O que é uma tabela dinâmica? Aprenda a criar relatórios de forma simples no Excel

Tabela dinâmica é um dos recursos do Excel que permite comparar, analisar e resumir muitos dados de forma ágil para apresentar relatórios, veja como fazer isso.

Uma tabela dinâmica é um recurso do Excel muito útil para pessoas que trabalham em áreas ou setores de uma empresa e precisam criar relatórios. Portanto, veja como criar uma planilha com essa configuração.

O que é uma tabela dinâmica?

Tabela dinâmica é um relatório útil para quem precisa comparar dados, realizar cálculos ou resumi-los de forma simples.  Ela é gerada de forma muito rápida no Excel e serve para profissionais diversos.

Quando você tem uma longa lista, como um banco de dados, e precisa interpretá-los, criar uma tabela é uma ótima opção. Assim, em lugar de ter que analisar tudo de forma manual, você pode ver o que deseja em poucos minutos.

Esse tipo de ferramenta pode ser usado para vários fins, aliás, para quem trabalha com marketing digital e precisa acompanhar resultados, essa é uma boa opção.

O uso de dados também se torna cada vez mais presente na vida de diversos profissionais, assim, vale a pena aprender a gerar esse tipo de relatório.

O que é preciso saber antes de criar uma tabela dinâmica?

Antes de criar uma tabela dinâmica, é preciso saber que a sua planilha precisa estar organizada. Em síntese, preste atenção nos seguintes pontos para evitar ter que fazer correções manuais depois:

• todas as colunas e linhas devem estar preenchidas;
• cada coluna deve ser referente a uma categoria;
• prefira usar as tabelas prontas do Excel.

Com isso, você evita ter que começar todo o processo do início por ter um erro em uma das colunas. Portanto, observe bem se cada coluna de fato representa uma categoria e se todas as linhas estão preenchidas.

Conhecer os atalhos do teclado também é útil para você, já que pode otimizar ainda mais seu tempo nesta tarefa. Analise quais são os comandos mais comuns para usá-los no seu dia a dia.

Como criar uma tabela dinâmica?

Para criar uma tabela dinâmica, é preciso escolher a sua base de dados, ordená-los e usar algumas configurações do Excel. No software, existem duas opções para criar esse relatório para realizar uma análise preditiva, por exemplo. 

A primeira é a tabela recomendada pelo software, ela é ideal para quem ainda não domina muito bem o app. Assim, como o nome sugere, o usuário não precisa realizar muitas configurações, já que o layout estará pré-definido.

A segunda opção é a tabela manual, a qual também exige um passo a passo simples. A diferença nessa alternativa é que o usuário pode escolher onde colocar esse relatório. Além disso, é possível escolher quais serão as colunas em cada campo.

1- Escolha a base de dados

O primeiro passo para realizar a criação da tabela dinâmica é definir qual será a sua base de dados. É necessário que ela também seja uma planilha com uma configuração simples do Excel, em lista.

Preste atenção na planilha

Cada coluna deve representar uma categoria, assim, se você deseja analisar a gestão de ativos digitais, elas podem ser marca, meio de produção e biblioteca. Lembre-se que não se deve ter informações de categorias distintas na mesma coluna.

Depois disso, é preciso ordenar seus dados em ordem crescente ou decrescente a fim de deixar todos mais organizados. Assim, você pode analisar um relatório de desempenho, por exemplo.

2- Ordene seus dados

Para ordenar os dados antes de criar a sua tabela dinâmica, é necessário observar quais são as categorias presentes na planilha. Em primeiro lugar, escolha uma coluna para representar cada uma.

Caso você esteja no acompanhamento de dados de vendas nas redes sociais pode-se usar a coluna para mostrar qual foi o meio usado: stories, feed, direct ou mídia paga. Então, coloque o nome da categoria na primeira linha da coluna.

Depois, procure a função Ordenar e insira o intervalo que deseja analisar. Vale destacar que também é possível usar um filtro para avaliar os dados com um limite máximo ou mínimo, por exemplo.

A tabela dinâmica é útil para criar e analisar relatórios – Imagem de Karolina Grabowska em Pexels

3- Selecione os dados que deseja analisar

Para criar um conteúdo baseado em dados, é necessário escolher as informações que de fato são relevantes para a sua análise. Por isso, você pode selecionar as células com o mouse ou com atalhos do teclado, apenas considere que devem ser importantes.

Essa é uma das etapas mais simples, já que não exige nenhum outro esforço para selecionar. Mas lembre-se de conferir se todos os dados que deseja comparar estão selecionados.

4- Monte a tabela dinâmica

Com as células selecionadas, esse é o momento de inserir a tabela. Então, basta procurar a opção inserir e, em seguida, clicar em tabela dinâmica. Com isso, vão aparecer algumas opções que você deve escolher como:

• intervalo para a tabela;
• onde deseja que o relatório da tabela seja colocado.

Pode-se colocar o relatório em uma nova planilha ou em uma planilha existente. Aliás, caso deseje comparar os dados de mais de um arquivo, pode-se clicar na caixa logo abaixo para adicionar dados ao Modelo de Dados.

Campos

Após esses passos, você verá a sua tabela, mas ainda é preciso definir os campos para conseguir realizar a sua análise. Então, é a hora de criar um resumo gerencial com os quadrantes dinâmicos.

Para fazer isso, basta arrastar cada campo para as áreas com filtros, linhas, colunas ou valores. Dessa forma, a sua tabela começa a ser gerada de modo automático.

5- Ajuste a formatação e os cálculos 

O último passo é realizar os ajustes finais para conseguir uma planilha bem organizada e fácil de interpretar. Assim, procure ajustar a largura de cada coluna, alinhe os dados e, caso seja preciso, troque os valores por moedas

Com isso, você pode estudar o people analytics, por exemplo, de forma muito mais fácil. Essa ferramenta é ideal para quem precisa realizar cálculos, comparações e análises de forma simples e rápida.

Quais são as vantagens de usar uma tabela dinâmica?

A tabela dinâmica é um recurso vantajoso porque é fácil de usar, resume dados de planilhas muito extensas e ajuda na criação de relatórios. Como você viu, tanto a opção manual quanto a recomendada são simples.

1- Uso simples

Em primeiro lugar, uma das principais vantagens de usar esse recurso do Excel é que ele não exige muito conhecimento. Aliás, até mesmo quem nunca abriu esse software pode seguir o tutorial e abrir a sua tabela sem problema algum.

Para os que ainda assim se sentem inseguros, pode-se usar a opção de tabela recomendada. Nela, não é necessário realizar muitas edições, apenas deve se atentar se a planilha com os dados está completa.

2- Contribui para analisar dados

Um dos principais problemas que um gestor ou outro profissional pode encontrar na hora de apresentar resultados em um relatório é montar a apresentação. Caso ele faça isso de forma manual, pode perder muito tempo, se estressar e até mesmo deixar algo passar.

Com esse recurso do Excel, a sua tabela pode ficar pronta em apenas alguns minutos e a maioria das pessoas na reunião vai entender o que você mostra.

A tabela dinâmica é útil para profissionais de diversas áreas – Imagem de Marek Levak em Pexels

3- Favorece a tomada de decisões

Outro benefício de usar esse recurso é poder tomar decisões mais assertivas para o seu negócio. Aliás, isso vale para qualquer área como a produção, vendas ou o marketing. 

Diante de tantas mudanças, em especial no contexto digital,  as suas decisões devem ser feitas com base em dados e não em suposições. Por isso, essa tabela é um dos recursos que a empresa pode aproveitar para otimizar o tempo.

4- Facilita a criação de relatórios

Os relatórios são essenciais no setor de vendas, marketing, produção e outras áreas de uma empresa. Criá-los de forma manual pode ser bastante demorado e exigir muito foco de quem o faz.

Ao usar esse recurso, porém, além de mais rápido, você pode gerar vários relatórios de acordo com as variáveis que deseja comparar em poucos minutos. 

5- Resume os dados

Caso você tenha que analisar uma planilha com mais de 200 linhas, é provável que prefira usar uma tabela. Afinal, esse grande número de dados pode atrapalhar você e pode demorar bastante até conseguir organizá-los com lógica.

Uma das vantagens de usar essa tabela é poder escolher apenas os dados que são cruciais para análise. Por exemplo, é possível escolher criar um relatório apenas com um representante de vendas e as regiões em que ele atende.

6- Criação de tabelas personalizadas mais ágil

Pode-se criar tabelas de acordo com o que você prefere em apenas alguns minutos a fim de comparar dados. Portanto, fique atento ao que é mais importante apresentar em seus relatórios.

Em quê usar a tabela dinâmica?

A tabela dinâmica serve para todas as áreas de estudo ou trabalho que precisem lidar com vários dados de uma vez. O jornalismo de dados, por exemplo, pode usar essa ferramenta, bem como há outras utilidades:

• análise de rendimento por fábrica, produto ou local;
• reunir dados divididos por categorias;
• visualizar comparações e cálculos apenas de dados específicos;
• apresentar relatórios de desempenho.

Ao analisar uma base de dados, torna- se mais fácil tomar decisões assertivas em sua loja, estratégia de marketing ou apresentar relatórios.

Aprenda a usar a tabela dinâmica para otimizar seu tempo e tomar decisões assertivas  – Imagem de Andrea Piacquadio em Pexels

Quais as desvantagens da tabela dinâmica no Excel?

Uma das maiores desvantagens da tabela dinâmica no Excel é que elas são limitadas. Desse modo, quando comparadas a outras, elas perdem nesse aspecto. Além disso, há outros pontos que merecem ser considerados, como:

• a curva de aprendizado pode ser complexa;
• os dados devem estar estruturados;
• a atualização é manual
• há um desempenho limitado.

Algumas versões antigas do Excel, elas não estão disponíveis. Então, mantenha sempre o seu software atualizado, para que você desfrute desse recurso de forma completa e prática. 

Todo programa é provido de prós e contras, dessa forma, para definir se ela é boa para você, não foque em um ou outro de forma isolada. Ou seja, faça a análise da proposta completa.

Curva de aprendizado

No começo, criar essas tabelas pode ser uma tarefa difícil, ainda mais se você não tem uma experiência anterior. Mas, nada que um curso ou os próprios tutoriais na internet não resolva. 

Tudo que é novo causa um impacto e pode gerar dificuldade. Desse modo, mesmo que pareça complicado, não desista. Isso porque, esse tipo de tabela pode facilitar muito a sua rotina e com o tempo, você vai usá-la de forma automática e sem dificuldade. 

Estrutura dos dados

As tabelas exigem que os dados estejam bem estruturados sempre. Afinal, caso isso não aconteça, ela não vai executar as ações de forma eficiente. Mas, a verdade é que fazer isso é um grande desafio, ainda mais para quem está aprendendo. 

O ideal é começar aos poucos e sempre se policiar para pegar o ritmo com mais facilidade. Então, se você ver que algum dado está fora da estrutura, não deixe isso de lado, volte e organize o que for preciso.

Atualização manual

Em algumas situações, elas precisam ser atualizadas de forma manual. Assim, consegue refletir alterações nos dados de origem. Ou seja, na prática, vai ser preciso dedicar um tempo para fazer esse processo. 

O ponto citado não vai causar impacto se você organizar a sua rotina. Desse modo, se for preciso fazer alguma alteração, se programe antes para isso. Aliás, caso isso seja algo comum, é bom investir em um planejamento mensal. 

Desempenho

Quando há muitos dados com cálculos ou filtros complexos, elas podem ficar mais lentas. Isso porque, o sistema fica sobrecarregado. Assim, a longo prazo, isso pode acabar causando incômodo. 

É bom saber que isso só acontece se houver um número significativo de informações. Portanto, para operações mais leves, ela será rápida e muito eficiente durante todo uso. 

A tabela dinâmica é boa para quem?

Os analistas de dados, se beneficiam muito da tabela dinâmica porque, permitem que eles analisem grandes conjuntos de informações de forma rápida e eficiente. Além disso, ela é boa para:

• empresários e gerentes;
• criadores de conteúdo;
• estudantes e professores.

Essas tabelas podem otimizar vários processos na vida pessoal e profissional. Assim, pessoas de vários ramos usam ela no dia a dia e conseguem atingir a autoridade em diversos aspectos com a entrega de trabalhos consistentes.

Vale a pena usar a tabela dinâmica?

Sim. A tabela dinâmica contribui para a otimização do seu trabalho, bem como para a análise de dados de forma ágil e simples. Portanto, vale a pena usar esse recurso em seu trabalho, pesquisas ou em relatórios do seu negócio.