Como fazer uma análise SWOT e aplicá-la no seu negócio?

A análise SWOT é um método organizado que permite avaliar algumas variáveis importantes dentro de um negócio. Assim, é possível tomar decisões mais assertivas para direcionar as ações estratégicas de uma empresa. 

Com a análise de fatores internos e externos, essa ferramenta ajuda a enxergar quais os entraves e as oportunidades existentes. Isso também ajuda a aumentar o engajamento dos funcionários à medida que contribuem com ideias para traçar o projeto.

O que é a análise SWOT?

Essa é uma metodologia de análise que serve como uma fase prévia a qualquer tipo de planejamento, seja em uma empresa ou a nível pessoal. Ela consiste em uma matriz com quatro quadrantes, sendo os dois superiores relativos aos fatores internos e os de baixo aos fatores externos, nessa ordem:

• Strengths, ou Forças;
• Weaknesses, que são as Fraquezas;
• Opportunities, ou seja, as Oportunidades;
• Threats ou Ameaças.

Com essa ferramenta é possível ter uma visão mais clara dos pontos críticos que demandam melhorias. Também pode servir para entender como está a posição de uma empresa em relação aos seus concorrentes, já que analisa os aspectos externos.

Para que serve a análise SWOT?

A análise SWOT ajuda na tomada de decisões estratégicas dentro de um negócio. Afinal, antes de colocar qualquer ação em prática, é preciso pensar no investimento que ela demanda e no retorno esperado. Por isso, fazer um estudo prévio para ter certeza de que é uma boa escolha pode evitar prejuízos futuros por uma escolha mal feita.

Quais fatores fazem parte da matriz SWOT?

A matriz SWOT se divide entre os fatores internos, ou seja, aqueles que dizem respeito à pessoa ou organização analisada, que são as Forças e as Fraquezas. Já os externos são os que estão fora do controle direto, mas que devem ser levados em conta, quais sejam as Oportunidades e Ameaças.

A análise SWOT e o ambiente interno

Nesse aspecto, a análise SWOT se dedica a avaliar os fatores internos para identificar os pontos fortes e fracos. Nesse sentido, leva-se em conta elementos como a estrutura física, carteira de clientes, receita média, além do fator humano, ou seja, a equipe, sua qualificação e resultados.

A partir daí fica mais fácil definir quais as necessidades da empresa, por exemplo, um novo software que faça a gestão dos clientes ou criar um site para divulgação. Também é possível compreender os diferenciais da marca em relação aos concorrentes, ou seja, o que está dando certo.

Forças, um dos elementos da análise SWOT?

As forças dentro da metodologia SWOT são os diferenciais do negócio ou ainda as aptidões que o destacam no mercado. Elas podem ser relacionadas ao produto, aos valores ou mesmo à equipe, como:

• Bom nível de satisfação dos clientes;
• Alto índice de fidelização;
• Colaboradores engajados e alinhados com os valores da empresa;
• Marca reconhecida como referência. 

Ter essa noção é um passo importante para poder fortalecer as ações que dão bons resultados e também estimular a equipe com base nas entregas positivas.

Fraquezas de um negócio x matriz SWOT

Analisar as fraquezas é importante, porque são esses os pontos que impedem que o negócio cresça. Por isso, oferece um diagnóstico de onde é preciso atuar, seja no aspecto técnico, como o treinamento da equipe ou a um nível comercial, como ajustar a oferta.

Há alguns recursos que ajudam a fazer essa leitura, tais como relatórios de resultados, controles de estoque e custos de produção. As pesquisas de mercado e de satisfação dos clientes também são instrumentos que podem servir para entender os pontos que podem ser melhorados.

A análise SWOT leva em conta o ambiente externo?

Para dar uma visão mais ampla, a análise SWOT também se preocupa com a análise dos fatores externos que devem ser considerados ao traçar qualquer estratégia. Afinal, ao colocar um produto novo no mercado, por exemplo, é preciso saber se:

• Existe demanda para o consumo;
• Há outros concorrentes dentro do mesmo segmento;
• Preço médio praticado.

Esse tipo de estudo é essencial para qualquer medida que se queira implantar, desde a abertura de uma loja física até a criação de uma campanha de mídia paga. Assim, é possível antever os desafios e descobrir novos nichos pouco explorados em que há boas oportunidades.

Macroambiente faz parte da matriz SWOT?

É comum que haja uma confusão entre o conceito de macroambiente e ambiente externo, mas embora próximos, têm significados diferentes dentro da análise SWOT. Esse termo se refere aos fatores que estão fora do controle da empresa, mas que impactam na sua operação de uma forma indireta, tais como:

• Política;
• Economia;
• Questões sociais. 

Tais situações não podem ser alteradas no nível de gestão de um negócio, mas requerem a adaptação do planejamento. Por isso, é importante levar em conta todo o contexto na análise.

Oportunidades são importantes para a análise SWOT

As oportunidades fazem parte dos fatores externos dentro da análise SWOT e são as chances que a empresa visualiza de obter maior destaque no mercado. Um exemplo disso é quando ao levantar os pontos fortes do negócio, há uma boa recepção do produto no mercado, mas ainda não há uma alternativa para vendas online. 

Nesse cenário, a empresa pode identificar a oportunidade de expandir os negócios para o mundo virtual em novos canais de venda, a fim de melhorar os seus resultados financeiros. Para tanto, é preciso levar em conta também as fraquezas, como a capacidade de atendimento e produção, que devem aumentar. 

Ameaças são levadas em contas na análise SWOT

Em relação aos elementos externos da matriz SWOT, as ameaças representam tudo aquilo que pode atrapalhar o projeto. No contexto da atividade empresarial, fatores como crises econômicas, altas nos insumos ou campanhas de marketing mal sucedidas podem entrar nesse quadrante das análises.

As vantagens da matriz SWOT

O uso dessa técnica de análise e planejamento é muito benéfico e por isso a matriz é muito utilizada por empresas de todos os portes. Isso porque, dá uma visão geral sobre todo o contexto da atividade, desde a parte interna até os fatores de mercado e concorrência. 

A partir dela, dá para estabelecer quais são as prioridades do negócio e quais os produtos com maior potencial de crescimento. Então, fica mais fácil a tomada de decisões estratégicas por parte dos gestores de cada área. 

Posição estratégica x análise SWOT

Nesse aspecto, a análise SWOT, ao incluir os fatores externos tais como a concorrência, condições políticas e econômicas permite entender a posição que o negócio ocupa. Nesse sentido, é possível definir quais as ações futuras, como campanhas para posicionamento de marca ou eventos para divulgação de produtos.

Otimização de serviços e produtos

Ao entender quais são as Forças e as Fraquezas do negócio é possível aprimorar ainda mais o atendimento, para tornar a experiência do usuário ainda mais positiva. Do mesmo modo, se identifica que um determinado item do portfólio tem maior demanda por parte do público, pode investir mais na sua divulgação. 

A análise SWOT ajuda na solução de problemas?

Com o estudo dos pontos fracos da operação, o método SWOT de análise permite identificar falhas que possam prejudicar o desempenho do negócio. Por exemplo, se há uma alta taxa de desistência dos clientes após a compra, é preciso investigar qual o motivo para tentar corrigir. De igual modo, se verifica uma alta taxa de leads perdidos, pode focar em treinar a equipe de vendas para que saiba como convencer alguém a fechar negócio.

O que são oportunidades para novos produtos?

Um dos passos da análise SWOT é buscar oportunidades de crescimento no mercado. Para tanto, pode usar ferramentas como pesquisas de opinião e investigação da concorrência, a fim de identificar nichos ainda não explorados. Outra boa forma de se antecipar e lançar algo que os rivais ainda não oferecem é ficar de olho em tendências no mercado externo.

Essa é uma fonte importante para obter ideias inovadoras, uma vez que muitos produtos são lançados no exterior e só chegam meses depois no país. Assim, o negócio pode ser pioneiro e se colocar à frente da concorrência, desde que isso seja bem planejado.

Tomada de decisão estratégica

Essa matriz de análise serve para guiar a empresa em qualquer tipo de decisão, já que dá uma visão ampla sobre todo o contexto. Desse modo, pode ser utilizada a cada vez que é preciso fazer um novo investimento, para ter certeza de que é a escolha mais viável mesmo diante dos riscos mapeados.

A análise SWOT impacta na priorização de ações?

Com os resultados obtidos na análise SWOT cabe à equipe definir em quais vai empregar maior foco. É claro que o ideal é trabalhar de forma integrada, a fim de conseguir fazer o negócio crescer mais rápido. No entanto, se constatar uma falha muito grande e que possa impactar em toda a operação, o melhor é trabalhar para corrigir o quanto antes. 

Antes de pensar em uma expansão da empresa, por exemplo, é preciso ter certeza de que ela possui a estrutura humana para suprir uma nova demanda. Por isso, utilizar essa matriz é importante, porque permite visualizar cada um dos fatores envolvidos antes de colocar um projeto em prática.

Promoção de parcerias com a análise SWOT?    

Firmar parcerias com novos fornecedores ou ampliar o número de pontos de vendas por meio de novos representantes é uma das saídas caso identifique esse tipo de necessidade. Afinal, esse tipo de decisão leva em conta uma demanda existente, ou seja, as oportunidades, em contraponto com uma fraqueza que é a baixa presença no mercado.

Análise SWOT e análise de estratégias

Também é possível empregar a análise SWOT para analisar se as estratégias colocadas em prática tiveram um efeito positivo. Assim, o gestor pode decidir entre continuar com a mesma estratégia ou alterar os planos.

Por que usar a análise SWOT em um planejamento estratégico?

Ao utilizar um método estruturado de análise há uma segurança maior de que nenhum item importante ficou de fora das análises. Assim, se ao planejar uma ação se considera apenas os pontos fortes da empresa, sem levar em conta as ações externas, como crises econômicas, pode-se tomar decisões equivocadas.

Por essa razão, a análise SWOT é usada em larga escala em pequenas ou grandes corporações. Afinal, ela se adapta a qualquer contexto, até mesmo para uma análise pessoal, quando se quer dar um passo na carreira, por exemplo. 

Com essa ferramenta, analisa-se os principais fatores que incidem sobre aquela situação, de acordo com sua origem. Após segmentar os elementos que impactam em cada um dos quadrantes, é o momento de analisar de forma conjunta o peso de cada um. Por isso, ainda que se dividam para facilitar a visualização, todos os aspectos devem ser interpretados de modo conjunto.

Como usar a análise SWOT para otimizar o planejamento estratégico?

Organizar os dados mais relevantes é mais simples com o uso dessa matriz de organização. Assim, ao invés de analisar infinitos relatórios, é possível agrupar os principais pontos de cada área no seu segmento correspondente. Com isso, ganha-se muito tempo para a discussão das ideias para contornar os desafios identificados.

Quem deve fazer a análise SWOT?

A atribuição de realizar a análise SWOT depende do contexto em que é aplicada, isso porque pode servir para uso pessoal, em um setor ou equipe ou até mesmo no planejamento de uma empresa. Nesse sentido, pode-se designar um líder da área para conduzir os trabalhos, mas o ideal é contar com a participação dos envolvidos, que podem contribuir com ideias e informações.

Estimular a participação de todos os colaboradores, no caso de analisar questões que envolvam uma área, é importante porque aumenta o engajamento. Além disso, como conhecem bem o dia a dia, podem indicar de forma mais assertiva as Forças e as Fraquezas, já que passam por isso no dia a dia. Também podem contribuir com percepções sobre o ambiente externo, ao passo que têm contato direto com o público que consome o produto.

Mesmo quando se pensa em uma análise a um nível pessoal, ou como forma de análise de carreira dentro de uma empresa, dá para pedir ajuda. Desse modo, a pessoa pode solicitar que um colega, supervisor ou mesmo um mentor, lhe dê algumas percepções ou visões sobre os possíveis desafios ao seu desenvolvimento. Portanto, qualquer que seja a modalidade, a colaboração é uma peça chave para uma boa análise SWOT.

Como fazer uma análise SWOT eficaz?

Para obter o resultado esperado com a análise SWOT é importante seguir um passo a passo desde o levantamento das informações, a montagem da matriz e a extração dos insights. Na sequência, confira uma sugestão de roteiro para guia o processo, em algumas etapas, como:

• Brainstorm da equipe;
• Verificação dos fatores internos e externos;
• Montagem da matriz;
• Análise de viabilidade do projeto.

No final, veja ainda um exemplo prático de aplicação desse método para melhor entendimento. Esse guia é de grande ajuda na hora de montar o estudo e pode se adaptar a qualquer nível de análise.

Por que fazer um brainstorming com o time de um negócio?

Um dos passos mais importantes é ouvir quem está no dia a dia do negócio e pode dar as percepções das Forças e Fraquezas de forma mais objetiva. Embora seja válido ter respaldo em dados, em uma conversa mais informal, é possível extrair pontos importantes que devem ser levados em conta, por exemplo:

• Queixas recorrentes dos clientes;
• Dificuldades na conclusão da venda por fatores como preço;
• Falta de capital humano para executar todas as tarefas;
• Canais com melhor desempenho em vendas;
• Performance nas redes sociais.

Vale lembrar que essa análise deve ser bastante realista, ou seja, não adianta tentar mascarar os problemas para fazer parecer que tudo está bem. Não se trata de procurar culpados por maus resultados neste momento, mas sim de trabalhar em conjunto para alcançar uma melhora do negócio. Então, é preciso deixar isso claro para a equipe, para que se sinta motivada a participar com suas ideias.

A análise SWOT precisa levar em conta os fatores internos da empresa?

Na análise SWOT é essencial analisar o primeiro ponto é analisar os fatores internos, porque eles estão ao alcance direto de mudanças. Por isso, é importante levantar tudo aquilo que contribui ou prejudica no dia a dia e que tem ligação direta com o planejamento, tais como os pontos abaixo:

• Tempo de empresa;
• Nível de atuação, se regional, nacional ou internacional;
• Equipe e sua qualificação;
• Reputação do negócio;
• Volume de vendas;
• Posição no mercado.

Para apurar esses itens, é possível utilizar tanto a expertise dos colaboradores que estão à frente da operação, como relatórios internos. Desse modo, o ideal é sintetizar as informações previamente e destacar os principais itens. Após, no momento de definição das estratégias, os dados mais pormenorizados vão ser úteis para definir as metas.

Os fatores externos da empresa entram na análise SWOT?

Em um segundo momento, é preciso olhar para o cenário externo da empresa, para compreender onde ela está inserida. Essa é uma das etapas da análise SWOT que vai indicar as Oportunidades e as Ameaças que podem esperar dentro do mercado. 

Nesse ponto, é preciso olhar para a concorrência, para ver quais as soluções oferecem, bem como, se o seu produto é competitivo. Ainda, é necessário ir além e analisar todo o contexto regional e nacional, que interfere de modo indireto na operação. Por isso, costuma-se dividir esse estudo em dois níveis: Microambiente e Macroambiente.

Microambiente da empresa

Esses são aqueles fatores que, embora sejam externos, estão presentes de forma direta no dia a dia, por isso, são mais fáceis de mensurar. São exemplos disso, os clientes, fornecedores, concorrentes, e até órgãos de regulação do setor se houver.

A respeito deles, é preciso analisar qual o impacto que geram dentro da sua operação. Por exemplo, se trabalha com um único fornecedor, é possível pensar em parcerias para negociar melhores preços. Também vale considerar se há riscos nessa decisão, como a escassez da matéria-prima e analisar se há alternativas no mercado que possam suprir em caso de necessidade.

Macroambiente da empresa

Já esse aspecto da análise SWOT considera tudo aquilo que está fora da empresa e reflete de modo indireto em seu negócio, mas não está a seu alcance a mudança imediata. Um exemplo clássico são as questões políticas e econômicas. Afinal, se há uma mudança, como aumento da taxa de juros, quem trabalha com vendas a crédito sentirá o impacto de uma possível redução nas vendas. 

De modo similar, mudanças no cenário político podem levar as pessoas a serem mais cautelosas no momento da compra. Por isso, quem atua com produtos não essenciais têm de se adaptar para conseguir manter o patamar de vendas.

Como montar a matriz SWOT?

Para tornar o processo mais visual, você pode desenhar a matriz em um quadro ou mesmo em uma folha de papel. Também é possível criar o design em um programa como Excel ou Powerpoint, o que facilita caso queira apresentar os resultados em um momento posterior. Divididos os quadrantes, é preciso inserir os pontos levantados sobre cada um dos aspectos e partir para a análise, considerando que:

• As Forças podem ajudar a empresa a aproveitar as Oportunidades;
• Suas Fraquezas podem deixá-la vulnerável às Ameaças. 

Com isso, é possível avaliar como cada fator influencia sobre o outro, bem como, quais deles se sobressaem para entender se o resultado é positivo ou negativo. Assim, é possível guiar de forma mais segura os planos de ação.

Por que analisar a viabilidade de um projeto?

Usar a análise SWOT antes de investir em um novo projeto é importante para evitar prejuízos futuros. Afinal, sem o devido planejamento e a verificação dos riscos envolvidos, o projeto pode não trazer o retorno esperado, o que implica em um investimento sem retorno. 

Ao pensar em abrir uma nova filial de uma empresa, por exemplo, é possível utilizar esse método para determinar se essa é uma boa escolha. Assim, pode-se verificar se há demanda naquela região, quais os concorrentes estabelecidos, se há mão-de-obra para o segmento, além dos custos com estrutura ou locação.

Como transformar a análise SWOT em estratégia?

Para transformar os insights trazidos com a análise em uma estratégia prática para a empresa é preciso primeiro elencar os principais pontos, de acordo com sua importância. Desse modo, é necessário avaliar se as Fraquezas são maiores do que os pontos fortes e então começar por essa correção. Assim, depois de corrigidos os aspectos mais críticos, pode-se pensar em uma expansão, por exemplo. 

Já no caso de haverem mais pontos positivos do que negativos, é possível focar nas Oportunidades que identificou ao longo do processo. Por isso, o elemento visual ajuda a compreender os principais focos.

É possível cruzar as análises SWOT

Dentro da matriz, todos os quadrantes mantêm uma relação entre si, ou seja, é preciso cruzar as informações para obter os resultados. Desse modo, as Forças se contrapõem às Ameaças, por isso podem ser utilizadas para minimizar os riscos. 

Nesse contexto, se identificar que um dos pontos fortes do negócio está na fidelização dos clientes, é possível fortalecer ações para driblar uma crise externa. Nesse sentido, pode oferecer condições diferenciadas ou novos planos que possam reter a freguesia e manter as vendas.

Exemplo de análise SWOT

Para dar a exata noção de como funciona a análise SWOT, confira uma simulação de um caso prático. Um comércio faz a venda de doces artesanais em uma pequena loja no centro da cidade e tem uma clientela fiel que compra de forma frequente por conta da qualidade dos produtos. Nesse sentido, ao analisar os fatores internos, é possível identificar:

• Forças: produto de boa qualidade, clientes recorrentes e ótima localização;
• Fraquezas: vendas apenas no ponto físico, custo elevado dos insumos.

Ao visualizar o ambiente externo, o lojista observou que o seu negócio é o único do ramo na região que produz doces artesanais, o que é o seu diferencial. Por isso, enxergou como oportunidade investir nos pedidos online e para tanto pretende criar um perfil nas redes sociais, para poder atender demandas. Por outro lado, o custo com entregas poderia tornar o preço inviável ao consumo, o que é uma das ameaças ao negócio. 

Para contornar esse problema, buscou parcerias, bem como, verificou as taxas cobradas por apps de delivery. Desse modo, a partir da análise SWOT criou um plano de marketing para divulgar a marca e atingir mais clientes.

A análise SWOT permite conhecer a realidade de um negócio

Como se vê pelo exemplo acima essa ferramenta é muito versátil e permite fazer uma análise profunda de uma empresa, qualquer que seja o porte. Afinal, mesmo um pequeno negócio, que queira crescer na sua região, precisa levar em conta fatores como a concorrência e os hábitos de consumo, para que possa se posicionar bem. 

Nesse contexto, toda e qualquer decisão que envolva custos para a empresa deve ser pensada com calma e de forma objetiva, levando em conta:

• Fatores internos;
• Aspectos externos. 

Com a análise SWOT, portanto, é possível orientar as ações de toda a equipe e gestores, para que possam tomar decisões mais assertivas sobre o negócio.

A análise SWOT impacta as agências de comunicação?

Como em qualquer ramo, esse formato de análise de fatores do negócio pode ser um grande auxílio para se posicionar bem no mercado. Afinal, esse é um ramo onde há muita concorrência, mas também está repleto de novas oportunidades, a cada nova atualização, por isso há espaço para crescer de forma ordenada. 

Utilizar essa ferramenta, portanto, é uma boa forma de entender os pontos fortes e onde há espaço para melhoria, além de ajudar a descobrir novos ramos de atuação. Nesse sentido, confira a seguir os principais itens para analisar no contexto de uma agência de comunicação.

Ambiente externo das empresas de comunicação

Em relação ao ambiente externo, um dos principais fatores que impactam esse nicho é a existência de concorrentes. Por isso, ter uma boa presença digital é um dos elementos essenciais para se destacar frente aos demais. Além disso, outros elementos que devem ser levados em conta são:

• Alterações nas políticas das redes sociais;
• Mudanças nos algoritmos de pesquisas;
• Preferências do público;
• Redução de custos por parte dos clientes em razão de crises.

Todos esses fatores, e muitos outros devem ser pesados para analisar quais as possíveis saídas, seja oferecer planos diferenciados ou investir em novos modelos de contratos. Ainda, como esse é um tipo de serviço que se adapta bem ao meio digital, é possível expandir os negócios para outras localidades, a nível nacional ou internacional.

Qual o ambiente interno das agências de comunicação?

Já no aspecto interno, a análise SWOT de uma agência deve verificar se tem uma equipe bem preparada, bem como, se realiza as entregas dentro dos prazos ajustados. Ainda dentro das Forças é bom analisar se os resultados apresentados aos clientes são satisfatórios, de modo a usar isso para alavancar o negócio. 

Também é importante analisar se o portfólio de serviços oferecido está de acordo com o que os clientes demandam e se as ferramentas utilizadas são suficientes para o trabalho. Com isso, pode-se ganhar mais agilidade e conseguir atender mais empresas.

Use a análise SWOT para alavancar seu negócio

Seja qual for o tamanho da empresa, para que ela cresça é necessário planejar bem as ações e os investimentos. Para isso, a análise SWOT é a ferramenta ideal, porque organiza todos os pontos essenciais a uma boa estratégia. 

Como não requer grandes recursos, ela é uma ótima opção para incluir nas reuniões onde vão as definir as metas e objetivos para o negócio. Além disso, pode ser aplicada a qualquer nível de gestão, inclusive em uma determinada equipe dentro de uma organização. 

Mesmo para fazer a gestão de carreira dos colaboradores, essa pode ser uma ferramenta muito útil. Isso porque, ela é facilmente aplicável a um nível pessoal. Assim, o gestor pode utilizar a matriz em suas sessões de feedback para demonstrar ao funcionário a posição que ocupa dentro da organização e seus pontos fortes e fracos. Como se vê, esse é um recurso extremamente versátil para gestores e equipes poderem planejar suas ações de forma mais organizada e segura.