Gráfico de Gantt: o que é, como funciona e quais os benefícios de usar a ferramenta

O gráfico de Gantt é uma ferramenta criada em 1917 por Henry Gantt para melhorar a organização de projetos e processos em uma empresa, veja como funciona.

O gráfico de Gantt é um diagrama que usa barras para identificar a sequência e o tempo de cada tarefa em um projeto dentro da empresa. Trata-se de uma ferramenta essencial na organização de equipes e no aumento de produtividade, entenda como funciona.

O que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma ferramenta útil para acompanhar o andamento das tarefas de um projeto de forma visual. Para que seja compreensível tanto para o gestor quanto para a equipe, ele usa barras na horizontal:

• o tempo de realização das tarefas;
• lista de materiais necessários;
• colaboradores responsáveis pelas tarefas;
• datas de início e término de cada atividade.

Por esse motivo, de forma visual, toda a equipe de vendas, por exemplo, consegue acompanhar o andamento de um projeto.

O gráfico é uma ferramenta criada por Henry Gantt, um engenheiro e também um nome importante para a área da administração. Assim, o principal objetivo de usar uma tabela visual como essa é entender os processos e as áreas que mais sofrem com problemas.

Para quê serve o gráfico de Gantt?

Também chamado de Diagrama de Gantt, essa é uma ferramenta muito útil para monitorar e organizar uma determinada tarefa. De modo geral, ela se tornou importante para as áreas de produção e logística de uma empresa.

Isso porque as atividades em uma fábrica, de forma geral, dependem umas das outras para a realização em sequência ou em paralelo. Mas o gráfico passou a ser útil também a diversas outras áreas como o time de marketing e vendas de uma empresa.

Qual é a diferença entre gráfico de Gantt e gráfico de PERT?

A principal diferença entre o gráfico de Gantt e o de PERT é o momento em que eles são úteis para o andamento de um projeto. 

A ferramenta de PERT, em primeiro lugar, é mais importante durante a fase de planejamento de um projeto, antes de seu início. Isso porque a sua função é transformar um grande processo em tarefas menores.

Já a ferramenta de Gantt é útil durante o projeto, já que é por meio dela que se pode acompanhar avanços e atrasos, bem como o prazo de conclusão. Então, ambas são importantes e não se substituem entre si.

Quais são os elementos essenciais no gráfico de Gantt?

Os principais elementos em um gráfico de Gantt são os objetivos e metas, prazos, responsáveis, barras e setas. É por meio deles em conjunto que é possível determinar o desempenho do projeto.

Vale destacar que esse gráfico pode ser feito tanto em modelo digital quanto físico. Mas ele é usado com mais frequência em formato de tabela no Excel, já que assim facilita que toda a equipe acompanhe e altere.

1- Objetivos e metas

Em primeiro lugar, as metas e objetivos SMART também ficam visíveis na planilha gráfica. Elas são marcadas com linhas verticais, as quais mostram tanto o prazo de conclusão do projeto quanto outras etapas cruciais para a finalização.

O que é o caminho crítico?

Caminho crítico é um método muito usado junto com esse diagrama de barras e serve para determinar a duração total de um projeto. Para isso, é necessário identificar quais são as tarefas que podem afetar o prazo de conclusão.

Caso uma dessas tarefas atrase, por exemplo, isso significa que todo o projeto será concluído com atraso. De forma simples, esse tipo de problema ocorre quando a realização de uma etapa depende da anterior.

Defina o caminho crítico

Ao analisar todo o seu projeto, é possível identificar quais atividades podem tomar mais tempo ou recursos que o esperado e impedir a conclusão. Então, é preciso buscar maneiras de otimizá-las ou, em casos mais extremos, retirá-las do processo.

2- Tempo

O tempo, assim como em várias ações e campanhas em uma empresa, é um fator crucial. Afinal, ele é um dos elementos essenciais para a formação de uma estratégia de vendas, por exemplo, e outras atividades do negócio.

No gráfico de Henry Gantt, ele aparece como o eixo principal, o qual exibe o tempo para a conclusão de um projeto inteiro. A escolha da forma de datar cada etapa depende do período e do que os gestores definem, mas em geral ele pode ser dividido em:

• dias;
• meses;
• anos.

Até o horário pode aparecer no gráfico, o qual pode ser importante quando uma reunião faz parte do cronograma do projeto. 

3- Responsáveis

Outra parte importante do gráfico é o nome de quem é o responsável por uma atividade ou etapa. Essa é uma forma não apenas de criar um relatório de desempenho, mas também para que toda a equipe saiba a quem recorrer ou cobrar em caso de dúvidas e atrasos.

Essa definição no gráfico também contribui para uma boa comunicação entre os membros de uma equipe e a clareza de cada situação. Portanto, ao desenvolver o seu gráfico, lembre-se de distribuir as responsabilidades.

4- Barras

As barras são os principais elementos visuais em um gráfico de Gantt, afinal, são elas que mostram o período em que as atividades devem ser cumpridas. Elas são exibidas na horizontal em uma planilha de Excel, por exemplo, ou em outros arquivos.

Ao olhar para as barras, é possível saber quando ela deve ter início e fim, bem como quais são as atividades que devem começar juntas ou em sequência. Por isso, a ferramenta de Gantt é tão simples de usar, já que basta olhar o gráfico para conhecer vários aspectos.

5- Setas

As setas são os elementos visuais que indicam quais atividades dependem de outras para a sua conclusão. Por exemplo, para passar a etapa de publicação de um conteúdo, em alguns casos é necessário realizar a refação para se ajustar ao pedido do cliente.

Esse é um recurso importante para que cada pessoa ou equipe realize a sua parte a fim de não prejudicar o andamento do projeto. Caso ela atrase uma fase que é um requisito para a próxima, o seu colega de trabalho pode ser prejudicado ou ficar com prazo muito curto.

Quais são os benefícios de usar o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt permite aos gestores segmentar mais as tarefas, distribuir responsabilidades, definir prazos e monitorá-los. Trata-se de um recurso importante para que toda a sua equipe esteja ciente do seu papel em cada etapa.

Em primeiro lugar, vale destacar que essa é uma maneira de integrar todas as metas, objetivos e prazos de um projeto em um só arquivo. Dessa forma, seu time pode acessá-lo de qualquer lugar e contribuir para os resultados de marketing digital, por exemplo.

Segmentar tarefas

Essa ferramenta de organização de produção também permite que o gestor torne metas ou objetivos muito grandes e complexos em pequenas atividades. Assim, ele pode definir os prazos, as pessoas responsáveis e explicar o que deve ser feito com detalhes.

Fazer isso é essencial a fim de evitar que a sua equipe fique confusa com um objetivo complexo, mas que ela não sabe qual é o passo a passo para atingi-lo. Portanto, analise qual é a melhor maneira de separar tarefas para seu time.

Distribuir responsabilidades

Outro benefício de usar a ferramenta de Gantt é poder definir os responsáveis por cada atividade. Com isso, os membros de uma equipe que trabalham em uma etapa sabem a quem buscar em caso de dúvidas ou problemas.

Essa definição também contribui para que cada etapa tenha um líder, o que evita que apenas uma pessoa ou equipe trabalhe mais durante todo o projeto. As informações dessas pessoas devem estar visíveis no gráfico.

Interdependência de atividades

Ao deixar de forma visível quais etapas dependem da realização de uma tarefa, é possível trabalhar mais com a sua equipe sobre o compromisso com prazos. É importante destacar o quanto concluir uma tarefa pode ser essencial para a execução do projeto dentro do prazo.

Vale destacar que mostrar como uma tarefa é importante para a outra também serve para motivar seus colaboradores a fazer o melhor trabalho. Isso porque eles podem observar um propósito nele e buscar contribuir para a conclusão do projeto.

Definição de prazos

Ao usar esse gráfico, o gestor pode observar quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída e buscar formas de otimizá-la. Além disso, ele também pode começar a definir prazos mais realistas para a entrega de um bom trabalho da sua empresa.

Acompanhar andamento

Outro benefício de usar um gráfico, em especial compartilhado com os membros da sua equipe, é poder acompanhar o andamento. Nesse caso, ele também é útil para a avaliação de desempenho de cada responsável.

Compartilhar o andamento do projeto, aliás, é uma boa alternativa para começar a engajar seus colaboradores a continuar e realizar o melhor trabalho. Então, tenha uma comunicação clara com seu time.

Como criar um gráfico de Gantt?

Antes de tudo, para criar um gráfico de Gantt, é necessário realizar um planejamento. Defina os pontos essenciais que devem estar no seu documento como os prazos, materiais, atividades, interdependências e as pessoas responsáveis em cada etapa.

Após concluir essa parte, pode-se criar uma planilha no Excel, um sistema de gestão integrada ou outras ferramentas para gerar um gráfico de forma automática.

Quando usar o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é ideal para acompanhar processos e projetos em qualquer tipo de empresa, logo, pode-se usá-lo a qualquer tempo. Portanto, se deseja organizar melhor a sua empresa, vale a pena aprofundar- se nessa ferramenta.