Como usar a comunicação no ambiente de trabalho para aumentar a produtividade?

A comunicação no ambiente de trabalho é a chave para a sua empresa ter melhores resultados e equipes muito mais alinhadas aos objetivos e metas internos.

A comunicação no ambiente de trabalho acontece o tempo todo nas empresas, mas nem sempre da forma mais eficiente. Por isso, é vital se livrar de situações que causam ruídos, a fim de melhorar a troca de ideias e assim, aumentar a produtividade no dia a dia.

O que é a comunicação no ambiente de trabalho?

A comunicação no ambiente de trabalho é a troca de ideias que acontece dentro das empresas. Ela pode acontecer de forma vertical e horizontal, ou seja, do gestor para o funcionário e entre os membros de uma equipe.

Essa interação acontece no dia a dia de uma empresa por meio de conversas, comunicados e reuniões, por exemplo. Assim, garante não só que as informações cheguem às equipes, como também cria um ambiente com uma troca saudável de experiências.

Principais canais de interação

A troca de ideias dentro da empresa se dá por vários canais, pois se deve tratar cada assunto de uma forma. A escolha do meio de comunicação correto resulta em uma interação mais eficiente. Os principais meios formais são:

• e-mail;
• informes impressos;
• murais;
• reuniões;
• intranet.

E-mail

O e-mail é um dos canais mais usados pelas empresas para a troca de informação. Através dele são enviados avisos sobre reuniões, projetos ou mudanças internas. Além disso, a entrega de informes também ocorre por esse veículo.

Informes impressos

Os informes impressos são usados para trazer informações gerais sobre a empresa, tratando de vários setores. Podem vir em forma de jornais, revistas, folhetos e tratar de medidas tomadas dentro do negócio.

Murais

Os murais são usados em locais de grande circulação na empresa, para exibir comunicados oficiais. Além disso, também podem trazer comunicados mais informais e que não tenham tanta urgência.

Reuniões

As reuniões são um dos canais mais usados nas empresas e são nelas que ocorrem as tomadas de decisões mais importantes acerca de projetos, clientes e de mudanças internas. Podem ser feitas com as equipes de cada setor, ou entre os gerentes.

Intranet

A intranet é o canal interno das empresas e está presente no dia a dia das equipes. Através dela, as equipes conseguem se comunicar e trocar informações de forma rápida, além de modo mais informal.

Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho?

Para melhorar a comunicação no ambiente de trabalho, as empresas devem entender as falhas e buscar soluções práticas. É essencial que se tenha um esforço em conjunto com as lideranças e suas equipes, nesse sentido, alguns setores são cruciais nessa hora.

A seguir, conheça medidas práticas para aplicar na sua empresa, a fim de melhorar a interação no dia a dia de trabalho. Com essas práticas, os seus funcionários vão se sentir mais integrados e motivados.

Comunicação assertiva

Essa prática é focada na comunicação entre chefes e suas equipes. Passar as informações de forma assertiva significa ter clareza e ir direto ao ponto.

Essa forma de interação, de fato, é vital para que a equipe entenda os objetivos da empresa. Além disso, ajuda a manter o time alinhado na execução dos projetos.

Para ter uma comunicação assertiva é preciso passar a mensagem de forma clara e objetiva, a fim de que todos possam entender a ideia. Dessa forma, gera-se um retorno positivo, aonde as partes colaboram através do diálogo.

Pode-se dizer que o diálogo é a parte mais importante da interação. Pois, além de informar é preciso escutar e considerar as opiniões de todas as pessoas que fazem a empresa funcionar.

Endomarketing

O endomarketing é muito importante na cultura da empresa. Ele serve para criar um ambiente mais agradável e interativo com a equipe e vai além das comunicações oficiais. Suas ações compreendem:

• capacitação;
• pesquisas de satisfação;
• interações fora do contexto de trabalho;
• incentivo à inovação;
• planejamento de ambientes;
• estabelecer metas.

Cada uma dessas ações contribui para que as pessoas se sintam incluídas, motivadas no trabalho e dessa forma, a imagem da empresa melhora entre o quadro de pessoal e também no ambiente fora do negócio.

Capacitação

Capacitar os funcionários é crucial para manter a equipe atualizada e assim, trazer novas informações para o crescimento da empresa. Oferecer e custear cursos faz com que os funcionários percebam que podem crescer ali.

Profissionais capacitados são capazes de realizar suas tarefas da melhor forma e também transmitir seus conhecimentos aos colegas de trabalho. Isso fortalece a comunicação no local de trabalho.

O que atrapalha a comunicação no ambiente de trabalho?

Vários fatores podem atrapalhar a comunicação no ambiente de trabalho, como a escolha do canal errado, por exemplo. Mas, outras situações podem ser a causa de uma interação falha como:

• competição no trabalho;
• ambiente que desmotiva;
• não saber se comunicar;
• falta de diálogo;
• perda frequente de funcionários;
• microgerenciamento.

Como essas situações atrapalham a comunicação?

A competição no trabalho pode gerar falhas nas trocas, pois as pessoas têm a sensação de que compartilhar informações pode tirar a sua vantagem. Essa busca por destaque na empresa acaba gerando um ambiente hostil e que desmotiva no dia a dia.

Em um ambiente pouco amigável, as pessoas deixam de se dedicar ao trabalho e muitas vezes acabam se afastando dos colegas. Isso, por sua vez, afeta as trocas de ideias e, até mesmo, de informações importantes sobre um projeto.

Outro problema comum é a falta de diálogo entre líder e equipe, o que gera mal-entendidos. Além disso, se o chefe não sabe como falar com o seu time, as informações podem ser transmitidas de forma errada ou com falhas.

A alta rotatividade de pessoas na empresa também é um fator que atrapalha a comunicação interna, pois as pessoas não têm tempo de se habituar às rotinas da empresa e criar relações interpessoais.

Por fim, uma prática que os chefes e líderes devem evitar é o microgerenciamento. Ela consiste em vigiar o trabalho da equipe de forma excessiva. Dessa forma, isso causa tensão, bem como, limita a criatividade e o diálogo.

Uma boa comunicação no ambiente de trabalho aumenta a produtividade?

A comunicação no ambiente de trabalho pode aumentar a produtividade ao fortalecer as relações de trabalho e gerar confiança entre empresa e colaboradores. Algumas medidas para melhorar a produção são:

• valorizar os funcionários;
• workflow;
• comunicação interpessoal;
• palestras.

Valorizar os funcionários

A valorização pode ser feita com ações que reconheçam o trabalho e o empenho das equipes. Dessa forma, as pessoas se sentem motivadas a produzirem com mais qualidade.

Isso pode ser feito por meio de benefícios ao cumprir metas, incentivar a equipe a opinar nas decisões de projetos e dar feedback sobre o trabalho. Além disso, ações como lembrar de aniversários, por exemplo, também são importantes nesse processo.

Workflow

O workflow é um método de organização e sua aplicação traz muitos benefícios para a produção das equipes. Ele consiste em organizar o fluxo de tarefas dentro da empresa e assim, define com clareza as funções de cada um dentro desse sistema.

Dessa forma, cada tarefa é delegada para as pessoas mais qualificadas em cada área. Além disso, se define uma ordem lógica de execução e prazos para entregar cada tarefa.

Assim, é possível transmitir com clareza o que deve ser feito e, além disso, valorizar as soft skills de cada um. Por fim, isso aumenta a produtividade, pois reduz erros e refações de trabalhos, deixando os funcionários mais confiantes e motivados no dia a dia.

Comunicação interpessoal

A comunicação interpessoal diz respeito à forma como as pessoas interagem no trabalho e as relações criadas a partir disso. Por isso, é crucial saber como se expressar e passar ideias de forma clara.

É importante, além disso, praticar a escuta ativa para que as pessoas se sintam acolhidas e livre para exporem as suas opiniões. Abrir o diálogo em todos os níveis da empresa pode ajudar a melhorar o clima.

Aqueles em cargos de liderança devem prestar atenção nisso, a fim de aprender a se expressarem e se adaptarem para que todos possam captar a mensagem que se pretende passar.

Palestras

Manter as pessoas motivadas e inspiradas ajuda a melhorar a produção. Por isso, é importante promover palestras motivacionais e outros tipos de eventos e conversas que possam reavivar o espírito de equipe.

Além disso, as palestras são uma ótima maneira de transmitir ideias que podem fazer a diferença nas atividades da empresa. Então, busque aplicar essas medidas e veja sua empresa crescer ainda mais.

Qual é a importância da comunicação no ambiente de trabalho?

A comunicação no ambiente de trabalho é importante, porque permite a troca de ideias. De certa forma, é uma das partes essenciais dentro das empresas, pois a falha nesse aspecto pode levar a muitos problemas internos. Através dela é possível criar um ambiente onde:

• a produtividade aumenta;
• os funcionários crescem na empresa;
• há uma maior integração entre os setores;
• a relação entre chefe e funcionário é melhor;
• há menos mal-entendidos.

Por último, vale adicionar ainda que uma interação fluida torna o trabalho mais ágil, possibilita o aprendizado e evita que erros sejam cometidos.