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O planejamento operacional é uma etapa importante para organizar o dia a dia de um negócio e ajudar a ter clareza sobre as prioridades e alcançar os objetivos da empresa.
Um planejamento operacional faz parte da estratégia de negócio para torná-lo mais eficiente. Esse processo envolve algumas etapas, dentre elas definir metas alcançáveis, bem como, criar um plano de ação com tarefas e prazos muito bem definidos.
O que é planejamento operacional?
Um planejamento operacional é um documento que organiza todas as ações práticas e recursos para execução de uma atividade. Em geral, ele tem uma previsão para um tempo menor, como, por exemplo, o período de um semestre.
Esse tipo de plano de ação também pode ser aplicado em escala menor, como em um projeto sazonal que a empresa vai realizar. Dessa forma, é mais fácil gerir as tarefas e acompanhar a evolução para cumprir os prazos.
Quais são os elementos essenciais do planejamento?
Ao criar um plano para a operação, alguns pontos são essenciais e devem constar no documento para acompanhamento, sendo eles:
- objetivos;
- orçamento;
- cronograma;
- equipe e atribuições;
- tarefas e prazos de conclusão.
Qual é a diferença de planejamento operacional e estratégico?
O planejamento operacional é uma das partes do estratégico, porque é aquele que prevê as ações práticas para atingir as metas que a empresa definiu. Portanto, a estratégia visa o longo prazo, ao passo que a operação cuida das entregas imediatas.
Nesse contexto, a criação do planejamento estratégico é uma etapa prévia, que vai servir como base para definir os passos no curto prazo.
Quem é responsável por cada etapa?
No nível de gestão, em geral, a diretoria é quem tem a tarefa de definir os objetivos do negócio a longo prazo. Com base nessa diretriz, os gestores de cada área podem criar os planos de ação para atingir as metas.
Contar com o auxílio das equipes nesse estágio também pode ser útil, uma vez que estão em contato direto com as atividades. Dessa forma, os líderes podem ter uma noção mais precisa sobre os recursos e as dificuldades que cada tarefa envolve.
Qual é a importância do planejamento operacional?
Ter um planejamento operacional ajuda a otimizar os recursos da empresa, sejam eles humanos ou financeiros. Afinal, ao ter claras quais as tarefas e o prazo de cada uma, é possível definir:
- número de pessoas na equipe;
- quais os materiais e ferramentas vai precisar;
- decidir sobre investimentos.
Com essa análise do negócio, também se pode prever quais os riscos que possam atrasar ou impedir a entrega, e assim atuar na prevenção. Com isso, as decisões podem ser mais seguras, uma vez que há uma visão ampla do processo.
Como fazer o planejamento operacional?
Para o planejamento operacional, é preciso primeiro definir quais são os objetivos, a fim de determinar os passos para alcançar as metas. Isso fica mais fácil quando já se tem pronto o plano de estratégia da empresa, mas também é possível fazer essa análise em conjunto.
Outro ponto importante é manter em arquivo esse plano, que pode ser em formato físico ou digital para servir como fonte de consulta ao longo da execução.
Além disso, é vital apresentar à equipe para que ela fique ciente de todas as fases para tirar dúvidas. A seguir, veja quais os principais pontos a analisar após definir as metas, para ter mais eficiência no negócio.
Saiba quais são os recursos necessários
Esse ponto tem ligação direta com o orçamento empresarial para o projeto ou área, por isso, é preciso levantar alguns pontos:
- materiais que já possui, como máquinas ou computadores, a depender da atividade;
- tamanho da equipe;
- gastos fixos, como, por exemplo, aluguel, energia, salários e tributos;
- insumos.
Pode-se levar em conta também as receitas que espera para o período, com base no histórico de vendas, caso a empresa trabalhe com um capital de giro menor. Mas, é sempre bom ter uma margem para se preparar em caso de uma crise, ou despesa inesperada.
Fixe prazos e atribuições
Na etapa seguinte, é o momento de definir quais as tarefas necessárias, o tempo que leva cada uma e quantas pessoas possui para executar. Assim, poderá dividir o trabalho de acordo com os prazos de entrega.
Fazer uma boa gestão nesse aspecto evita problemas com atrasos, bem como a sobrecarga de pessoas da equipe. Além disso, previne gastos extras, como horas extras, em razão de não planejar o que precisa entregar antes.
Faça o acompanhamento
Além de criar um bom plano para organizar a atividade, é crucial acompanhar cada etapa para avaliar se está como planejado. Afinal, diversos problemas podem ocorrer, que podem atrasar aquilo que planejou, como, por exemplo:
- atraso na entrega de materiais;
- baixo rendimento da equipe, bem como afastamentos por doença;
- falhas no sistema ou maquinário.
Diante disso, é preciso ser flexível para fazer mudanças no plano inicial quando preciso, ou ainda buscar formas de aumentar a produtividade. O uso da tecnologia, por exemplo, pode ser uma saída, para poupar o tempo gasto em certas atividades.
Avalie o desempenho
A cada fase é importante fazer uma análise sobre os erros e acertos, a fim de identificar pontos de melhoria. Isso serve como subsídio para planejar novos projetos e saber como lidar com problemas futuros.
Quais ferramentas ajudam no planejamento operacional?
No planejamento operacional, pode-se usar recursos simples como uma planilha no Excel até softwares como ERPs. A escolha deve ser com base na realidade da empresa, bem como, no tipo de indicadores que precisa analisar.
Em uma indústria, por exemplo, é essencial ter o controle sobre os materiais, a produção diária e o estoque. Já em uma agência de marketing, o foco estará no volume de clientes, retenção e prazos de entrega dos serviços, além dos resultados práticos.
Outra opção é aplicar a tecnologia para facilitar a gestão das tarefas, com o uso de programas como o Trello e Asana. São ferramentas com versões gratuitas que ajudam na divisão de tarefas e também a acompanhar os prazos do cronograma.
