para as estratégias da empresa. Imagem de Torsten Dettlaff no Pexels.

Por que atualizar cadastro de leads ao limpar base de e-mails?

É crucial atualizar os leads ao limpar base de e-mails, a fim de garantir que as mensagens cheguem à caixa de entrada. Sem falar que, além de ser uma situação difícil de reverter, ninguém gosta de receber spam.

Para que a sua estratégia de marketing funcione da melhor forma, a segmentação de leads se faz muito necessária, porém, esta não custa barato. E mesmo ao atualizar, as chances de continuar a achar erros e pessoas que não engajam são altas. 

Acerca disso, para se obter bons resultados com o marketing digital no seu negócio, você pode usar de algumas táticas para engajar os leads. Por exemplo, deixar que o próprio usuário escolha a frequência com que deseja receber e-mails.

Referente a isso, outras opções são solicitar a confirmação que o cliente recebeu a mensagem. Inclusive, utilizar mais de uma forma de contato, logo, o atendimento via WhatsApp é um método que traz bons resultados para as empresas. 

Qual o período certo para limpar base de e-mails?

A verdade é que não há uma resposta certa para a cada quanto tempo se deve limpar base de e-mails. Afinal, isso irá depender de múltiplos fatores, que mudam de acordo com a empresa e com as estratégias que aplicam, entres esses se pode citar: 

  • tamanho da lista de contato;
  • volume do banco de dados;
  • as métricas atuais.

De modo geral, sem analisar outros pontos, recomenda-se a limpeza da base de e-mails a cada 3 até 6 meses, de acordo com o volume. Nesse sentido, a limpeza de emergência deve ocorrer assim que aumentar as taxas de reclamação e cancelamentos de inscrição.

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